分公司用印管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)分公司用印管理，規(guī)范用印行為，防范用印風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于分公司各部門(mén)及所屬分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中涉及的各類(lèi)印章使用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保用印行為合法合規(guī)。2.審批授權(quán)原則：用印必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程，獲得相應(yīng)授權(quán)后方可進(jìn)行。3.專(zhuān)人專(zhuān)管原則：明確印章保管責(zé)任人，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，確保印章安全。4.痕跡管理原則：對(duì)用印過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，留存相關(guān)文件資料，便于追溯和查詢(xún)。二、印章種類(lèi)及使用范圍（一）公司公章1.用于以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、文件等重要法律文書(shū)。2.用于公司對(duì)外的正式信函、證明、介紹信等。3.其他經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)需要加蓋公章的文件。（二）合同專(zhuān)用章用于公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同。（三）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章1.用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。2.其他經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)需要加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的財(cái)務(wù)文件。（四）法定代表人章用于辦理公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開(kāi)戶(hù)、支票簽發(fā)等。（五）部門(mén)章1.各部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的部門(mén)章，用于本部門(mén)內(nèi)部工作聯(lián)系、文件往來(lái)等。2.部門(mén)章的使用范圍嚴(yán)格限定在本部門(mén)內(nèi)部，不得對(duì)外使用。三、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)分公司綜合管理部審核。2.綜合管理部審核通過(guò)后，報(bào)分公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制印章。3.印章刻制完成后，綜合管理部應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、樣式、文字等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《印章驗(yàn)收單》，并將印章移交印章保管責(zé)任人。（二）印章啟用1.新印章啟用前，綜合管理部應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱(chēng)、啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。經(jīng)分公司總經(jīng)理審批后，方可正式啟用。2.印章啟用時(shí)，綜合管理部應(yīng)將啟用日期、使用范圍等信息以書(shū)面形式通知相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。（三）印章廢止1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章的，由印章保管責(zé)任人填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)分公司綜合管理部審核。2.綜合管理部審核通過(guò)后，報(bào)分公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)將廢止印章收繳，并進(jìn)行封存或銷(xiāo)毀。3.印章廢止后，綜合管理部應(yīng)及時(shí)將廢止情況以書(shū)面形式通知相關(guān)部門(mén)和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。四、印章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章由分公司綜合管理部指定專(zhuān)人保管。2.部門(mén)章由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管。（二）保管要求1.印章保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管責(zé)任人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。如因特殊情況需要委托他人代管印章的，必須經(jīng)過(guò)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。3.印章保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告分公司綜合管理部，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、用印審批流程（一）一般用印審批1.用印申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交給印章保管責(zé)任人。2.印章保管責(zé)任人對(duì)用印申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印文件是否真實(shí)有效、審批手續(xù)是否齊全等。審核通過(guò)后，在《用印申請(qǐng)表》上簽字，并加蓋印章。3.用印申請(qǐng)人持《用印申請(qǐng)表》及用印文件到指定地點(diǎn)用印。用印完成后，用印申請(qǐng)人應(yīng)在《用印登記簿》上簽字確認(rèn)。（二）重要文件用印審批1.涉及公司重大決策、重要合同、對(duì)外投資、融資等重要文件的用印，用印申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《重要文件用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分公司總經(jīng)理簽字后，提交給印章保管責(zé)任人。2.印章保管責(zé)任人對(duì)重要文件用印申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印文件是否真實(shí)有效、審批手續(xù)是否齊全等。審核通過(guò)后，在《重要文件用印申請(qǐng)表》上簽字，并加蓋印章。3.用印申請(qǐng)人持《重要文件用印申請(qǐng)表》及用印文件到指定地點(diǎn)用印。用印完成后，用印申請(qǐng)人應(yīng)在《用印登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）緊急用印審批1.因緊急情況需要立即用印的，用印申請(qǐng)人可通過(guò)電話(huà)、郵件等方式向分公司總經(jīng)理或授權(quán)審批人申請(qǐng)用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦用印審批手續(xù)。2.分公司總經(jīng)理或授權(quán)審批人在接到緊急用印申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。如情況緊急，可先口頭同意用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦書(shū)面審批手續(xù)。3.用印申請(qǐng)人持分公司總經(jīng)理或授權(quán)審批人口頭同意用印的通知及用印文件到指定地點(diǎn)用印。用印完成后，用印申請(qǐng)人應(yīng)在《用印登記簿》上簽字確認(rèn)，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦書(shū)面用印審批手續(xù)。六、用印登記與存檔（一）用印登記1.印章保管責(zé)任人應(yīng)建立《用印登記簿》，對(duì)每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括用印日期、用印申請(qǐng)人、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印部門(mén)、審批人等信息。2.用印申請(qǐng)人在完成用印后，應(yīng)在《用印登記簿》上簽字確認(rèn)，確保用印記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）用印存檔1.用印申請(qǐng)人應(yīng)將用印文件的原件或復(fù)印件留存一份，作為用印檔案進(jìn)行保管。用印檔案應(yīng)包括用印申請(qǐng)表、用印文件、用印登記簿等相關(guān)資料。2.用印檔案應(yīng)按照年度進(jìn)行分類(lèi)整理，并妥善保管。保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、印章使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)分公司各部門(mén)的印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，是否有專(zhuān)人保管，是否存在轉(zhuǎn)借他人使用或擅自委托他人代管印章的情況。2.用印審批情況：檢查用印是否經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程，審批手續(xù)是否齊全，審批人是否具備相應(yīng)的審批權(quán)限。3.用印登記情況：檢查用印登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確，用印申請(qǐng)人是否在《用印登記簿》上簽字確認(rèn)。4.用印文件存檔情況：檢查用印文件的原件或復(fù)印件是否留存，用印檔案是否按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理和保管。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：分公司綜合管理部定期對(duì)各部門(mén)的印章使用情況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。2.不定期抽查：分公司綜合管理部不定期對(duì)各部門(mén)的印章使用情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)印章使用過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)隱患，分公司綜合管理部可組織專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入查找原因，制定整改措施，確保印章使用安全。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的用印行為，分公司綜合管理部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并責(zé)令改正。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，分公司綜合管理部可對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并要求其作出書(shū)面檢討。3.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，分公司綜合管理部應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分，并追究其相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.對(duì)于構(gòu)成違法犯罪的違