自動化設備文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司自動化設備文件的有效管理，確保設備文件的完整性、準確性和可追溯性，保障自動化設備的正常運行、維護、升級以及公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有自動化設備相關文件的管理，包括但不限于設備采購合同、設備技術文件、設備操作手冊、設備維護手冊、設備維修記錄、設備改造文件、設備報廢文件等。（三）職責分工1.設備管理部門負責自動化設備文件的歸口管理，制定和完善設備文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織設備文件的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。定期對設備文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。2.采購部門在設備采購過程中，負責收集和整理設備采購合同、技術協(xié)議等文件，并及時移交設備管理部門歸檔。協(xié)助設備管理部門對采購設備的文件進行審核，確保文件符合相關要求。3.使用部門負責本部門自動化設備文件的日常使用和保管，確保文件的安全和完整。按照設備管理部門的要求，及時提供設備運行記錄、維修記錄等相關文件。在設備操作、維護、改造等過程中，負責填寫和整理相關文件，并及時移交設備管理部門歸檔。4.技術部門負責提供自動化設備的技術文件，如設備原理圖、電路圖、程序清單等，并對文件的準確性和完整性負責。參與設備的驗收、調(diào)試、維修、改造等工作，提供技術支持和指導，并協(xié)助設備管理部門整理相關技術文件。5.質(zhì)量管理部門負責對自動化設備文件的質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查，確保文件符合質(zhì)量管理體系的要求。參與設備的驗收工作，對設備文件的完整性和準確性進行審核。（四）管理原則1.完整性原則：確保自動化設備文件涵蓋設備全生命周期的各個階段，包括采購、安裝、調(diào)試、運行、維護、改造、報廢等，保證文件的全面性和系統(tǒng)性。2.準確性原則：設備文件應準確反映設備的實際情況，包括技術參數(shù)、性能指標、結構特點、操作方法、維護要求等，避免文件與設備實際不符。3.規(guī)范性原則：設備文件的格式、編號、標識等應符合公司統(tǒng)一的規(guī)范要求，便于文件的管理和查閱。4.可追溯性原則：通過設備文件的記錄，能夠清晰追溯設備的歷史信息、運行情況、維修記錄、改造過程等，為設備的管理和決策提供依據(jù)。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.設備采購文件：包括設備采購合同、技術協(xié)議、招投標文件、采購訂單等。2.設備技術文件：如設備說明書、原理圖、電路圖、裝配圖、程序清單、操作手冊、維護手冊、故障診斷手冊等。3.設備驗收文件：設備驗收報告、驗收記錄、測試報告等。4.設備運行文件：設備運行記錄、生產(chǎn)報表、能耗記錄等。5.設備維護文件：設備維護計劃、維護記錄、維修工單、備件清單等。6.設備改造文件：設備改造方案、改造記錄、改造驗收報告等。7.設備報廢文件：設備報廢申請、報廢鑒定報告、報廢處理記錄等。（二）文件編號1.自動化設備文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式：[設備類別代碼][設備型號][文件類型代碼][年份][順序號]設備類別代碼：根據(jù)設備的類別進行分類編碼，如“ZDH”表示自動化設備。設備型號：填寫設備的具體型號。文件類型代碼：根據(jù)文件的分類進行編碼，如“CG”表示采購文件，“JS”表示技術文件，“YS”表示驗收文件等。年份：填寫文件形成的年份，采用四位數(shù)字表示。順序號：按照文件形成的先后順序進行編號，從001開始。3.示例：ZDH001JS2023001，表示自動化設備001的技術文件，形成于2023年，是該設備技術文件中的第1份。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.設備采購過程中，采購部門應與供應商簽訂詳細的采購合同和技術協(xié)議，明確設備的規(guī)格、型號、技術參數(shù)、質(zhì)量標準、交貨期、售后服務等條款，并及時將合同副本和技術協(xié)議移交設備管理部門。2.設備到貨前，技術部門應根據(jù)設備采購合同和技術協(xié)議，準備好設備的安裝、調(diào)試、驗收等相關技術文件，如設備說明書、原理圖、電路圖、操作手冊、維護手冊等。3.設備到貨后，使用部門應按照設備說明書和操作手冊的要求，組織設備的安裝、調(diào)試工作，并填寫設備安裝調(diào)試記錄。在設備運行過程中，使用部門應及時記錄設備的運行參數(shù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、故障情況等信息，形成設備運行記錄。4.設備維護部門應根據(jù)設備的運行情況和維護要求，制定設備維護計劃，并按照維護計劃對設備進行日常維護、保養(yǎng)和維修工作。在維護和維修過程中，應填寫設備維護記錄、維修工單等文件，詳細記錄維護和維修的內(nèi)容、時間、人員、更換的備件等信息。5.當設備需要進行改造時，技術部門應制定設備改造方案，明確改造的目的、內(nèi)容、技術要求、實施步驟等，并組織相關人員進行改造。改造完成后，應填寫設備改造記錄和改造驗收報告。6.當設備達到報廢條件時，使用部門應填寫設備報廢申請，提交設備管理部門。設備管理部門組織相關人員對設備進行報廢鑒定，形成報廢鑒定報告。經(jīng)公司領導批準后，按照報廢處理流程進行設備的報廢處理，并填寫設備報廢處理記錄。（二）文件收集1.設備管理部門應定期組織對自動化設備文件的收集工作，確保各類文件及時、完整地收集到位。2.