工程電子化歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程文件的電子化管理，規(guī)范工程文件的歸檔流程，確保工程文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于工程文件的查閱、利用和長(zhǎng)期保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件資料的電子化歸檔管理。（三）基本原則1.遵循國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保歸檔文件合法合規(guī)。2.堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，明確各部門在工程電子化歸檔工作中的職責(zé)，保證歸檔工作的有序進(jìn)行。3.保證歸檔文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁對(duì)歸檔文件進(jìn)行篡改、偽造等行為。4.注重電子文件的安全性和保密性，采取有效措施防止文件丟失、損壞和泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程電子化歸檔管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和協(xié)助各工程項(xiàng)目部門開展工程文件的收集、整理和電子化歸檔工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便工程文件的查閱和利用。5.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并按規(guī)定進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）工程項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)進(jìn)行電子化歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)工程文件的收集、整理和歸檔工作，確保文件的質(zhì)量和完整性。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好工程文件的階段性檢查和驗(yàn)收工作。4.對(duì)歸檔的工程文件進(jìn)行分類、編號(hào)，編制文件目錄，確保文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）其他部門職責(zé)1.涉及工程建設(shè)的其他部門，應(yīng)按照各自職責(zé)范圍，及時(shí)將與工程相關(guān)的文件資料移交工程項(xiàng)目部門或檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好工程電子化歸檔工作中的相關(guān)協(xié)調(diào)和配合工作。三、工程文件的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算文件等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件，如會(huì)議紀(jì)要、來往函件、工程照片、視頻資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確工程文件的收集責(zé)任人，確保文件收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.收集的工程文件應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，能夠長(zhǎng)期有效讀取。（三）整理原則1.遵循工程文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，建立準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)關(guān)系。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件的整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類，同一類文件按時(shí)間順序排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者等信息。2.電子文件的整理按照檔案管理部門規(guī)定的分類方案對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容和形成時(shí)間。填寫電子文件的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、日期、責(zé)任者、密級(jí)、格式等信息。四、工程電子化歸檔流程（一）歸檔準(zhǔn)備1.工程項(xiàng)目部門在文件整理完成后，填寫《工程文件歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明歸檔文件的內(nèi)容、數(shù)量、整理情況等，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)歸檔申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后確定歸檔時(shí)間和方式。（二）數(shù)據(jù)錄入與上傳1.工程項(xiàng)目部門按照檔案管理部門的要求，將紙質(zhì)文件的內(nèi)容錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并上傳相應(yīng)的電子文件。2.在錄入和上傳過程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門對(duì)上傳的電子檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括文件格式、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于不符合要求的電子檔案，及時(shí)通知工程項(xiàng)目部門進(jìn)行整改，直至符合歸檔要求。（四）歸檔存儲(chǔ)1.經(jīng)質(zhì)量檢查合格的電子檔案，由檔案管理部門進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。2.建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，對(duì)存儲(chǔ)的電子檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查找和管理。（五）歸檔標(biāo)識(shí)1.檔案管理部門對(duì)已歸檔的電子檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將歸檔標(biāo)識(shí)與電子檔案存儲(chǔ)目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便快速查找和識(shí)別歸檔文件。五、電子檔案的保管與維護(hù)（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.應(yīng)選擇安全、穩(wěn)定、可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)地點(diǎn)，確保電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境溫度、濕度適宜，防止電子檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）備份管理1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）安全保密措施1.建立嚴(yán)格的電子檔案訪問權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級(jí)別，確保電子檔案的安全性和保密性。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止病毒、黑客等攻擊。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全意識(shí)和防范能力，嚴(yán)禁泄露電子檔案的內(nèi)容和信息。（四）維護(hù)與更新1.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能。2.隨著工程建設(shè)的推進(jìn)和檔案管理工作的需要，及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新和補(bǔ)充，保證檔案的時(shí)效性和完整性。六、電子檔案的利用與共享（一）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)人的權(quán)限提供相應(yīng)的電子檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱電子檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或更改電子檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。（二）共享規(guī)定1.對(duì)于涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的電子檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外共享。2.如需與外部單位共享電子檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全。3.在共享電子檔案時(shí)，應(yīng)采取加密傳輸、設(shè)置訪問權(quán)限等措施，防止檔案信息泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)電子檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目部門代表、技術(shù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、重要程度、利用頻率等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的電子檔案，由檔案管理部門填寫《電子檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案內(nèi)容等信息。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立工程電子化歸檔工作監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門的工程文件收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)工程電子化歸檔工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.工程文件的收集是否齊全、完整，整理是否規(guī)范。2.電子檔案的錄入、上傳是否準(zhǔn)確、及時(shí)，質(zhì)量是否符合要求。3.電子檔案的保管、維護(hù)、利用等工作是否符合規(guī)定。（三