娛樂公司客戶合同管理辦法

一、總則本辦法旨在規(guī)范娛樂公司與客戶之間合同的管理，確保合同的簽訂、履行、變更及終止等環(huán)節(jié)合法、有序、高效進行，維護公司和客戶的合法權(quán)益，提升公司的服務(wù)質(zhì)量和運營效率，實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標和社會效益。本辦法適用于娛樂公司全體員工以及與公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的所有客戶。公司秉持“創(chuàng)新、共贏、責任”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，注重合同管理的各個環(huán)節(jié)，通過扁平化管理模式，確保信息的快速傳遞和決策的高效執(zhí)行。在合同管理過程中，充分考慮社會效益，積極履行社會責任，促進娛樂行業(yè)的健康發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.合同管理委員會-由公司高層管理人員組成，是合同管理的最高決策機構(gòu)。負責制定合同管理的戰(zhàn)略方針和重大政策，審議重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。-定期召開會議，對合同管理工作進行評估和指導(dǎo)，確保合同管理工作符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略。2.業(yè)務(wù)部門-作為合同的發(fā)起部門，負責與客戶進行業(yè)務(wù)洽談，了解客戶需求，收集相關(guān)信息，并根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)范和客戶要求起草合同初稿。-在合同簽訂前，對客戶的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查評估，確?？蛻艟邆渎男泻贤哪芰蜅l件。-負責合同的履行，按照合同約定提供服務(wù)或產(chǎn)品，及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。-對合同執(zhí)行情況進行跟蹤記錄，定期向合同管理部門匯報，如發(fā)現(xiàn)客戶有違約行為或潛在風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施并向公司相關(guān)部門報告。3.合同管理部門-負責制定和完善合同管理制度、流程和標準，對合同進行規(guī)范性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)、公司政策和業(yè)務(wù)要求。-組織合同的評審工作，協(xié)調(diào)各相關(guān)部門對合同條款進行審核，匯總各方意見，對合同風(fēng)險進行評估，并提出修改建議。-負責合同的編號、登記、歸檔和保管工作，建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細記錄，便于查詢和統(tǒng)計分析。-對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期對合同履行情況進行統(tǒng)計分析，向公司管理層匯報合同管理工作情況，提出改進措施和建議。-協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，提供法律支持和指導(dǎo)，參與糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等活動。4.財務(wù)部門-負責對合同中的財務(wù)條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保公司的財務(wù)利益得到保障。-按照合同約定進行收款和付款操作，及時記錄合同款項的收付情況，對逾期未付款項進行催款，并向相關(guān)部門反饋財務(wù)風(fēng)險。-協(xié)助合同管理部門對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)分析，提供有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和報表，為公司決策提供支持。5.法務(wù)部門-為合同管理提供法律咨詢和法律支持，參與合同條款的審核和修訂，確保合同的合法性和有效性。-對重大合同進行法律風(fēng)險評估，提出防范措施和建議，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門正確處理合同中的法律問題。-負責處理合同糾紛的法律事務(wù)，制定法律應(yīng)對策略，代表公司參與仲裁或訴訟活動，維護公司的合法權(quán)益。三、管理流程1.合同起草-業(yè)務(wù)部門在與客戶達成初步合作意向后，根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)范和客戶需求，起草合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方基本信息、服務(wù)內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、費用及支付方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等主要條款。-起草合同過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險，確保合同條款清晰、明確、合理，避免出現(xiàn)模糊不清或可能引發(fā)糾紛的條款。-合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細說明合同背景、主要條款、預(yù)計履行期限等信息，并提交合同管理部門進行規(guī)范性審查。2.合同評審-合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同初稿和《合同審批表》后，對合同進行規(guī)范性審查，重點審查合同格式、條款完整性、語言表述等方面是否符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。-合同管理部門審查通過后，組織相關(guān)部門（如財務(wù)部門、法務(wù)部門、技術(shù)部門等）進行聯(lián)合評審。各部門根據(jù)自身職責對合同條款進行審核，重點關(guān)注合同涉及本部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容、財務(wù)風(fēng)險、法律風(fēng)險等方面，并在《合同審批表》上填寫評審意見。-業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門評審意見對合同進行修改完善，如存在重大分歧，由合同管理委員會組織召開專題會議進行討論，確定最終合同條款。3.合同簽訂-合同經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。簽字蓋章前，應(yīng)再次核對合同內(nèi)容，確保合同文本與評審?fù)ㄟ^的版本一致。-業(yè)務(wù)部門負責將簽字蓋章后的合同送達客戶，由客戶簽字蓋章確認。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交合同管理部門進行編號、登記和歸檔。-對于重大合同或涉及金額較大的合同，公司可根據(jù)需要安排公證機構(gòu)對合同簽訂過程進行公證，以增強合同的法律效力。4.合同履行-業(yè)務(wù)部門作為合同履行的責任主體，負責按照合同約定為客戶提供服務(wù)或產(chǎn)品。