采購部門在設備采購合同簽訂后5個工作日內(nèi)，將合同副本和技術協(xié)議移交設備管理部門。3.技術部門在設備到貨前10個工作日內(nèi)，將設備的技術文件移交設備管理部門。4.使用部門在設備安裝調(diào)試完成后3個工作日內(nèi)，將設備安裝調(diào)試記錄移交設備管理部門；在設備運行過程中，每周定期將設備運行記錄移交設備管理部門。5.設備維護部門在完成設備維護和維修工作后2個工作日內(nèi)，將設備維護記錄和維修工單移交設備管理部門。6.技術部門在設備改造完成后5個工作日內(nèi)，將設備改造記錄和改造驗收報告移交設備管理部門。7.設備管理部門在設備報廢處理完成后3個工作日內(nèi)，將設備報廢申請、報廢鑒定報告和報廢處理記錄歸檔。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.設備管理部門收到各類設備文件后，應及時組織對文件進行整理。按照文件的分類和編號規(guī)則，對文件進行分類、排序，確保文件的順序清晰、易于查找。2.對紙質(zhì)文件，應去除文件上的訂書釘、回形針等金屬物品，保持文件的平整和整潔。對破損或褪色的文件，應進行修復或復印，確保文件的可讀性。3.對電子文件，應按照文件的類別和編號建立文件夾結構，將電子文件存儲在相應的文件夾中。電子文件的命名應與紙質(zhì)文件編號一致，并確保文件格式的通用性和可讀性。4.對文件中的附件、圖紙等，應與主文件一并整理，確保文件的完整性。附件和圖紙應進行編號，并在主文件中注明附件和圖紙的名稱、編號及存放位置。（二）文件歸檔1.整理后的設備文件應及時進行歸檔，歸檔文件應一式兩份，一份紙質(zhì)文件歸檔保存，一份電子文件備份保存。2.紙質(zhì)文件應按照檔案管理的要求，裝入檔案盒或檔案袋中，并在檔案盒或檔案袋上標明設備名稱、文件類別、年份、順序號等信息。3.電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的索引目錄，便于文件的檢索和查詢。4.設備管理部門應建立自動化設備文件臺賬，詳細記錄文件的名稱、編號、類別、形成時間、歸檔時間、保管期限等信息，以便對文件進行管理和跟蹤。五、文件的保管與借閱（一）文件保管1.設備管理部門應設立專門的文件保管室或檔案柜，對自動化設備文件進行集中保管。保管室或檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保文件的安全和完整。2.對紙質(zhì)文件，應按照檔案管理的要求，定期進行盤點和清查，確保文件的數(shù)量和質(zhì)量與臺賬記錄一致。對發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行處理。3.對電子文件，應定期進行備份，備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子文件進行檢查，確保文件的可讀性和完整性。4.文件保管期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，設備采購文件、驗收文件、運行文件等保管期限為設備使用壽命結束后5年；設備技術文件、維護文件、改造文件等保管期限為設備報廢后10年；設備報廢文件應永久保存。（二）文件借閱1.因工作需要借閱自動化設備文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交設備管理部門審批。2.設備管理部門對文件借閱申請表進行審核，批準后將借閱文件提供給借閱人。借閱人應在借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應對借閱的文件妥善保管，不得轉借、復印、涂改、損壞文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，借閱人應承擔相應的責任。4.設備管理部門應定期對文件借閱情況進行檢查，確保文件按時歸還。對逾期未歸還的文件，應及時催還，并記錄在案。六、文件的保密與安全（一）文件保密1.自動化設備文件涉及公司的技術秘密和商業(yè)機密，設備管理部門和相關人員應嚴格遵守公司的保密制度，對文件內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自將設備文件泄露給公司以外的單位或個人。3.在文件的使用過程中，應采取必要的保密措施，如限制文件的訪問權限、設置密碼等，防止文件被非法獲取或篡改。4.對涉及公司核心技術和商業(yè)機密的文件，應進行加密存儲和傳輸，并嚴格控制文件的傳播范圍。（二）文件安全1.設備管理部門應加強對自動化設備文件保管場所的安全管理，確保文件的存放環(huán)境安全可靠。2.對紙質(zhì)文件，應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，定期對文件進行檢查和維護，確保文件的安全。3.對電子文件，應采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護、訪問控制等安全措施，防止電子文件被破壞、丟失或泄露。4.在文件的傳輸過程中，應采用安全可靠的傳輸方式，如加密傳輸、專人傳遞等，確保文件的傳輸安全。七、文件的銷毀（一）銷毀條件1.自動化設備文件保管期限屆滿，且已無保存價值的，可按照本制度的規(guī)定進行銷毀。2.文件因損壞、丟失等原因無法使用，且已無法恢復或補充的，經(jīng)設備管理部門審核批準后，可進行銷毀。3.公司因業(yè)務調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要對部分自動化設備文件進行銷毀的，應按照相關規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。（二）銷毀程序1.設備管理部門定期對保管期限屆滿或已無保存價值的文件進行清理，列出擬銷毀文件清單，報公司領導審批。2.經(jīng)公司領導批準后，設備管理部門組織對擬銷毀文件進行銷毀。銷毀紙質(zhì)文件時，應采用粉碎、焚燒