檔案信息化設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案信息化設備的管理，確保設備的正常運行，保障檔案信息的安全與完整，提高檔案管理工作的效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有用于檔案信息化管理的設備，包括但不限于服務器、存儲設備、計算機、網絡設備、掃描設備、備份設備等。（三）職責分工1.檔案管理部門負責制定檔案信息化設備的配置標準和采購計劃。組織設備的驗收、登記、建賬、調配、維護、報廢等工作。指導和監(jiān)督設備使用部門正確使用和管理設備。2.設備使用部門負責本部門設備的日常使用、保管和維護，確保設備的正常運行。配合檔案管理部門做好設備的驗收、調配、報廢等工作。對設備的使用情況進行記錄，及時反饋設備存在的問題。3.信息管理部門負責檔案信息化設備的網絡安全管理，制定網絡安全策略和措施。保障設備運行所需的網絡環(huán)境，及時處理網絡故障。協(xié)助檔案管理部門做好設備的技術維護和數據備份工作。4.財務部門負責檔案信息化設備采購資金的預算編制和審核。對設備的購置、維修、報廢等費用進行核算和管理。（四）基本原則1.統(tǒng)一管理原則。檔案信息化設備由檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調配和管理，確保設備的合理配置和有效利用。2.安全保密原則。加強設備的安全管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息的安全與保密。3.規(guī)范操作原則。制定設備操作規(guī)程和使用規(guī)范，要求使用人員嚴格按照規(guī)定操作，避免因操作不當造成設備損壞或數據丟失。4.維護保養(yǎng)原則。定期對設備進行維護保養(yǎng)，及時排除故障，延長設備使用壽命，確保設備始終處于良好的運行狀態(tài)。二、設備配置與采購（一）配置標準1.根據公司檔案管理工作的實際需求，結合檔案信息化發(fā)展趨勢，制定檔案信息化設備的配置標準。配置標準應包括設備的性能指標、功能要求、數量規(guī)格等內容。2.檔案管理部門應定期對配置標準進行評估和更新，確保其合理性和適用性。（二）采購計劃1.檔案管理部門根據檔案信息化建設規(guī)劃和實際工作需要，每年編制檔案信息化設備采購計劃。采購計劃應明確設備的名稱、規(guī)格、數量、預算等內容。2.采購計劃經公司領導審批后，報財務部門審核，納入公司年度預算。（三）采購流程1.采購部門按照公司采購管理制度和流程，負責檔案信息化設備的采購工作。2.采購過程中，應嚴格按照采購計劃進行采購，選擇具有良好信譽和質量保證的供應商。3.簽訂采購合同前，應仔細審查合同條款，確保合同內容符合法律法規(guī)和公司要求，明確設備的規(guī)格、數量、價格、交貨期、售后服務等事項。4.采購合同簽訂后，采購部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保設備按時、按質、按量到貨。三、設備驗收與登記（一）驗收1.設備到貨后，采購部門應及時通知檔案管理部門、信息管理部門等相關人員共同進行驗收。2.驗收內容包括設備的數量、規(guī)格、型號、外觀、性能、功能等是否符合采購合同要求。3.驗收過程中，應嚴格按照設備驗收標準進行檢查，對驗收合格的設備出具驗收報告；對驗收不合格的設備，應及時與供應商聯系，要求其限期更換或處理。（二）登記1.檔案管理部門對驗收合格的設備進行登記，建立設備臺賬。設備臺賬應包括設備名稱、規(guī)格、型號、購置日期、使用部門、保管人等信息。2.同時，為每臺設備建立唯一的設備編號，以便于管理和查詢。四、設備使用與管理（一）使用部門職責1.使用部門應指定專人負責本部門設備的日常管理和維護，確保設備的正常運行。2.使用人員應嚴格按照設備操作規(guī)程和使用規(guī)范操作設備，不得擅自更改設備配置和程序。3.使用部門應定期對設備的使用情況進行檢查，及時發(fā)現和解決設備存在的問題。4.如設備發(fā)生故障或損壞，使用部門應及時向檔案管理部門報告，并填寫設備維修申請表。（二）操作規(guī)程1.檔案管理部門應根據設備的特點和使用要求，制定詳細的設備操作規(guī)程。操作規(guī)程應包括設備的啟動、關機、操作步驟、注意事項等內容。2.使用人員在操作設備前，應認真閱讀操作規(guī)程，熟悉操作方法和流程。3.在操作過程中，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當造成設備損壞或數據丟失。（三）使用規(guī)范1.使用人員應保持設備的清潔衛(wèi)生，定期對設備進行擦拭和保養(yǎng)。2.設備使用場所應保持整潔、通風良好，避免設備受到灰塵、潮濕、高溫等環(huán)境因素的影響。3.嚴禁在設備上安裝未經授權的軟件和程序，不得隨意更改設備的系統(tǒng)設置和網絡配置。4.使用人員離開設備時，應及時關閉設備電源，妥善保管設備鑰匙和相關資料。（四）設備調配1.因工作需要，檔案管理部門可對設備進行調配。調配時，應填寫設備調配申請表，經相關部門負責人審批后，辦理設備交接手續(xù)。