工程管理收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程管理過程中的文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部相關(guān)單位在工程管理活動(dòng)中的文件收發(fā)文管理。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文件收發(fā)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件內(nèi)容不延誤、不丟失，信息傳遞真實(shí)可靠。2.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件收發(fā)操作，保證工作的規(guī)范性和有序性。3.安全保密原則：對(duì)涉及工程機(jī)密的文件，要采取嚴(yán)格的保密措施，防止文件泄露。二、文件分類（一）工程文件1.項(xiàng)目規(guī)劃文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案等。2.施工文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程變更通知等。3.質(zhì)量文件：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、質(zhì)量問題整改通知等。4.安全文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。5.進(jìn)度文件：工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整通知等。（二）行政文件1.公司文件：公司發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、決定等。2.部門文件：各部門制定的工作制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（三）外來文件1.政府部門文件：國(guó)家及地方政府有關(guān)工程建設(shè)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。2.合作單位文件：與公司有合作關(guān)系的設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等發(fā)來的文件，如工作聯(lián)系函、技術(shù)資料等。三、收文管理（一）收文渠道1.專人接收：設(shè)立專門的文件接收崗位，負(fù)責(zé)接收來自公司內(nèi)部各部門、外部合作單位及政府部門的文件。2.電子渠道：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵箱等接收電子文件。（二）收文登記1.紙質(zhì)文件登記：對(duì)收到的紙質(zhì)文件，接收人員應(yīng)及時(shí)在《文件收文登記表》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、來文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、日期、份數(shù)等信息。2.電子文件登記：對(duì)于電子文件，同樣要在《文件收文登記表》中記錄文件的名稱、發(fā)送方、接收時(shí)間、文件大小等，并注明文件存儲(chǔ)位置。（三）文件初審1.內(nèi)容審核：接收人員對(duì)收到的文件進(jìn)行初步內(nèi)容審核，檢查文件是否完整、清晰，是否符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.分類標(biāo)注：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，對(duì)文件進(jìn)行分類標(biāo)注，如“工程文件施工文件”“行政文件公司文件”等，以便后續(xù)處理。（四）文件分發(fā)1.緊急文件：對(duì)于緊急文件，接收人員應(yīng)立即電話通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并在1小時(shí)內(nèi)將文件送達(dá)指定人員手中。2.一般文件：一般文件在收文登記后的當(dāng)天或第二個(gè)工作日，按照文件內(nèi)容涉及的部門進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)，填寫《文件分發(fā)清單》，注明文件名稱、文號(hào)、分發(fā)部門、接收人等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。（五）文件傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。2.傳閱流程：文件傳閱應(yīng)遵循“先主要領(lǐng)導(dǎo)，后其他領(lǐng)導(dǎo)；先主辦部門，后協(xié)辦部門”的順序進(jìn)行。傳閱人員在收到文件后，應(yīng)在《文件傳閱登記表》上簽字，并注明傳閱時(shí)間。文件傳閱過程中，如遇領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)意見，應(yīng)及時(shí)按照批示要求進(jìn)行處理。（六）文件催辦1.催辦職責(zé)：對(duì)于需要相關(guān)部門辦理的文件，由文件管理部門負(fù)責(zé)催辦。催辦人員應(yīng)定期檢查文件辦理進(jìn)度，確保文件按時(shí)處理。2.催辦方式：催辦人員可通過電話、郵件、書面通知等方式進(jìn)行催辦。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)重點(diǎn)跟蹤催辦，確保辦理工作不延誤。四、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.擬稿部門：工程管理相關(guān)文件由各職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.內(nèi)容審核：擬稿完成后，擬稿部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，重點(diǎn)審核文件的必要性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。審核通過后，在文件上簽字確認(rèn)。（二）文件會(huì)簽1.會(huì)簽范圍：對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，對(duì)涉及本部門職責(zé)的部分進(jìn)行認(rèn)真審核，并提出意見和建議。2.會(huì)簽流程：會(huì)簽文件按照規(guī)定的流程依次送各會(huì)簽部門，會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽，并將簽署意見的文件返回?cái)M稿部門。