酒店類會議制度管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范酒店類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會議的各項流程和要求，保障會議的順利進行，使會議能夠有效地傳達信息、溝通協(xié)調、決策部署，促進酒店各項工作的有序開展，提升酒店的服務水平和運營效益，為酒店的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于酒店內各類會議的組織、召開及相關管理活動，包括但不限于酒店管理層會議、部門例會、業(yè)務協(xié)調會、員工培訓會議、客戶溝通會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞明確的主題和目標進行，精簡議程，提高效率，注重實際效果，避免形式主義。2.溝通協(xié)調原則：充分發(fā)揮會議的溝通橋梁作用，促進各部門之間、員工之間以及與外部合作伙伴之間的信息交流與協(xié)調合作，解決工作中的問題和矛盾。3.規(guī)范有序原則：嚴格按照規(guī)定的會議流程和要求組織會議，確保會議的規(guī)范化、標準化，保證會議質量和效果的一致性。4.責任落實原則：明確會議組織、參與人員的職責，對會議決議和工作任務進行有效的跟蹤和落實，確保各項工作得到切實執(zhí)行。二、會議分類與組織（一）酒店管理層會議1.會議周期：每周[X]舉行一次，如遇特殊情況可臨時調整。2.參會人員：酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門總監(jiān)及相關負責人。3.會議內容總結上周酒店運營情況，包括營收、客戶滿意度、服務質量、安全管理等方面的工作進展和存在的問題。分析市場動態(tài)和競爭對手情況，研究制定應對策略。部署本周重點工作任務，明確各部門的工作目標、職責和時間節(jié)點。討論酒店發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策和重要事項，協(xié)調各部門之間的工作關系。4.會議組織由總經(jīng)理辦公室負責會議的組織安排，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點和議程?？偨?jīng)理辦公室負責會議記錄，整理會議紀要，并在會后[X]個工作日內分發(fā)給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議決議和工作任務，以及責任人和完成時間。（二）部門例會1.會議周期：各部門根據(jù)工作需要自行確定會議周期，但至少每周[X]召開一次。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內容部門負責人傳達酒店管理層會議精神和工作要求，結合本部門實際情況進行工作部署?？偨Y本部門上周工作完成情況，分析存在的問題和原因，提出改進措施。安排本周工作計劃，明確各項工作的責任人、時間節(jié)點和質量標準。員工匯報工作進展、遇到的困難及需要協(xié)調解決的問題，部門內部進行溝通協(xié)調。4.會議組織由各部門自行組織會議，確定會議時間、地點和議程，并提前通知本部門員工。部門指定專人負責會議記錄，會后整理會議紀要，報部門負責人審核后存檔。會議紀要應重點記錄部門本周工作重點、問題及解決措施、下周工作計劃等內容。（三）業(yè)務協(xié)調會1.會議周期：根據(jù)業(yè)務需要不定期召開。2.參會人員：涉及相關業(yè)務的部門負責人及工作人員。3.會議內容針對酒店運營過程中出現(xiàn)的跨部門業(yè)務問題進行溝通協(xié)調，明確各方職責和協(xié)作方式。討論業(yè)務流程優(yōu)化、服務質量提升等方面的措施和建議，促進各業(yè)務環(huán)節(jié)的順暢銜接。協(xié)調解決業(yè)務合作中的矛盾和糾紛，加強部門之間的合作與配合。4.會議組織由涉及業(yè)務問題的相關部門發(fā)起會議申請，經(jīng)酒店分管領導批準后，由發(fā)起部門負責組織會議。提前[X]天通知參會人員會議主題、時間、地點和議程。會議指定專人負責記錄，會后形成會議紀要，明確業(yè)務問題的解決方案、責任部門和完成時間，并分發(fā)給相關部門執(zhí)行。（四）員工培訓會議1.會議周期：根據(jù)培訓計劃定期舉行，如每月[X]次或每季度[X]次。2.參會人員：根據(jù)培訓內容確定，包括相關崗位員工或全體員工。3.會議內容開展業(yè)務知識、技能培訓，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力。進行服務意識、職業(yè)操守等方面的培訓，增強員工的服務意識和團隊合作精神。傳達酒店最新政策、制度和工作要求，確保員工了解并遵守相關規(guī)定。4.會議組織由人力資源部或相關業(yè)務部門負責培訓會議的組織策劃，制定培訓計劃和課程內容。提前[X]天通知參會人員培訓時間、地點、主題和培訓講師等信息。培訓會議應采用多樣化的教學方式，如講授、演示、案例分析、小組討論等，以提高培訓效果。培訓結束后，可通過考試、撰寫心得體會等方式對員工的學習成果進行評估。（五）客戶溝通會議1.會議周期：根據(jù)客戶需求和業(yè)務情況不定期召開。2.參會人員：酒店銷售部門、客服部門相關人員及重要客戶代表。3.會議內容向客戶介紹酒店的最新產(chǎn)品、服務和優(yōu)惠活動，了解客戶需求和意見建議。反饋客戶投訴處理情況，加強與客戶的溝通與信任。探討合作機會，尋求業(yè)務拓展和客戶滿意度提升的途徑。4.會議組織由銷售部門或客服部門負責會議的組織安排，提前與客戶溝通確定會議時間、地點和議程。會議過程中要注重與客戶的互動交流，認真記錄客戶的意見和建議，會后及時整理反饋給相關部門，并跟蹤落實改進情況。三、會議流程（一）會議籌備1.確定會議主題和議程根據(jù)會議目的和需求，由會議組織者確定會議主題，并制定詳細的議程安排。議程應明確會議的各項議題、討論順序和時間分配，確保會議內容緊湊、有序。