第三方倉儲發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司第三方倉儲發(fā)貨管理流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時、安全地發(fā)出，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通過第三方倉儲進行發(fā)貨的業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保倉儲發(fā)貨活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證發(fā)貨信息與貨物實際情況一致，避免錯發(fā)、漏發(fā)等情況。3.及時性原則：按照客戶要求的時間節(jié)點，及時安排發(fā)貨，提高物流效率。4.安全性原則：在倉儲和發(fā)貨過程中，保障貨物的質(zhì)量和安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶溝通訂單需求，確保客戶信息準(zhǔn)確無誤，并及時將訂單信息傳遞給第三方倉儲管理部門。2.跟蹤訂單發(fā)貨進度，及時向客戶反饋發(fā)貨情況，處理客戶關(guān)于發(fā)貨的疑問和投訴。（二）第三方倉儲管理部門1.負(fù)責(zé)與第三方倉儲供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，監(jiān)督第三方倉儲供應(yīng)商按照協(xié)議要求提供倉儲發(fā)貨服務(wù)。2.接收銷售部門傳遞的訂單信息，審核訂單內(nèi)容，確保訂單的準(zhǔn)確性和完整性。3.根據(jù)訂單信息，安排貨物的存儲、分揀、包裝等發(fā)貨準(zhǔn)備工作，確保貨物能夠按時、準(zhǔn)確發(fā)出。4.定期對第三方倉儲供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。（三）第三方倉儲供應(yīng)商1.按照與公司簽訂的合作協(xié)議，提供專業(yè)的倉儲設(shè)施和設(shè)備，確保貨物存儲安全、環(huán)境適宜。2.配備足夠的專業(yè)工作人員，負(fù)責(zé)貨物的入庫、存儲、分揀、包裝、發(fā)貨等操作，保證操作流程符合規(guī)范要求。3.建立完善的庫存管理系統(tǒng)，實時更新貨物庫存信息，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，便于公司進行訂單處理和發(fā)貨安排。4.按照公司要求的時間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，完成貨物的發(fā)貨任務(wù)，并及時反饋發(fā)貨信息給公司。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核與第三方倉儲發(fā)貨相關(guān)的費用支出，確保費用支付合理合規(guī)。2.與第三方倉儲供應(yīng)商進行費用結(jié)算，核對賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（五）質(zhì)量控制部門1.在貨物入庫前，對貨物的質(zhì)量進行抽檢，確保入庫貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.在發(fā)貨前，對即將發(fā)出的貨物進行質(zhì)量復(fù)查，防止不合格產(chǎn)品流入市場。三、倉儲管理（一）貨物入庫1.第三方倉儲供應(yīng)商在接收貨物時，應(yīng)核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息與送貨單一致，并及時通知公司質(zhì)量控制部門進行抽檢。2.質(zhì)量控制部門按照規(guī)定的抽檢比例對貨物進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格的貨物方可辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的貨物，應(yīng)及時通知公司相關(guān)部門處理。3.第三方倉儲供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)貨物的特性和存儲要求，合理安排貨物的存儲位置，并建立詳細(xì)的庫存臺賬，記錄貨物的入庫時間、數(shù)量、存儲位置等信息。（二）貨物存儲1.第三方倉儲供應(yīng)商應(yīng)確保倉儲環(huán)境符合貨物存儲要求，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件適宜，防止貨物因存儲環(huán)境問題而損壞。2.對有特殊存儲要求的貨物，如易燃易爆、易腐蝕等貨物，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.定期對庫存貨物進行盤點，確保賬實相符。盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（三）貨物保管1.第三方倉儲供應(yīng)商應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)貨物的保管工作，定期對貨物進行檢查，查看貨物是否有損壞、變質(zhì)等情況。2.對于易損、易壞的貨物，應(yīng)采取必要的防護措施，如加固包裝、隔離存放等，減少貨物在存儲過程中的損耗。3.建立貨物保管記錄，詳細(xì)記錄貨物的保管情況，包括檢查時間、檢查人員、貨物狀態(tài)等信息。四、發(fā)貨管理（一）訂單處理1.銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)及時審核訂單內(nèi)容，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。對于存在疑問的訂單，應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)。2.審核通過的訂單，銷售部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將訂單信息傳遞給第三方倉儲管理部門。訂單信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系方式、收貨地址、貨物明細(xì)、數(shù)量、發(fā)貨時間等內(nèi)容。