外勤365使用管理制度總則目的為規(guī)范公司員工對外勤365系統(tǒng)的使用，提高外勤工作管理效率，確保公司業(yè)務流程的順暢運行，結合公司實際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有使用外勤365系統(tǒng)的部門和員工。定義外勤365是一款專為企業(yè)外勤人員打造的移動辦公管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)員工外勤定位、考勤管理、任務分配、客戶拜訪管理、數(shù)據(jù)采集等功能，為企業(yè)提供全面的外勤管理解決方案。組織與職責管理部門公司行政部門為外勤365系統(tǒng)的管理部門，主要職責如下：1.負責系統(tǒng)的日常維護和管理，包括賬號分配、權限設置、數(shù)據(jù)備份等。2.制定和完善外勤365系統(tǒng)的使用規(guī)范和管理制度。3.組織員工進行系統(tǒng)的培訓和學習，解答員工在使用過程中遇到的問題。4.監(jiān)督和檢查員工對系統(tǒng)的使用情況，對違規(guī)行為進行處理。使用部門各使用部門負責本部門員工對系統(tǒng)的使用管理，主要職責如下：1.組織本部門員工學習和遵守外勤365系統(tǒng)的使用制度。2.根據(jù)工作需要，合理分配員工的系統(tǒng)使用權限。3.督促本部門員工按時、準確地完成系統(tǒng)中的各項任務，如考勤打卡、客戶拜訪記錄等。4.及時反饋本部門員工在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題和建議。員工職責1.嚴格遵守外勤365系統(tǒng)的使用制度和操作規(guī)范。2.按照規(guī)定及時、準確地錄入和更新系統(tǒng)中的個人信息和工作數(shù)據(jù)。3.妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號借給他人使用。4.積極參加系統(tǒng)的培訓和學習，不斷提高自己的系統(tǒng)使用技能。賬號管理賬號申請1.新員工入職后，由所在部門負責人填寫《外勤365賬號申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)員工的崗位和工作需要，為其分配相應的系統(tǒng)賬號和初始密碼。3.員工收到賬號和密碼后，應及時登錄系統(tǒng)修改初始密碼，并妥善保管。賬號權限設置1.行政部門根據(jù)員工的崗位和工作職責，為其設置相應的系統(tǒng)使用權限。權限設置應遵循最小化原則，確保員工只能訪問和操作與其工作相關的信息和功能。2.員工因崗位變動或工作需要，需要調整系統(tǒng)使用權限的，由所在部門負責人填寫《外勤365賬號權限調整申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，提交至行政部門。行政部門在收到申請后的[X]個工作日內完成權限調整。賬號停用與注銷1.員工離職或因其他原因不再使用外勤365系統(tǒng)時，所在部門負責人應及時通知行政部門。2.行政部門在收到通知后的[X]個工作日內，停用該員工的系統(tǒng)賬號，并對其賬號中的數(shù)據(jù)進行備份和處理。3.對于長期不使用的賬號，行政部門有權進行注銷處理?？记诠芾砜记诖蚩?.員工應在規(guī)定的上班時間前[X]分鐘內，使用外勤365系統(tǒng)進行上班打卡；在下班時間后[X]分鐘內，進行下班打卡。2.打卡時，員工應確保手機網(wǎng)絡連接正常，定位準確。如因特殊情況無法正常打卡，員工應及時向所在部門負責人說明情況，并在[X]小時內提交《外勤365考勤異常申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理審核、行政部門批準后，視為有效考勤。3.員工在外出辦公期間，應按照規(guī)定的時間和地點進行考勤打卡。如因工作需要離開指定區(qū)域，應提前向所在部門負責人申請，并在系統(tǒng)中進行外出報備。考勤統(tǒng)計與審核1.行政部門每天對員工的考勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，生成考勤報表。2.各部門負責人每周對本部門員工的考勤情況進行審核，如有異常情況應及時與員工溝通并處理。3.行政部門每月對員工的考勤數(shù)據(jù)進行匯總和整理，作為員工工資核算和績效考核的依據(jù)。任務管理任務分配1.部門負責人根據(jù)工作需要，在外勤365系統(tǒng)中為員工分配任務。任務應明確任務名稱、任務內容、任務目標、完成時間等信息。2.員工在收到任務分配通知后，應及時查看任務詳情，并確認是否接受任務。如因特殊情況無法接受任務，應及時向部門負責人說明原因。任務執(zhí)行與反饋1.員工應按照任務要求，按時、準確地完成任務。在任務執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應及時向部門負責人反饋。