重要會議的議程需提前征求相關領導和參會人員的意見，進行必要的調整和完善。2.通知參會人員會議組織者根據(jù)參會人員名單，提前[X]天通過郵件、短信、內部通訊工具等方式發(fā)送會議通知，明確會議的時間、地點、主題、議程和要求。對于重要會議，應電話確認參會人員是否收到通知，并提醒其按時參會。如參會人員因特殊原因無法參加會議，需提前向會議組織者請假，并說明原因。3.準備會議資料根據(jù)會議主題和議程，準備相關的會議資料，如報告、文件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、演示文稿等。資料應內容準確、簡潔明了，能夠支持會議討論和決策。將會議資料提前分發(fā)給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好準備。4.布置會議場地根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并進行布置。確保場地整潔、舒適，音響、投影儀、麥克風等設備正常運行，桌椅擺放整齊，滿足會議需求。在會議場地擺放會議資料、飲用水等物品，為參會人員提供便利。（二）會議召開1.簽到入場會議開始前[X]分鐘，會議組織者在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責簽到工作。參會人員應按時簽到入場，領取會議資料。對遲到的參會人員進行記錄，并及時提醒其盡快入場就座。2.會議開場會議準時開始，主持人介紹會議主題、目的、議程和參會人員。主持人簡要回顧上一次會議的主要內容和決議執(zhí)行情況，強調本次會議的重點和注意事項。3.會議討論按照議程順序，依次進行各項議題的討論。參會人員應積極發(fā)言，充分表達自己的觀點和意見，圍繞會議主題進行深入探討。主持人要把控會議節(jié)奏，引導討論方向，避免跑題或出現(xiàn)混亂局面。對于不同意見，應組織參會人員進行充分的溝通和交流，尋求共識或最佳解決方案。會議過程中，如有需要，可安排專人進行記錄，記錄會議討論的要點、決議和重要觀點。記錄應準確、完整，確保能夠真實反映會議情況。4.會議決策對于會議討論的事項，如需做出決策，應按照酒店相關決策程序進行。參會人員應認真審議各項決策方案，充分發(fā)表意見，根據(jù)多數(shù)人的意見形成會議決議。會議決議應明確具體的工作任務、責任人、時間節(jié)點和質量標準，確保各項工作能夠得到有效落實。5.會議總結在會議接近尾聲時，主持人對會議進行總結，梳理會議討論的主要內容和形成的決議，再次強調重點工作和要求。主持人感謝參會人員的積極參與和配合，宣布會議結束。（三）會議后續(xù)1.整理會議紀要會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要，對會議討論的要點、決議、工作任務等內容進行詳細記錄和梳理。會議紀要應語言簡潔、邏輯清晰，突出重點，避免冗長和繁瑣。會議紀要初稿形成后，應提交給會議組織者或相關領導進行審核，確保內容準確無誤。審核通過后的會議紀要應在會后[X]個工作日內分發(fā)給參會人員和相關部門。2.跟蹤落實會議決議各部門和相關責任人應按照會議紀要中明確的工作任務和時間節(jié)點，認真組織實施，確保各項決議得到有效執(zhí)行。會議組織者或相關監(jiān)督部門應對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。對于執(zhí)行不力的部門和個人，應按照酒店相關規(guī)定進行問責。3.會議資料歸檔將會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要等相關文件進行整理歸檔，建立完善的會議檔案。會議檔案應按照時間順序和類別進行分類存放，便于查閱和管理。會議檔案的保存期限應根據(jù)酒店相關規(guī)定執(zhí)行，確保重要會議資料得到妥善保管。四、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應提前安排好工作，準時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假，并說明原因。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、看報紙等做與會議無關的事情。3.參會人員應尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應在他人發(fā)言結束后再發(fā)表自己的看法。4.參會人員應嚴格遵守會議保密制度，對于會議討論的涉及酒店商業(yè)機密、敏感信息等內容，不得泄露給無關人員。（二）會議組織者職責1.會議組織者應認真做好會議籌備工作，確保會議各項準備工作充分、到位。2.會議組織者應提前到達會議場地，檢查會議設備、資料等準備情況，及時處理突發(fā)問題，保證會議順利進行。3.會議組織者應嚴格把控會議時間，按照議程安排有序推進會議進程，確保會議在規(guī)定時間內完成。4.會議組織者應做好會議記錄和紀要整理工作，確保會議內容準確記錄，會議紀要及時、準確地傳達給相關人員。5.會議組織者應負責會議期間的組織協(xié)調工作，維護會議秩序，處理會議過程中出現(xiàn)的各種問題。五、會議費用管理（一）費用預算1.對于各類會議，會議組織者應根據(jù)會議規(guī)模、時長、場地租賃、資料印刷、餐飲安排等實際情況，提前編制會議費用預算。2.會議費用預算應詳細列出各項費用的明細和金額，經(jīng)酒店財務部門審核后報相關領導審批。審批通過后的預算作為會議費用控制的依據(jù)。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議費用報銷憑證，按照酒店財務報銷制度的要求進行填寫和粘貼。2.報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、會議通知、簽到表、費用明細清單等相關資料，確保報銷內容真實、完整、合規(guī)。3.會議費用報銷需經(jīng)