環(huán)保公司采購部管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部及與采購活動相關的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公平、公正地對待所有供應商，不得偏袒任何一方。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責（一）采購部組織架構采購部設采購經理一名，采購主管若干名，采購專員若干名。（二）職責分工1.采購經理全面負責采購部的日常管理工作。制定采購戰(zhàn)略和采購計劃。審核采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況。協(xié)調與其他部門的關系，解決采購過程中的問題。2.采購主管協(xié)助采購經理制定采購計劃和采購預算。負責具體采購項目的組織實施，包括供應商的選擇、詢價、比價、議價等。審核采購訂單，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。收集、整理采購相關信息，建立供應商檔案。3.采購專員根據(jù)采購計劃和采購任務，負責具體的采購操作，如聯(lián)系供應商、下達采購訂單、跟進貨物交付等。協(xié)助采購主管進行供應商的評估和管理。負責采購文件的整理和歸檔。三、采購流程（一）采購需求申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預算等信息。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到各部門的采購需求申請后，進行匯總和分析。2.根據(jù)公司的年度預算和實際需求，制定采購計劃，明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等。3.采購計劃報采購經理審核后，提交至公司領導審批。（三）供應商選擇與管理1.采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件。3.組織對符合條件的供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量管理、售后服務等情況。4.根據(jù)考察結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，分為合格供應商、優(yōu)秀供應商和淘汰供應商。5.定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)評估結果調整供應商等級。（四）采購詢價與比價1.采購專員向多家供應商發(fā)送詢價單，要求其提供采購物品或服務的報價、交貨期、付款方式等信息。2.對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、服務等方面的優(yōu)勢。3.必要時，組織相關部門人員與供應商進行談判，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條件。（五）采購合同簽訂1.根據(jù)詢價和比價結果，選擇合適的供應商，與其簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款。3.采購合同經采購經理審核后，提交至公司領導審批，審批通過后加蓋公司公章。（六）采購訂單下達1.采購專員根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物品或服務的具體要求和交貨時間。2.采購訂單應及時發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認。（七）采購跟蹤與催貨1.采購專員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在交貨延遲等問題，及時與供應商溝通協(xié)調，要求其采取措施解決問題。3.對于重要的采購項目，必要時安排專人到供應商現(xiàn)場進行催貨。（八）貨物驗收1.采購物品或服務到貨前，采購部通知相關部門做好驗收準備工作。2.貨物到貨后，由相關部門按照合同要求和驗收標準進行驗收，填寫《貨物驗收單》。3.驗收合格的貨物，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的貨物，及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（九）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和貨物驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發(fā)票、貨物驗收單等相關憑證。2.《付款申請單》經采購經理審核后，提交至公司財務部門。3.財務部門按照公司財務制度和審批流程進行付款審批，審批通過后辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據(jù)公司的年度經營計劃和采購需求，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購項目、采購金額、采購時間等詳細信息。3.采購預算草案報采購經理審核后，提交至公司財務部門。（二）預算執(zhí)行1.采購部嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，應填寫《采購預算調整申請表》，說明調整原因和調整金額，經采購經理審核后，提交至公司領導審批。（三）預算監(jiān)控1.財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部每月向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報表，匯報采購預算的執(zhí)行進度、預算差異等情況。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用定性和定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級。2.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。（三）風險應對1.對于供應商違約風險，加強對供應商的管理和監(jiān)督，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，要求供應商提供履約保證金等。2.對于質量風險，加強對采購物品或服務的質量檢驗，選擇質量可靠的供應商，要求供應商提供質量保證文件等。3.對于價格波動風險，建立價格預警機制，關注市場價格動態(tài)，與供應商協(xié)商簽訂價格調整條款等。4.對于法律風險，加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)，必要時咨詢專業(yè)法律人士。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、采購費用等。2.采購質量：采購物品或服務的質量符合要求的程度。3.采購效率：采購任務的完成時間、交貨期等。4.供應商管理：供應商的滿意度、合作穩(wěn)定性等。（二）評估方法1.定期對采購績效進行評估，采用定量和定性相結合的方法，如數(shù)據(jù)分析、問卷調查、供應商評價等。2.根據(jù)評估結果，對采購人員的工作表現(xiàn)進行評價，作為績效考核和薪酬調整的依據(jù)。（三）持續(xù)改進1.針對采購績效評估中發(fā)現(xiàn)的問題，分析原因，制定改進措施。2.跟蹤改進措施的執(zhí)行情況，不斷提高采購績效。七、采購文件管理（一）文件分類采購文件包括采購需求申請表、采購計劃、詢價單、報價單、采購合同、采購訂單、貨物驗收單、付款申請單等。（二）文件歸檔1.采購專員負責采購文件的整理和歸檔工作，確保文件的完整性和準確性。2.采購文件應按照類別和時間順序進行分類歸檔，便于查閱和管理。（三）文件保管1.采購文件應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。2.采購文件的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（四）文件查閱1.因工作需要查