小區(qū)寫字樓租賃管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范小區(qū)寫字樓的租賃行為，保障租賃雙方的合法權(quán)益，維護(hù)小區(qū)寫字樓的正常租賃秩序，提高寫字樓的使用效率和管理水平，促進(jìn)小區(qū)寫字樓租賃業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于本小區(qū)內(nèi)所有寫字樓的租賃活動(dòng)，包括寫字樓的出租、轉(zhuǎn)租、續(xù)租等行為。3.基本原則依法依規(guī)原則：租賃活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保租賃行為的合法性和規(guī)范性。公平公正原則：在租賃過(guò)程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，保障租賃雙方的平等地位，不得偏袒任何一方。誠(chéng)實(shí)守信原則：租賃雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得隱瞞或欺詐對(duì)方。安全有序原則：確保寫字樓的使用安全，維護(hù)小區(qū)的正常秩序，為租戶提供良好的辦公環(huán)境。二、租賃管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.管理機(jī)構(gòu)設(shè)立小區(qū)寫字樓租賃管理辦公室（以下簡(jiǎn)稱“租賃辦”），負(fù)責(zé)小區(qū)寫字樓租賃的日常管理工作。2.職責(zé)分工租賃辦主任全面負(fù)責(zé)租賃辦的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與小區(qū)其他部門的關(guān)系，確保租賃業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。審核重要租賃合同，處理重大租賃糾紛。租賃業(yè)務(wù)專員負(fù)責(zé)寫字樓租賃信息的收集、整理和發(fā)布。接待租戶咨詢，安排看房，協(xié)助簽訂租賃合同。負(fù)責(zé)租賃合同的執(zhí)行和跟蹤，及時(shí)處理租戶的投訴和建議。建立租戶檔案，定期對(duì)租戶進(jìn)行回訪。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)租賃費(fèi)用的核算、收取和管理。編制租賃業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)報(bào)表，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)財(cái)務(wù)狀況。協(xié)助租賃業(yè)務(wù)專員處理租金催繳等相關(guān)財(cái)務(wù)事宜。三、寫字樓租賃信息管理1.信息收集租賃辦應(yīng)定期收集小區(qū)寫字樓的空置情況、面積、戶型、配套設(shè)施等信息，并進(jìn)行整理和更新。關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，收集周邊寫字樓的租賃價(jià)格、租賃政策等信息，為制定合理的租賃策略提供參考。2.信息發(fā)布通過(guò)小區(qū)公告欄、網(wǎng)站、社交媒體等渠道發(fā)布寫字樓租賃信息，包括寫字樓的位置、面積、租金、配套設(shè)施、聯(lián)系方式等。確保租賃信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，不得發(fā)布虛假或誤導(dǎo)性信息。3.信息更新根據(jù)寫字樓的實(shí)際租賃情況和市場(chǎng)變化，及時(shí)更新租賃信息，確保租戶能夠獲取最新的租賃資訊。對(duì)于已出租的寫字樓，應(yīng)及時(shí)撤下相關(guān)租賃信息，并做好記錄。四、租戶資質(zhì)審核1.審核內(nèi)容租戶的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明等相關(guān)證件。租戶的信用記錄，包括是否存在逾期還款、違約等不良記錄。租戶的經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)狀況，確保其具備支付租金和相關(guān)費(fèi)用的能力。租戶的租賃用途是否符合寫字樓的規(guī)劃和使用要求。2.審核流程租戶提交租賃申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提供相關(guān)審核資料。租賃業(yè)務(wù)專員對(duì)租戶提交的資料進(jìn)行初步審核，核實(shí)資料的真實(shí)性和完整性。對(duì)于資料齊全、初步審核合格的租戶，租賃辦安排實(shí)地考察，了解租戶的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和租賃需求。根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和審核情況，租賃辦做出是否批準(zhǔn)租賃的決定。對(duì)于批準(zhǔn)租賃的租戶，簽訂租賃合同；對(duì)于不批準(zhǔn)租賃的租戶，應(yīng)書面通知其原因。五、租賃合同管理1.合同簽訂租賃雙方達(dá)成租賃意向后，應(yīng)簽訂書面租賃合同。租賃合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括租賃面積、租金、租賃期限、租金支付方式、押金、物業(yè)服務(wù)、維修責(zé)任等條款。租賃合同應(yīng)使用統(tǒng)一的合同模板，并由租賃辦審核后簽訂。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)人員和相關(guān)部門備案。2.合同執(zhí)行租賃雙方應(yīng)按照租賃合同的約定履行各自的義務(wù)。租戶應(yīng)按時(shí)支付租金和相關(guān)費(fèi)用，遵守寫字樓的管理制度；出租方應(yīng)按照合同約定提供符合要求的寫字樓及相關(guān)服務(wù)。租賃業(yè)務(wù)專員應(yīng)定期跟蹤租賃合同的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于租戶逾期支付租金等違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同變更與解除在租賃合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，租賃雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原租賃合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定原因需要解除租賃合同，租賃雙方應(yīng)按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清退。六、租金及費(fèi)用管理1.租金標(biāo)準(zhǔn)寫字樓的租金標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情、寫字樓的位置、面積、配套設(shè)施等因素綜合確定。租金標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保其合理性和競(jìng)爭(zhēng)力。租賃辦應(yīng)在租賃合同中明確租金的具體金額、支付方式和支付期限。租金支付方式可采用按月支付、按季支付或按年支付等方式，具體支付方式由租賃雙方協(xié)商確定。2.費(fèi)用構(gòu)成租戶除支付租金外，還應(yīng)承擔(dān)物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)、空調(diào)費(fèi)、電梯費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。物業(yè)管理費(fèi)等費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和實(shí)際成本核算確定，并在租賃合同中明確。租賃辦應(yīng)定期向租戶公布各項(xiàng)費(fèi)用的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和使用情況，接受租戶的監(jiān)督。