小公司合同登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司合同管理，規(guī)范合同登記行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司各類合同的登記管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面管理原則：對合同從簽訂前的洽談、起草，到簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行全面管理。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：合同登記信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確記錄，確保合同管理的有效性和可追溯性。4.保密原則：對合同涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等予以嚴(yán)格保密。二、合同登記管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同登記管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)一管理公司合同文本，建立合同臺賬，對合同進(jìn)行編號、登記、歸檔。3.參與合同的洽談、起草、審核、簽訂等工作，對合同的合法性、完整性、可行性進(jìn)行審查。4.跟蹤合同的履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的洽談、起草、申報(bào)等工作，并對合同內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.配合合同管理部門做好合同的審核、簽訂、履行等工作。3.及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行過程中的情況和問題。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，確保付款方式、金額、時(shí)間等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.協(xié)助合同管理部門做好合同糾紛的處理工作。（四）法務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和服務(wù)。3.開展法律培訓(xùn)和宣傳，提高員工的法律意識和合同管理水平。三、合同登記流程（一）合同洽談與起草1.業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)活動過程中，需要簽訂合同的，應(yīng)首先進(jìn)行合同洽談。洽談內(nèi)容包括合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等條款。2.洽談達(dá)成一致意見后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審查，并提出審核意見。2.對于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行會審。會審人員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)，對合同進(jìn)行全面審查，并形成會審意見。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見或會審意見對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同內(nèi)容符合要求。（三）合同簽訂1.合同文本修改完善后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人、法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本副本提交合同管理部門進(jìn)行登記。（四）合同登記1.合同管理部門收到合同文本副本后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、付款方式等。2.合同管理部門應(yīng)按照合同編號對合同進(jìn)行分類歸檔，建立合同臺賬，以便于查詢和管理。（五）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并及時(shí)跟蹤合同履行情況。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)問題或需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解決，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議或變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、簽訂和登記。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在問題，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門反饋。（六）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議。2.變更協(xié)議或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、簽訂和登記。合同管理部門應(yīng)及時(shí)對合同臺賬進(jìn)行更新，確保合同信息的準(zhǔn)確性。（七）合同終止1.合同履行完畢或按照約定提前終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同履行情況反饋給合同管理部門。2.合同管理部門應(yīng)對合同進(jìn)行結(jié)案處理，整理合同檔案，將合同文本、相關(guān)文件、往來信函等資料進(jìn)行歸檔保存。四、合同登記信息管理（一）信息收集合同管理部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集合同登記所需的信息，包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、付款方式等。（二）信息錄入合同管理部門應(yīng)將收集到的合同登記信息及時(shí)錄入合同管理系統(tǒng)或合同臺賬，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息查詢公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同登記信息的，應(yīng)填寫《合同登記信息查詢申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交合同管理部門。合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查詢，并為查詢?nèi)藛T提供相關(guān)信息。（四）信息保密合同管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對合同登記信息予以保密。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露合同登記信息。五、合同檔案管理（一）檔案收集合同管理部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中及時(shí)收集相關(guān)文件資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來信函、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等，并整理歸檔。（二）檔案整理合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同編號、簽訂日期、合同名稱等順序進(jìn)行分類，確保檔案的整齊有序。（三）檔案保管合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行保管，確保檔案的安全和完整。（四）檔案借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交合同管理部門。合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審批，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案資料。（五）檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。六、合同監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同登記流程、信息管理、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.合同的簽訂、履行、變更、解除等行為是否符合法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定。3.合同管理部門和業(yè)務(wù)部門的職責(zé)履行情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：合同管理部門應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對合同管理情況進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對合同管理中存在的突出問題或重點(diǎn)項(xiàng)目，可開展專項(xiàng)檢查。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并按時(shí)完成整改任務(wù)。合同管理部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格合同簽訂流程，確保合同條款明確、合法、可行。2.加強(qiáng)對員工的法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識和合同風(fēng)險(xiǎn)防范能力。3.在合同履行過程中，加強(qiáng)與對方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料。2.合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛進(jìn)行分析研究，制定處理方案。3.根據(jù)處理方案，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)，通過仲裁或訴訟等方式解決糾