3.第三方倉儲管理部門收到訂單信息后，應(yīng)再次審核訂單內(nèi)容，與庫存信息進行核對，確認(rèn)貨物是否充足。如貨物不足，應(yīng)及時通知銷售部門與客戶協(xié)商解決。（二）發(fā)貨準(zhǔn)備1.根據(jù)訂單信息，第三方倉儲管理部門安排工作人員進行貨物分揀。分揀過程中應(yīng)嚴(yán)格按照訂單要求，準(zhǔn)確選取貨物，確保貨物品種、數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.對分揀好的貨物進行包裝，包裝材料應(yīng)符合貨物運輸要求，能夠有效保護貨物在運輸過程中不受損壞。包裝過程中應(yīng)注意標(biāo)識清晰，注明客戶名稱、收貨地址、貨物明細(xì)等信息。3.在貨物包裝完成后，粘貼發(fā)貨標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)包括訂單號、運單號、客戶名稱、收貨地址等信息。發(fā)貨標(biāo)簽應(yīng)粘貼牢固，確保在運輸過程中不脫落。（三）發(fā)貨操作1.第三方倉儲管理部門根據(jù)訂單要求和貨物運輸方式，選擇合適的物流服務(wù)商，并安排貨物發(fā)運。在發(fā)貨前，應(yīng)與物流服務(wù)商確認(rèn)運輸時間、運輸路線、運輸費用等信息。2.物流服務(wù)商接收貨物時，第三方倉儲管理部門應(yīng)與物流服務(wù)商辦理貨物交接手續(xù)，填寫貨物交接清單，雙方簽字確認(rèn)。貨物交接清單應(yīng)包括訂單號、運單號、貨物明細(xì)、數(shù)量、包裝情況等信息。3.發(fā)貨后，第三方倉儲管理部門應(yīng)及時將發(fā)貨信息（如運單號、發(fā)貨時間等）反饋給銷售部門，銷售部門應(yīng)及時將發(fā)貨信息告知客戶，并跟蹤物流運輸情況，及時處理客戶關(guān)于物流運輸?shù)囊蓡柡屯对V。五、物流運輸管理（一）物流服務(wù)商選擇1.第三方倉儲管理部門應(yīng)建立物流服務(wù)商評估機制，定期對物流服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量、運輸能力、價格水平等進行評估和考核。2.根據(jù)評估結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)的物流服務(wù)商作為長期合作伙伴，并簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、運輸費用、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款。3.在選擇物流服務(wù)商時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽、豐富經(jīng)驗、完善服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的物流企業(yè)，確保貨物能夠安全、及時、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。（二）運輸過程跟蹤1.第三方倉儲管理部門應(yīng)要求物流服務(wù)商提供貨物運輸跟蹤信息，實時掌握貨物運輸狀態(tài)。運輸跟蹤信息應(yīng)包括貨物所在位置、預(yù)計到達(dá)時間、運輸軌跡等內(nèi)容。2.如發(fā)現(xiàn)貨物運輸過程中出現(xiàn)異常情況（如延誤、損壞、丟失等），第三方倉儲管理部門應(yīng)及時與物流服務(wù)商溝通協(xié)調(diào)，了解情況并采取相應(yīng)的措施解決問題。同時，應(yīng)將情況及時反饋給銷售部門，以便銷售部門與客戶溝通解釋。3.對于因物流運輸問題導(dǎo)致的客戶投訴，第三方倉儲管理部門應(yīng)積極協(xié)助銷售部門處理，按照公司的客戶投訴處理流程，及時解決客戶問題，提高客戶滿意度。六、庫存管理（一）庫存監(jiān)控1.第三方倉儲管理部門應(yīng)建立庫存監(jiān)控系統(tǒng)，實時監(jiān)控庫存數(shù)量、出入庫情況等信息。庫存監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備預(yù)警功能，當(dāng)庫存數(shù)量低于設(shè)定的安全庫存時，能夠及時發(fā)出預(yù)警信息。2.定期對庫存數(shù)據(jù)進行分析，了解庫存周轉(zhuǎn)率、庫存結(jié)構(gòu)等情況，為公司的采購決策、生產(chǎn)計劃等提供數(shù)據(jù)支持。3.根據(jù)庫存監(jiān)控情況和銷售預(yù)測，合理安排貨物的采購和補貨計劃，確保庫存數(shù)量既能滿足市場需求，又不會造成庫存積壓。（二）庫存盤點1.制定庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、方法等內(nèi)容。庫存盤點應(yīng)定期進行，確保賬實相符。2.在盤點過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)盤點工作，采用實地盤點的方法，對庫存貨物進行逐一清點。盤點人員應(yīng)認(rèn)真記錄盤點結(jié)果，確保盤點數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.盤點結(jié)束后，編制庫存盤點報告，詳細(xì)說明盤點情況，包括賬實差異、差異原因分析等內(nèi)容。對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。七、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的第三方倉儲發(fā)貨信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售訂單、庫存管理、發(fā)貨操作、物流跟蹤等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠?qū)崟r更新庫存信息、發(fā)貨信息等數(shù)據(jù)，為公司各部門提供準(zhǔn)確、及時的信息支持。3.確保信息管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，采取必要的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。