甘肅省辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)甘肅省辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅省內(nèi)本公司/組織及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識，鼓勵員工合理使用辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品的管理工作歸口至[具體管理部門]統(tǒng)一負(fù)責(zé)。4.規(guī)范流程原則：明確辦公用品采購、使用、保管等各環(huán)節(jié)的流程和規(guī)范，確保管理工作有序進(jìn)行。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等用于文件整理和存放的用品。4.膠水、膠帶、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等裝訂及粘貼用品。5.計(jì)算器、尺子、剪刀、美工刀等辦公輔助工具。（二）辦公設(shè)備1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等常用辦公設(shè)備。2.碎紙機(jī)、投影儀、音響設(shè)備等特殊辦公設(shè)備。（三）辦公家具辦公桌、辦公椅、文件柜、會議桌椅等。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.飲水設(shè)備及相關(guān)耗材：如飲水機(jī)、桶裝水等。3.綠植等裝飾用品。（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同崗位和工作需求，制定各類辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)（詳見附件一：辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)表）。2.辦公用品的質(zhì)量應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，優(yōu)先選用環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品。三、辦公用品的采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門辦公用品的使用情況及下月工作計(jì)劃，填寫《辦公用品采購申請表》（詳見附件二），詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至[具體管理部門]。2.[具體管理部門]對各部門提交的采購申請進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制月度辦公用品采購計(jì)劃。對于臨時(shí)性、緊急性的辦公用品需求，各部門可填寫《辦公用品緊急采購申請表》（詳見附件三），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)[具體管理部門]審批采購。（二）采購流程1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。2.采購人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至[具體管理部門]備案。3.供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)交貨，采購人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與合同約定相符。對于驗(yàn)收合格的辦公用品，由采購人員填寫《辦公用品驗(yàn)收單》（詳見附件四），經(jīng)使用部門簽字確認(rèn)后，辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。（三）采購監(jiān)督1.[具體管理部門]負(fù)責(zé)對辦公用品采購過程進(jìn)行監(jiān)督，確保采購活動的公開、公平、公正。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對辦公用品采購情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購價(jià)格是否合理、采購質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。四、辦公用品的庫存管理（一）入庫管理1.辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《辦公用品驗(yàn)收單》對辦公用品進(jìn)行核對、清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后，將辦公用品入庫，并填寫《辦公用品入庫登記表》（詳見附件五）。2.倉庫管理人員應(yīng)按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對，確保賬實(shí)相符。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)每月對辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《辦公用品盤點(diǎn)表》（詳見附件六），詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。2.如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與庫存臺賬不符，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《辦公用品盤盈/盤虧報(bào)告表》（詳見附件七），報(bào)[具體管理部門]審批處理。對于盤盈的辦公用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的辦公用品，應(yīng)查明責(zé)任，屬于人為原因造成的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償；屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后予以核銷。（三）庫存安全1.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保辦公用品的存放安全。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材。2.倉庫管理人員應(yīng)加強(qiáng)對庫存辦公用品的管理，定期檢查辦公用品的質(zhì)量狀況，對于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的辦公用品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。五、辦公用品的領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》（詳見附件八），注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請表》發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見附件九）上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對于價(jià)值較高或限量領(lǐng)用的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，領(lǐng)用人員應(yīng)填寫《貴重辦公用品領(lǐng)用申請表》（詳見附件十），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、[具體管理部門]負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)用。領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管所領(lǐng)用的貴重辦公用品，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.員工應(yīng)按照辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。對于確因工作需要超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、[具體管理部門]負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.新員工入職時(shí)，由[具體管理部門]根據(jù)其崗位配備標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放一次性辦公用品。員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回倉庫，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）領(lǐng)用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工辦公用品領(lǐng)用情況的監(jiān)督，確保員工合理使用辦公用品。2.[具體管理部門]定期對各部門辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對于領(lǐng)用數(shù)量異常的部門，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、辦公用品的使用管理（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，按照正確的使用方法使用辦公用品，不得隨意損壞、丟棄辦公用品。2.對于辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，員工應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；合理設(shè)置空調(diào)溫度，節(jié)約用電等。（二）維修與報(bào)廢1.辦公用品出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《辦公用品維修申請表》（詳見附件十一），報(bào)[具體管理部門]審批后，由[具體管理部門]安排維修人員進(jìn)行維修。對于無法維修或維修成本過高的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫《辦公用品報(bào)廢申請表》（詳見附件十二），詳細(xì)說明報(bào)廢原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、[具體管理部門]負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢的辦公用品應(yīng)統(tǒng)一交由[具體管理部門]進(jìn)行處理，嚴(yán)禁私自處理。對于有回收價(jià)值的報(bào)廢辦公用品，[具體管理部門]應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理；對于無回收價(jià)值的報(bào)廢辦公用品，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理。七、辦公用品的費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.[具體管理部門]應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度工作計(jì)劃和辦公用品使用情況，編制年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)分解到各季度、各月份，確保預(yù)算的有效執(zhí)行。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制辦公用品的采購和使用，不得超預(yù)算支出。（二）報(bào)銷管理1.辦公用品采購?fù)瓿珊螅少徣藛T應(yīng)及時(shí)收集發(fā)票等報(bào)銷憑證，按照公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，與采購合同、驗(yàn)收單