2.設備調配后，原使用部門應將設備的相關資料和配件一并移交新的使用部門。3.新的使用部門應按照規(guī)定對調配的設備進行驗收和登記，并做好設備的使用和管理工作。五、設備維護與保養(yǎng)（一）維護計劃1.檔案管理部門應制定設備維護計劃，明確設備的維護周期、維護內容、維護責任人等。2.維護計劃應根據設備的使用情況和運行狀況進行合理安排，確保設備得到及時、有效的維護。（二）日常維護1.使用人員負責設備的日常維護工作，包括設備的清潔、檢查、緊固、潤滑等。2.日常維護過程中，如發(fā)現設備存在問題，應及時進行處理；如無法處理，應及時向檔案管理部門報告。（三）定期維護1.檔案管理部門按照維護計劃，定期組織對設備進行全面維護。定期維護內容包括設備的硬件檢查、軟件升級、數據備份等。2.定期維護后，應填寫設備維護記錄，記錄維護時間、維護內容、維護結果等信息。（四）故障維修1.設備發(fā)生故障時，使用部門應及時向檔案管理部門報告。檔案管理部門接到報告后，應及時組織技術人員進行故障診斷和維修。2.對于一般性故障，技術人員應在現場及時排除；對于復雜故障，應將設備帶回維修部門進行維修。3.維修過程中，應做好維修記錄，記錄故障現象、故障原因、維修方法、維修時間等信息。4.維修后的設備應進行測試和驗收，確保設備正常運行。（五）保養(yǎng)措施1.定期對設備進行保養(yǎng)，如更換設備的易損件、清潔設備內部等，以延長設備使用壽命。2.根據設備的使用情況和運行狀況，適時對設備進行性能優(yōu)化和升級，提高設備的運行效率和穩(wěn)定性。六、設備安全與保密（一）安全管理1.信息管理部門負責檔案信息化設備的網絡安全管理，制定網絡安全策略和措施，防止網絡攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對設備的訪問權限進行嚴格控制，設置不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員才能訪問設備和檔案信息。3.定期對設備的安全狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現和消除安全隱患。（二）保密措施1.加強對檔案信息化設備中存儲的檔案信息的保密管理，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度。2.對涉及公司機密的檔案信息，應采取加密存儲、傳輸等措施，防止信息泄露。3.使用人員應妥善保管設備的密碼和密鑰，不得隨意透露給他人。4.設備報廢時，應按照公司保密制度的要求，對設備中的檔案信息進行清除或銷毀，確保信息安全。七、設備數據管理（一）數據備份1.檔案管理部門應制定數據備份策略，定期對檔案信息化設備中的數據進行備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云備份等多種方式。2.數據備份應選擇在非工作時間進行，以避免影響設備的正常使用。3.備份數據應妥善保管，存儲在安全可靠的場所，并定期進行檢查和驗證，確保數據的完整性和可用性。（二）數據恢復1.建立數據恢復機制，制定數據恢復預案。當設備出現故障或數據丟失時，能夠及時進行數據恢復，確保檔案信息的正常使用。2.定期進行數據恢復演練，檢驗數據恢復預案的有效性和可操作性。（三）數據存儲1.合理規(guī)劃設備的數據存儲空間，根據檔案數據的增長情況，適時進行存儲空間的擴展和調整。2.對存儲的數據進行分類管理，建立清晰的數據索引和目錄結構，便于數據的查詢和檢索。八、設備報廢與處置（一）報廢條件1.設備已超過使用年限，且無法正常運行或維修成本過高。2.設備因技術進步或其他原因，已被淘汰或不再適用。3.設備因自然災害、意外事故等原因，造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請1.使用部門或檔案管理部門發(fā)現設備符合報廢條件時，應填寫設備報廢申請表，詳細說明設備的報廢原因、使用情況、報廢時間等。2.設備報廢申請表經部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。（三）報廢鑒定1.檔案管理部門組織相關技術人員對申請報廢的設備進行鑒定，確認設備是否符合報廢條件。2.對于價值較高的設備，可邀請專業(yè)的評估機構進行評估，出具評估報告。（四）報廢處置1.經批準報廢的設備，由檔案管理部門負責組織處置。處置方式可采用報廢出售、捐贈、報廢拆解等。2.在處置設備前，應按照公司資產處置相關規(guī)定，對設備進行清理和登記，確保設備的資產信息準確無誤。3.處置過程中，應做好記錄，記錄設備的處置時間、處置方式、處置價格等信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對設備使用部門的設備管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括設備的使用、維護、安全、保密等方面。2.對檢查中發(fā)現的問題，應及時下達整改通知書，要求使用部門限期整改。（二）考核評價1.建立設備管理考核評價機制，對設備使用部門和相