煤礦培訓(xùn)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦培訓(xùn)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦培訓(xùn)科在培訓(xùn)教學(xué)、師資管理、學(xué)員信息、培訓(xùn)資料等方面形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映培訓(xùn)工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及煤礦機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)科檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.積極開展檔案編研工作，為培訓(xùn)工作提供參考依據(jù)。（二）培訓(xùn)科各崗位人員職責(zé)1.培訓(xùn)教師負(fù)責(zé)將授課計劃、教案、學(xué)員成績等教學(xué)資料及時提交給檔案管理人員。2.師資管理人員負(fù)責(zé)提供師資培訓(xùn)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等相關(guān)資料。3.學(xué)員管理人員負(fù)責(zé)收集、整理學(xué)員報名信息、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等學(xué)員檔案資料。4.其他崗位人員按照各自職責(zé)，及時將工作中形成的檔案資料移交檔案管理人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)教學(xué)檔案：包括培訓(xùn)計劃、教學(xué)大綱、授課教案、學(xué)員考勤記錄、考試試卷及成績等。2.師資檔案：教師基本信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)成果、業(yè)務(wù)考核記錄等。3.學(xué)員檔案：學(xué)員報名登記表、培訓(xùn)申請表、學(xué)習(xí)記錄、結(jié)業(yè)證書等。4.培訓(xùn)資料檔案：培訓(xùn)教材、參考資料、課件、視頻資料等。5.培訓(xùn)活動檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)評估報告等。6.其他與培訓(xùn)工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，簽字手續(xù)完備。3.檔案管理人員對收集的檔案資料進(jìn)行初步審核，對不符合要求的，及時退回相關(guān)人員補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為培訓(xùn)教學(xué)類、師資管理類、學(xué)員管理類、培訓(xùn)資料類、培訓(xùn)活動類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)教學(xué)檔案：長期保管。2.師資檔案：長期保管。3.學(xué)員檔案：自學(xué)員結(jié)業(yè)后保管[X]年。4.培訓(xùn)資料檔案：根據(jù)資料的重要性和使用頻率確定保管期限，一般為[X]年至長期。5.培訓(xùn)活動檔案：長期保管。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、編號順序排列，便于查找和管理。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.檢查發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或追查。3.對檢查情況進(jìn)行記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、檔案的利用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案是否完好無損。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱（查閱）日期、借閱（查閱）人姓名、部門、事由、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。對已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確定銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人簽字同意后，報煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點對檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.培訓(xùn)科各崗位人員應(yīng)將電子文檔及時提交給檔案管理人員，電子文檔應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類整理。2.檔案管理人員對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期更換，確保電子檔案的安全。3.對電子檔案進(jìn)行編目，建立電子檔案索引，便于查詢和利用。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）電子檔案的利用1.內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，在授權(quán)范圍內(nèi)