定期對信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)功能的正常運行。（二）信息傳遞與共享1.銷售部門、第三方倉儲管理部門、第三方倉儲供應(yīng)商、財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等應(yīng)通過信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的實時傳遞與共享，確保各部門之間信息暢通。2.明確各部門在信息傳遞過程中的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)定信息傳遞的流程和時間要求。各部門應(yīng)按照規(guī)定及時準(zhǔn)確地錄入和傳遞相關(guān)信息，不得延誤或隱瞞重要信息。3.建立信息溝通協(xié)調(diào)機制，定期召開信息溝通會議，及時解決信息傳遞和共享過程中出現(xiàn)的問題，確保公司第三方倉儲發(fā)貨管理工作的順利進行。八、費用管理（一）費用核算1.財務(wù)部門應(yīng)按照與第三方倉儲供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議，準(zhǔn)確核算倉儲發(fā)貨相關(guān)費用，包括倉儲費用、發(fā)貨費用、運輸費用等。2.建立費用明細(xì)臺賬，詳細(xì)記錄每筆費用的發(fā)生時間、金額、支付對象等信息，確保費用核算清晰準(zhǔn)確。3.定期對費用進行核對和分析，與第三方倉儲供應(yīng)商進行費用結(jié)算，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)費用差異，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（二）費用支付1.根據(jù)費用核算結(jié)果和合作協(xié)議約定，財務(wù)部門在規(guī)定時間內(nèi)辦理費用支付手續(xù)。費用支付應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度執(zhí)行，確保支付流程合法合規(guī)。2.在支付費用前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票、憑證等資料的真實性、合法性和完整性。對于不符合要求的發(fā)票和憑證，應(yīng)及時要求對方更換或補充。3.加強對費用支付的監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)費用超支、違規(guī)支付等情況。定期對費用支付情況進行審計，確保公司資金安全。九、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立第三方倉儲發(fā)貨風(fēng)險識別與評估機制，定期對倉儲發(fā)貨過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋貨物存儲、發(fā)貨操作、物流運輸、信息管理、費用管理等各個環(huán)節(jié)。2.分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，編制風(fēng)險清單，明確風(fēng)險事項、風(fēng)險等級、風(fēng)險應(yīng)對措施等內(nèi)容，并定期進行更新。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于貨物存儲風(fēng)險，如火災(zāi)、水災(zāi)等，應(yīng)加強倉儲設(shè)施的安全防護，配備必要的消防、排水等設(shè)備，并購買相應(yīng)的保險。2.對于發(fā)貨操作風(fēng)險，如錯發(fā)、漏發(fā)等，應(yīng)加強操作人員的培訓(xùn)和管理，嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)貨流程，建立雙人核對制度，確保發(fā)貨信息準(zhǔn)確無誤。3.對于物流運輸風(fēng)險，如延誤、損壞、丟失等，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)的物流服務(wù)商，簽訂詳細(xì)的運輸合同，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，并購買足額的運輸保險。4.對于信息管理風(fēng)險，如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等，應(yīng)加強信息系統(tǒng)的安全防護，定期進行數(shù)據(jù)備份，制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。5.對于費用管理風(fēng)險，如費用超支、違規(guī)支付等，應(yīng)加強費用核算和監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)管理制度，確保費用支付合理合規(guī)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立第三方倉儲發(fā)貨監(jiān)督檢查機制，定期對第三方倉儲發(fā)貨管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括倉儲管理、發(fā)貨管理、物流運輸管理、庫存管理、信息管理、費用管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、問題原因分析、整改建議等內(nèi)容。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)對整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.制定第三方倉儲發(fā)貨管理考核評價標(biāo)準(zhǔn)，對第三方倉儲管理部門、第三方倉儲供應(yīng)商等相關(guān)部門和人員的工作業(yè)績進行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)應(yīng)包括服務(wù)質(zhì)量、發(fā)貨效率、庫存管理、費用控制、客戶滿意