新公司辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需領(lǐng)用原則：員工根據(jù)工作需要，合理申請辦公用品，避免浪費。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。3.規(guī)范管理原則：對辦公用品的采購、使用、保管等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等。4.膠水、膠帶、訂書機、訂書釘、回形針、大頭針等。5.計算器、尺子、剪刀等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等。3.飲水機、空調(diào)、風(fēng)扇等。（三）辦公耗材類1.墨盒、硒鼓、色帶等。2.打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。3.鼠標(biāo)墊、鍵盤清潔套裝等。（四）其他辦公用品1.名片夾、名片盒、名片紙等。2.綠植、花卉等。3.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。三、辦公用品的采購（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，每月底前制定次月辦公用品采購計劃，填寫《辦公用品采購申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后報行政部。2.行政部匯總各部門采購計劃，結(jié)合庫存情況，編制公司月度辦公用品采購預(yù)算，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購預(yù)算，由行政部負責(zé)組織實施采購。2.行政部采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商進行采購。采購前應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的要求，及時跟進采購進度，確保辦公用品按時、按質(zhì)、按量到貨。4.辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對辦公用品進行驗收，檢查其數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。（三）采購審批1.辦公用品采購金額在[X]元以下的，由行政部負責(zé)人審批。2.辦公用品采購金額在[X]元以上至[X]元的，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公用品采購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、辦公用品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)到行政部倉庫填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后領(lǐng)取。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)員工填寫的《辦公用品領(lǐng)用登記表》，及時發(fā)放辦公用品，并在登記表上記錄發(fā)放情況。3.對于價值較高或限量領(lǐng)用的辦公用品，如電腦、打印機、復(fù)印機等，員工領(lǐng)用前應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人、分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批后，方可到行政部倉庫領(lǐng)取。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類：員工根據(jù)工作需要，按需領(lǐng)用。原則上每人每月領(lǐng)用普通書寫工具不超過[X]支，紙制品不超過[X]包，文件夾、檔案袋等不超過[X]個，膠水、膠帶等不超過[X]個，訂書機、訂書釘、回形針、大頭針等按需領(lǐng)用。2.辦公設(shè)備類：根據(jù)工作需要，由部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后配備。3.辦公耗材類：根據(jù)實際使用情況，按需領(lǐng)用。如墨盒、硒鼓等，應(yīng)在使用完后及時更換，避免浪費。4.其他辦公用品：根據(jù)工作需要，按需領(lǐng)用。如名片夾、名片盒、名片紙等，每人每年領(lǐng)用不超過[X]套；綠植、花卉等，根據(jù)辦公室實際情況合理配備。五、辦公用品的保管（一）倉庫管理1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，安排專人負責(zé)倉庫管理。倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫進行盤點，確保辦公用品賬實相符。2.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等。3.辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和發(fā)放。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）庫存盤點1.行政部倉庫管理人員應(yīng)每月對辦公用品進行一次盤點，編制《辦公用品盤點表》，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。2.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)將盤點結(jié)果與庫存臺賬進行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《辦公用品盤盈盤虧報告表》，報行政部負責(zé)人審批。3.對于盤盈的辦公用品，應(yīng)及時登記入賬；對于盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)行政部負責(zé)人審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其照價賠償。六、辦公用品的使用與維護（一）使用要求1.員工應(yīng)愛護辦公用品，合理使用，避免浪費和損壞。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機、復(fù)印機等，應(yīng)指定專人負責(zé)使用和保管，并按照操作規(guī)程進行操作。3.員工在使用辦公用品過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向行政部報告，以便及時維修或更換。（二）維護保養(yǎng)1.行政部應(yīng)定期對辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保其正常運行。如電腦、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，應(yīng)按照廠家要求定期進行清潔、保養(yǎng)、維修等工作。2.對于辦公桌椅、文件柜等家具，應(yīng)定期進行檢查和維護，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時修理或更換。3.員工應(yīng)妥善保管自己領(lǐng)用的辦公用品，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如因工作需要帶出公司，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、辦公用品的報廢與處理（一）報廢條件1.辦公用品已損壞且無法修復(fù)的。2.辦公用品已超過使用年限且無使用價值的。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因不再使用的辦公用品。（二）報廢流程1.各部門應(yīng)定期清理本部門的辦公用品，對于符合報廢條件的，填寫《辦公用品報廢申請表》，注明報廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后報行政部。2.行政部倉庫管理人員對各部門提交的《辦公用品報廢申請表》進行審核，核實報廢辦公用品的情況。如情況屬實，在申請表上簽字確認，并報行政部負責(zé)人審批。3.經(jīng)行政部負責(zé)人審批后的《辦公用品報廢申請表》，由行政部統(tǒng)一安排報廢處理。對于有回收價值的辦公用品，如廢舊電腦、打印機、復(fù)印機等，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進行回收處理；對于無回收價值的辦公用品，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，如填埋、焚燒等。（三）報廢審批1.辦公用品報廢金額在[X]元以下的，由行政部負責(zé)人審批。2.辦公用品報廢金額在[X]元以上至[X]元的，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公用品報廢金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。八、監(jiān)督與檢查（一）行政部負責(zé)對公司辦公用品的采購、使用、保管等情況進行監(jiān)督檢查，定期對各部門辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）公司審計部門負責(zé)對辦公用品的采購、使