在合同履行過程中，應(yīng)嚴格遵守合同條款，確保服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品交付符合約定標準。-業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶對服務(wù)或產(chǎn)品的滿意度，及時解決客戶提出的問題和需求。如客戶提出變更合同內(nèi)容的要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同變更流程進行處理。-財務(wù)部門按照合同約定進行收款和付款操作，及時與業(yè)務(wù)部門核對合同款項的收付情況。對于逾期未付款項，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進行催款，并采取相應(yīng)的財務(wù)措施。-合同管理部門定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，通過查閱合同執(zhí)行記錄、與業(yè)務(wù)部門和客戶溝通等方式，了解合同履行的進度和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務(wù)部門整改。5.合同變更與終止-合同履行過程中，如因客戶需求變更、市場情況變化或其他原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并提交合同管理部門。-合同管理部門組織相關(guān)部門對合同變更申請進行評審，評審?fù)ㄟ^后，由業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂流程進行審批、蓋章和歸檔。-合同履行完畢或出現(xiàn)合同約定的終止條件時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請表》，說明合同終止原因、終止時間等信息，并提交合同管理部門。-合同管理部門對合同終止情況進行審核，確認無誤后，辦理合同終止手續(xù)，將合同檔案進行封存或銷毀處理。同時，通知財務(wù)部門核對合同款項是否結(jié)清，如有未結(jié)清款項，督促業(yè)務(wù)部門及時處理。6.合同糾紛處理-合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門和法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門和法務(wù)部門共同研究制定糾紛處理方案。-首先嘗試通過友好協(xié)商或調(diào)解的方式解決糾紛，由業(yè)務(wù)部門與客戶進行溝通協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商或調(diào)解不成，根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟途徑解決。-在糾紛處理過程中，法務(wù)部門負責收集、整理相關(guān)證據(jù)，起草法律文書，代表公司參與仲裁或訴訟活動。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門工作，提供必要的支持和協(xié)助。-糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，向公司管理層提出改進合同管理的建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-按照合同約定收取服務(wù)費用或產(chǎn)品價款的權(quán)利。-要求客戶提供真實、準確的信息，配合公司開展業(yè)務(wù)的權(quán)利。-在客戶違反合同約定時，要求客戶承擔違約責任，賠償公司損失的權(quán)利。-對客戶使用公司提供的服務(wù)或產(chǎn)品的情況進行監(jiān)督檢查的權(quán)利。2.公司義務(wù)-按照合同約定為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)或產(chǎn)品的義務(wù)。-保護客戶的商業(yè)秘密和個人隱私，不得泄露客戶信息的義務(wù)。-對客戶提出的合理需求和問題，及時響應(yīng)并妥善處理的義務(wù)。-定期向客戶反饋服務(wù)或產(chǎn)品的進展情況，保持與客戶良好溝通的義務(wù)。3.客戶權(quán)利-要求公司按照合同約定提供服務(wù)或產(chǎn)品的權(quán)利。-對公司提供的服務(wù)或產(chǎn)品質(zhì)量提出質(zhì)疑和投訴的權(quán)利。-查閱和了解與合同相關(guān)的文件和資料的權(quán)利。-在公司違反合同約定時，要求公司承擔違約責任，賠償損失的權(quán)利。4.客戶義務(wù)-按照合同約定向公司支付服務(wù)費用或產(chǎn)品價款的義務(wù)。-向公司提供真實、準確、完整的信息，配合公司開展業(yè)務(wù)的義務(wù)。-遵守公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程，不得干擾公司正常運營的義務(wù)。-對公司提供的服務(wù)或產(chǎn)品，不得擅自進行修改、復(fù)制、傳播等侵犯公司知識產(chǎn)權(quán)的行為。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-公司建立健全合同管理監(jiān)督體系，通過內(nèi)部審計、定期檢查、客戶反饋等多種方式，對合同管理工作進行全面監(jiān)督。-內(nèi)部審計部門定期對合同管理情況進行審計，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同款項的收付情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并向公司管理層報告。-合同管理部門定期對合同履行情況進行檢查，對業(yè)務(wù)部門的合同執(zhí)行記錄、客戶反饋等進行分析評估，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題和風(fēng)險，并督促業(yè)務(wù)部門采取措施加以解決。-公司設(shè)立客戶投訴渠道，接受客戶對合同履行情況的反饋和投訴。對客戶投訴的問題，公司將及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。2.獎勵機制-對于在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。具體情形包括：成功簽訂重大合同，為公司帶來顯著經(jīng)濟效益；在合同履行過程中，有效防范風(fēng)險，避免公司遭受損失；提出創(chuàng)新性的合同管理建議，被公司采納并取得良好效果等。-獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，具體獎勵標準根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.懲罰機制-對于在合同管理工作中違反公司制度或法律法規(guī)，給公司造成損失的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。具體情形包括：未按照合同管理制度流程操作，導(dǎo)致合同出現(xiàn)重大風(fēng)險或糾紛；泄露公司商業(yè)秘密或客戶信息，給公司或客戶造成損失；在合同簽訂、履行過程中，存在弄虛作假、謀取私利等行為。-處罰方式包括警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等，構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、附則1.本辦法由