2.員工完成任務后，應在系統(tǒng)中及時提交任務完成情況報告，包括任務完成時間、完成質量、遇到的問題及解決方案等。3.部門負責人應對員工提交的任務完成情況報告進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與員工溝通并要求其整改。任務考核1.各部門應建立任務考核機制，對員工的任務完成情況進行考核?？己酥笜藨ㄈ蝿胀瓿陕?、任務完成質量、任務執(zhí)行效率等。2.任務考核結果應與員工的績效考核掛鉤，作為員工績效評估和薪酬調整的重要依據(jù)?？蛻舭菰L管理拜訪計劃制定1.銷售人員應根據(jù)客戶需求和市場情況，制定詳細的客戶拜訪計劃。拜訪計劃應包括拜訪客戶名稱、拜訪時間、拜訪目的、拜訪內容等信息，并在系統(tǒng)中進行報備。2.部門負責人應對銷售人員的拜訪計劃進行審核，確保拜訪計劃的合理性和可行性。拜訪記錄與跟進1.銷售人員在拜訪客戶后，應及時在系統(tǒng)中記錄拜訪情況，包括拜訪時間、拜訪地點、拜訪對象、拜訪內容、客戶反饋等信息。2.銷售人員應根據(jù)客戶反饋，及時制定跟進計劃，并在系統(tǒng)中進行記錄。跟進計劃應明確跟進時間、跟進方式、跟進目標等信息。3.部門負責人應定期對銷售人員的客戶拜訪記錄和跟進計劃進行檢查，督促銷售人員及時跟進客戶，提高客戶滿意度?？蛻粜畔⒐芾?.銷售人員應及時在系統(tǒng)中更新客戶信息，包括客戶基本信息、聯(lián)系方式、業(yè)務需求、合作意向等。2.行政部門應定期對系統(tǒng)中的客戶信息進行備份和整理，確保客戶信息的安全性和完整性。數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)錄入與更新1.員工應按照規(guī)定的格式和要求，及時、準確地錄入和更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入應確保真實、可靠，不得虛報、瞞報或篡改數(shù)據(jù)。2.對于重要數(shù)據(jù)的錄入和更新，應進行雙人審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和安全性。數(shù)據(jù)安全與保密1.行政部門應采取必要的技術和管理措施，確保系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全和保密。如設置數(shù)據(jù)訪問權限、進行數(shù)據(jù)加密、定期備份數(shù)據(jù)等。2.員工應嚴格遵守公司的數(shù)據(jù)安全和保密制度，不得泄露系統(tǒng)中的任何數(shù)據(jù)信息。如因工作需要共享數(shù)據(jù)，應經(jīng)過相關部門負責人的批準，并采取必要的保密措施。數(shù)據(jù)備份與恢復1.行政部門應定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲介質中。2.如因系統(tǒng)故障、自然災害等原因導致數(shù)據(jù)丟失或損壞，行政部門應及時使用備份數(shù)據(jù)進行恢復，確保系統(tǒng)的正常運行。系統(tǒng)維護與升級日常維護1.行政部門應安排專人負責外勤365系統(tǒng)的日常維護工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障排除、性能優(yōu)化等。2.維護人員應定期檢查系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)中存在的問題。如遇到重大問題，應及時向上級領導匯報。系統(tǒng)升級1.行政部門應關注外勤365系統(tǒng)的官方發(fā)布信息，及時了解系統(tǒng)的升級情況。2.在系統(tǒng)升級前，行政部門應制定詳細的升級計劃，并進行充分的測試和驗證，確保升級過程不會影響公司的正常業(yè)務。3.系統(tǒng)升級完成后，行政部門應及時組織員工進行培訓，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作方法。監(jiān)督與檢查內部審計1.公司審計部門應定期對外勤365系統(tǒng)的使用情況進行內部審計，檢查員工是否遵守系統(tǒng)使用制度和操作規(guī)范，系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否真實、準確、完整。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時向相關部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。違規(guī)處理1.對于違反外勤365系統(tǒng)使用制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包