3.費(fèi)用收取財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照租賃合同約定的時(shí)間和方式向租戶收取租金和相關(guān)費(fèi)用。對(duì)于租戶逾期支付的情況，應(yīng)按照合同約定收取滯納金。財(cái)務(wù)人員應(yīng)建立費(fèi)用收取臺(tái)賬，詳細(xì)記錄租戶的繳費(fèi)情況，確保費(fèi)用收取的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。租賃業(yè)務(wù)專員應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)人員做好租金催繳工作，對(duì)于欠費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)的租戶，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行催繳，必要時(shí)可通過(guò)法律途徑解決。七、物業(yè)服務(wù)管理1.服務(wù)內(nèi)容物業(yè)管理公司應(yīng)按照物業(yè)服務(wù)合同的約定，為寫字樓提供安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、綠化養(yǎng)護(hù)、設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)等物業(yè)服務(wù)。安全保衛(wèi)方面，應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，安排專人24小時(shí)值班，確保寫字樓的安全。環(huán)境衛(wèi)生方面，應(yīng)定期清掃公共區(qū)域，保持環(huán)境整潔。綠化養(yǎng)護(hù)方面，應(yīng)定期對(duì)寫字樓周邊的綠化進(jìn)行修剪和養(yǎng)護(hù)。設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)方面，應(yīng)定期對(duì)電梯、空調(diào)、消防等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)物業(yè)服務(wù)公司應(yīng)制定詳細(xì)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各項(xiàng)服務(wù)的質(zhì)量要求、工作流程和考核指標(biāo)等內(nèi)容。租賃辦應(yīng)定期對(duì)物業(yè)服務(wù)公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，應(yīng)要求物業(yè)服務(wù)公司限期整改。3.服務(wù)監(jiān)督租戶有權(quán)對(duì)物業(yè)服務(wù)公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和投訴。租賃辦應(yīng)及時(shí)受理租戶的投訴，并協(xié)調(diào)物業(yè)服務(wù)公司進(jìn)行處理。租賃辦應(yīng)定期組織租戶對(duì)物業(yè)服務(wù)公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行滿意度調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果對(duì)物業(yè)服務(wù)公司進(jìn)行獎(jiǎng)懲。八、寫字樓使用管理1.使用規(guī)范租戶應(yīng)按照租賃合同約定的租賃用途使用寫字樓，不得擅自改變寫字樓的使用性質(zhì)。如需改變使用性質(zhì)，應(yīng)提前向租賃辦提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。租戶應(yīng)遵守寫字樓的管理制度，不得在寫字樓內(nèi)從事違法違規(guī)活動(dòng)。不得在寫字樓內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等，保持寫字樓的整潔和安靜。租戶應(yīng)愛護(hù)寫字樓內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得擅自損壞或拆除。如需對(duì)寫字樓進(jìn)行裝修或改造，應(yīng)提前向租賃辦提交裝修方案，經(jīng)批準(zhǔn)后方可施工。裝修過(guò)程中應(yīng)遵守相關(guān)安全規(guī)定，確保施工安全。2.安全管理租賃辦應(yīng)建立健全寫字樓的安全管理制度，加強(qiáng)安全檢查和隱患排查，確保寫字樓的使用安全。租戶應(yīng)配備必要的消防器材，遵守消防規(guī)定，不得在寫字樓內(nèi)堆放易燃、易爆物品。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。寫字樓內(nèi)的電梯、空調(diào)、消防等設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。對(duì)于存在安全隱患的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.環(huán)境衛(wèi)生管理租戶應(yīng)保持租賃區(qū)域內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生整潔，不得在公共區(qū)域堆放雜物。自行負(fù)責(zé)租賃區(qū)域內(nèi)的垃圾清理，并按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)投放。物業(yè)管理公司應(yīng)定期對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行清掃和消毒，保持公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生良好。九、租賃檔案管理1.檔案內(nèi)容租賃檔案應(yīng)包括租賃合同、租戶資質(zhì)審核資料、租金及費(fèi)用收取記錄、物業(yè)服務(wù)合同、裝修方案及驗(yàn)收記錄、安全檢查記錄、投訴處理記錄等相關(guān)資料。租賃檔案應(yīng)按照租戶進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案保管租賃辦應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)租賃檔案的保管工作，建立檔案保管制度，確保檔案資料的安全和完整。租賃檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。3.檔案查閱因工作需要查閱租賃檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)租賃辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。查閱檔案人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。十、租賃糾紛處理1.糾紛預(yù)防租賃辦應(yīng)加強(qiáng)租賃合同管理，明確租賃雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免因合同條款不明確或約定不清引發(fā)糾紛。定期組織租賃雙方進(jìn)行溝通和交流，及時(shí)了解雙方的需求和意見，協(xié)調(diào)解決租賃過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，預(yù)防糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理流程當(dāng)租賃雙方發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可向租賃辦申請(qǐng)調(diào)解。租賃辦應(yīng)及時(shí)受理糾紛調(diào)解申請(qǐng)，組織雙方進(jìn)行調(diào)解。在調(diào)解過(guò)程中，租賃辦應(yīng)聽取雙方的意