工程公司合約部管理制度一、總則（一）目的為加強工程公司合約部的管理，規(guī)范合約部工作流程，提高合約管理水平，有效控制工程成本，防范合約風險，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于工程公司合約部及與合約管理相關(guān)的各部門、各項目團隊。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合約管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定。2.公平公正原則：在合約簽訂、履行過程中，要秉持公平公正的態(tài)度，維護公司與合作方的合法權(quán)益。3.風險防控原則：注重合約風險的識別、評估與防控，采取有效措施降低風險發(fā)生的可能性及影響程度。4.精細化管理原則：對合約管理的各個環(huán)節(jié)進行細致、精準的管理，確保合約條款明確、權(quán)利義務清晰、流程規(guī)范有序。二、合約部職責（一）合約策劃1.參與項目前期策劃，從合約角度對項目的成本、風險等進行分析評估，提出專業(yè)意見和建議。2.根據(jù)項目特點和要求，制定合約管理策劃方案，明確合約管理目標、流程、方法及重點關(guān)注事項。（二）合同起草與審核1.負責各類工程合同（包括但不限于施工合同、采購合同、分包合同等）的起草工作，確保合同條款完整、準確、合法，符合公司利益和項目實際需求。2.對合同文本進行嚴格審核，重點審查合同主體資格、條款完整性、權(quán)利義務對等性、風險防范措施等內(nèi)容，提出審核意見并跟蹤修改情況。（三）合同簽訂與執(zhí)行1.組織合同談判，代表公司與合作方就合同條款進行協(xié)商，爭取有利的合作條件，維護公司利益。2.負責合同的簽訂工作，確保合同簽訂流程合規(guī)，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，對合同執(zhí)行偏差進行分析評估，并提出相應的處理措施。（四）成本控制與結(jié)算管理1.協(xié)助項目團隊進行成本預算編制，從合約角度對成本構(gòu)成進行分析，提出成本控制建議。2.負責工程進度款的審核與支付工作，確保支付金額準確、合規(guī)，符合合同約定和項目實際進度。3.組織工程竣工結(jié)算工作，審核結(jié)算資料，與合作方進行結(jié)算談判，確定最終結(jié)算金額，辦理結(jié)算手續(xù)。（五）合約風險管理1.建立合約風險預警機制，對合同履行過程中的風險進行實時監(jiān)測和預警，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險因素。2.定期對合約風險進行評估和分析，制定風險應對策略，采取有效措施防范和化解風險。3.參與公司重大決策事項的合約風險評估，提供專業(yè)的法律和合約意見，保障公司決策的合法性和風險可控性。（六）檔案管理1.負責合同檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保合同檔案資料完整、準確、有序。2.建立合同檔案查閱制度，嚴格按照規(guī)定程序辦理檔案查閱手續(xù)，保證檔案資料的安全與保密。三、合約管理流程（一）合同前期管理流程1.項目信息收集：合約部從項目管理部門獲取項目基本信息，包括項目名稱、地點、規(guī)模、工期、質(zhì)量要求等。2.合約策劃：根據(jù)項目信息，合約部組織相關(guān)人員進行合約策劃，分析項目成本、風險等因素，制定合約管理策略和目標。3.招標文件編制：對于需要招標的項目，合約部負責編制招標文件，明確招標范圍、技術(shù)要求、評標標準、合同主要條款等內(nèi)容。4.招標活動組織：合約部按照公司招標管理規(guī)定，組織招標活動，包括發(fā)布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。5.中標候選人確定：根據(jù)評標結(jié)果，合約部提出中標候選人推薦意見，報公司決策層審批。6.合同談判：中標候選人確定后，合約部組織與中標方進行合同談判，就合同條款進行協(xié)商，達成一致意見。（二）合同簽訂流程1.合同起草：合約部根據(jù)合同談判結(jié)果，起草合同文本，確保合同條款符合雙方協(xié)商意見和公司要求。2.合同審核：合同文本起草完成后，先由合約部內(nèi)部審核，重點審查合同條款的合法性、完整性、準確性等；然后提交法務部門進行法律審核，提出法律意見；最后報公司領(lǐng)導審批。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由合約部負責與合作方簽訂，確保簽字蓋章手續(xù)齊全，合同正式生效。（三）合同執(zhí)行與監(jiān)控流程1.合同交底：合同簽訂后，合約部組織相關(guān)部門和人員進行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利義務、工作流程、風險防范措施等內(nèi)容。2.進度款審核與支付：項目團隊按照合同約定提交工程進度款申請，合約部審核進度款支付申請，核實工程進度、質(zhì)量等情況，報公司領(lǐng)導審批后辦理支付手續(xù)。3.合同變更管理：在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更事項，項目團隊應及時提出變更申請，合約部審核變更的必要性、合理性及對合同價款、工期等的影響，報公司領(lǐng)導審批后簽訂變更協(xié)議。4.合同執(zhí)行監(jiān)控：合約部定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的問題和風險，采取有效措施進行協(xié)調(diào)解決。5.風險預警與處置：建立合同風險預警機制，對可能影響合同履行的風險因素進行實時監(jiān)測和預警。一旦發(fā)現(xiàn)風險，合約部應及時組織相關(guān)部門和人員進行風險評估，制定風險應對措施，確保合同順利履行。（四）合同結(jié)算流程1.竣工結(jié)算準備：工程竣工后，項目團隊應及時整理結(jié)算資料，包括工程竣工圖紙、工程量清單、工程變更簽證、工程結(jié)算書等，并提交給合約部。2.結(jié)算資料審核：合約部對項目團隊提交的結(jié)算資料進行審核，重點審查資料的完整性、真實性、準確性等，對不符合要求的資料及時退回項目團隊補充完善。3.結(jié)算談判：合約部根據(jù)審核后的結(jié)算資料，與合作方進行結(jié)算談判，就結(jié)算金額、支付方式、結(jié)算期限等內(nèi)容進行協(xié)商，爭取達成一致意見。4.結(jié)算報告編制：結(jié)算談判達成一致后，合約部編制工程竣工結(jié)算報告，報公司領(lǐng)導審批。5.