擬稿部門根據(jù)各會(huì)簽部門的意見，對(duì)文件進(jìn)行修改完善。（三）核稿1.核稿職責(zé)：文件擬稿及會(huì)簽完成后，由公司綜合管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行核稿。核稿人員應(yīng)對(duì)文件的格式、文字表述、內(nèi)容準(zhǔn)確性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審核。2.核稿要求：核稿人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與擬稿部門溝通，提出修改意見。擬稿部門應(yīng)根據(jù)核稿意見進(jìn)行修改，直至文件符合要求。（四）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：文件簽發(fā)按照公司規(guī)定的簽發(fā)權(quán)限進(jìn)行。一般文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)流程：擬稿部門將核稿后的文件送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽署簽發(fā)意見和日期。（五）編號(hào)與排版1.文件編號(hào)：文件簽發(fā)后，由文件管理部門按照公司文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保文件編號(hào)的唯一性和規(guī)范性。2.排版印刷：文件管理部門根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求進(jìn)行排版印刷。排版應(yīng)符合公司規(guī)定的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，確保文件頁(yè)面整潔、字跡清晰。（六）發(fā)文登記1.登記內(nèi)容：對(duì)發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件的編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、主送單位、抄送單位等信息。2.登記方式：采用電子表格和紙質(zhì)臺(tái)賬相結(jié)合的方式進(jìn)行發(fā)文登記，以便于查詢和管理。（七）文件印發(fā)1.紙質(zhì)文件印發(fā)：根據(jù)發(fā)文登記信息，安排專人進(jìn)行紙質(zhì)文件的印發(fā)。印發(fā)過程中，要確保文件份數(shù)準(zhǔn)確、印刷質(zhì)量良好。2.電子文件發(fā)送：對(duì)于需要通過電子渠道發(fā)送的文件，按照規(guī)定的發(fā)送范圍和方式進(jìn)行發(fā)送，并做好發(fā)送記錄。（八）文件存檔1.存檔要求：文件印發(fā)后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)分類存放，便于查找和查閱。2.存檔期限：根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定文件的存檔期限。重要工程文件應(yīng)長(zhǎng)期存檔，一般文件按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。五、文件借閱與歸還（一）借閱申請(qǐng)1.借閱范圍：因工作需要借閱工程管理文件的人員，包括公司內(nèi)部員工及外部合作單位相關(guān)人員。2.申請(qǐng)流程：借閱人需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交文件管理部門。（二）借閱審批1.審批權(quán)限：文件管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或限制借閱范圍的文件，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批結(jié)果反饋：審批通過后，文件管理部門通知借閱人辦理借閱手續(xù)；審批不通過的，向借閱人說明原因。（三）借閱手續(xù)1.借閱登記：借閱人憑《文件借閱申請(qǐng)表》到文件管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。借閱登記時(shí)，注明借閱文件的編號(hào)、名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.借閱憑證：文件管理部門向借閱人發(fā)放《文件借閱憑證》，借閱人應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）文件歸還1.按時(shí)歸還：借閱人應(yīng)按照約定的借閱期限及時(shí)歸還文件。如需延期歸還，應(yīng)提前向文件管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檢查：文件歸還時(shí)，文件管理部門應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行檢查，確保文件完好無損。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.歸還登記：文件歸還后，文件管理部門在《文件借閱登記表》上進(jìn)行歸還登記，注明歸還時(shí)間、文件狀態(tài)等信息。六、文件保密與銷毀（一）文件保密1.保密措施：對(duì)涉及工程機(jī)密的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。如設(shè)置專門的文件存儲(chǔ)區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入；對(duì)電子文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)等。2.保密責(zé)任：所有接觸工程管理文件的人員均負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如因工作需要對(duì)外提供文件信息，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。（二）文件銷毀1.銷毀范圍：對(duì)于已過存檔期限、不再具有保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文件，由文件管理部門提出銷毀申請(qǐng)。2.銷毀流程：銷毀申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理部門安排專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作。銷毀過程中，要確保文件徹底銷