結(jié)算手續(xù)辦理：經(jīng)公司領(lǐng)導審批后的結(jié)算報告，作為辦理結(jié)算手續(xù)的依據(jù)。合約部負責與合作方辦理結(jié)算款項支付、合同解除等相關(guān)手續(xù)，完成合同結(jié)算工作。四、合同文本管理（一）合同文本格式1.公司統(tǒng)一制定合同文本格式，包括合同封面、目錄、正文、附件等部分。合同文本應使用規(guī)范的字體、字號和排版格式，確保頁面整潔、美觀。2.合同正文應按照條款性質(zhì)和邏輯順序進行編排，明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。3.附件應包括與合同相關(guān)的各類文件、資料，如技術(shù)規(guī)格書、圖紙、清單、補充協(xié)議等，附件應與正文相互呼應，共同構(gòu)成完整的合同內(nèi)容。（二）合同編號規(guī)則1.合同編號由公司統(tǒng)一制定，采用一定的編碼規(guī)則，確保合同編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.合同編號應包含年份、項目編號、合同類型代碼、順序號等信息，便于合同的分類管理和查詢統(tǒng)計。例如：[年份][項目編號][合同類型代碼][順序號]，其中年份為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，項目編號為公司內(nèi)部項目編號，合同類型代碼根據(jù)合同性質(zhì)設(shè)定，順序號為該類型合同在當年的流水號。（三）合同文本修訂1.合同履行過程中，如因法律法規(guī)、政策變化、項目實際情況調(diào)整或其他原因需要對合同文本進行修訂的，由合約部負責組織相關(guān)部門和人員進行修訂。2.修訂后的合同文本應按照合同簽訂流程進行審核、審批和簽訂，確保修訂后的合同合法有效。3.合約部應及時對修訂后的合同文本進行歸檔管理，同時對原合同文本進行標記和說明，以便查閱和追溯。五、合約風險管理（一）風險識別與評估1.合約部應建立風險識別機制，定期對合同簽訂、履行過程中的風險因素進行識別和梳理。風險識別應涵蓋合同主體資格、合同條款完整性、權(quán)利義務對等性、合同價款支付、工程變更、質(zhì)量安全、違約責任、爭議解決等方面。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險因素進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可分為高、中、低三個等級，以便采取相應的風險應對措施。（二）風險應對策略1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高且影響程度大的風險因素，如合同主體資信狀況不佳、合同條款存在重大法律瑕疵等，應采取風險規(guī)避策略，避免簽訂或履行此類合同。2.風險減輕：對于風險發(fā)生可能性較高但影響程度中等的風險因素，可采取風險減輕策略，通過加強合同管理、完善風險防范措施等方式，降低風險發(fā)生的可能性或減輕風險發(fā)生后的影響程度。例如，在合同中明確約定質(zhì)量保證金、履約保證金等條款，以約束合作方履行合同義務。3.風險轉(zhuǎn)移：對于部分風險因素，可通過購買保險、進行擔保、約定免責條款等方式，將風險轉(zhuǎn)移給第三方。例如，購買工程一切險、要求合作方提供銀行保函等。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性低且影響程度小的風險因素，可以采取風險接受策略，在做好風險監(jiān)控的前提下，不采取額外的風險應對措施。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立風險監(jiān)控機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)風險因素的變化情況。風險監(jiān)控應重點關(guān)注合同執(zhí)行進度、質(zhì)量狀況、款項支付、雙方溝通協(xié)調(diào)等方面。2.設(shè)定風險預警指標和閾值，當風險因素達到預警指標時，及時發(fā)出風險預警信號。例如，當合作方逾期支付工程款達到一定比例或工程質(zhì)量出現(xiàn)嚴重問題時，應及時啟動風險預警程序。3.合約部收到風險預警信號后，應立即組織相關(guān)部門和人員對風險進行評估和分析，制定針對性的風險應對措施，并跟蹤措施的執(zhí)行情況，確保風險得到有效控制。六、檔案管理（一）檔案收集1.合約部負責合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行過程中，及時收集與合同相關(guān)的各類文件、資料，包括合同文本、招標文件、投標文件、中標通知書、合同變更協(xié)議、工程進度款申請及支付憑證、工程竣工結(jié)算資料、往來函件等。2.項目團隊應積極配合合約部做好檔案收集工作，按照要求及時整理和提交相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.合約部對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行編號和歸檔。2.每份合同檔案應建立獨立的文件夾，文件夾內(nèi)按照合同文本、附件、往來文件等順序進行排列，確保檔案資料有序存放。3.對合同檔案資料中的文件進行編號和編目，編制檔案目錄清單，便于查閱和檢索。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案資料的安全與完整。2.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱合同檔案資料。確因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自復印、拍照或帶出檔案保管場所。（四）檔案借閱與歸還1.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，經(jīng)合約部負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案保管人員應按照借閱申請表的內(nèi)容進行檔案借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并將檔案資料交借閱人簽收。3.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案保管人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（五）檔案銷毀1.對于已超過保管期限或失去保存價值的合同檔案資料，合約部應定期進行清理和鑒定