集團檔案管理辦法總則目的為了加強集團檔案管理，有效地保護和利用檔案，更好地為集團各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本集團實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團總部及各下屬子公司、分公司（以下統稱“各單位”）的檔案管理工作。定義本辦法所稱檔案，是指集團在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等。管理原則集團檔案管理工作遵循集中統一管理原則，實行分級負責、條塊結合的管理體制，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于開發(fā)利用。檔案管理體制與職責管理體制集團設立檔案管理委員會，作為集團檔案管理的決策機構，由集團領導及各部門負責人組成，負責審議和決定集團檔案管理工作的重大事項。檔案管理委員會下設辦公室，設在集團綜合管理部門，負責檔案管理的日常工作。各單位應明確檔案管理工作的分管領導，設立檔案管理崗位或指定專人負責本單位的檔案管理工作，并接受集團檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。集團檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。2.統籌規(guī)劃集團檔案工作，對各單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。3.集中管理集團總部形成的檔案，接收和保管各單位按規(guī)定移交的檔案，做好檔案的整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理現代化，建立和維護集團檔案管理信息系統。5.開發(fā)檔案信息資源，為集團各項工作提供檔案信息服務，參與編研檔案史料，發(fā)揮檔案的社會效益和經濟效益。各單位檔案管理職責1.貫徹執(zhí)行集團檔案管理規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，制定本單位檔案管理實施細則，并組織實施。2.負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案的完整、準確和安全。3.按規(guī)定向集團檔案管理部門移交應歸檔的檔案，接受集團檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。4.開發(fā)本單位檔案信息資源，為生產經營和管理工作提供檔案信息服務。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：主要包括集團及各單位在行政管理、黨群工作等活動中形成的各種文件材料，如決定、決議、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案：包括集團在科研、生產、基建等活動中形成的科技文件材料，如科研報告、設計圖紙、工藝文件、技術合同等。3.會計檔案：指集團及各單位在財務管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。4.人事檔案：包含集團員工的履歷、自傳、鑒定、考核、任免、工資、獎懲等材料。5.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等記錄集團重要活動、重大事件的聲像資料。6.其他檔案：除上述檔案外，集團在其他活動中形成的具有保存價值的各種檔案材料。收集要求1.各單位應建立健全檔案收集工作機制，明確檔案收集責任人，確保檔案收集工作的全面性和及時性。2.檔案收集應遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，保證檔案的完整性和準確性。3.對電子文件的收集，應確保其真實性、完整性和可讀性，采取必要的技術措施進行存儲和管理。整理方法1.文書檔案按照年度機構（問題）保管期限進行整理，采用“件”的形式進行裝訂和編目。2.科技檔案按照項目或課題進行整理，遵循科技文件材料的形成規(guī)律和成套性原則，保持其內在聯系。3.會計檔案按照會計年度和類別進行整理，分別裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。5.聲像檔案按照載體形式和內容進行分類整理，編寫文字說明，注明時間、地點、人物、事件等要素。檔案的保管與保護保管設施1.集團及各單位應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設備、消防器材等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等條件，保持適宜的溫濕度環(huán)境。保管要求1.檔案應按照不同的類別、保管期限和載體形式進行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密存儲等。3.建立健全檔案保管登記制度，對檔案的出入庫、借閱、歸還等情況進行詳細記錄。保護措施1.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色、霉變等受損檔案，應及時進行修復和搶救，采取必要的技術措施進行保護。3.加強檔案信息化建設，對重要檔案進行數字化處理，實現檔案的異地備份和遠程訪問，提高檔案的安全性和利用效率。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織集團成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門和相關專業(yè)人員組成，負責對檔案進行鑒定。各單位可根據實際情況成立相應的檔案鑒定工作小組。鑒定標準檔案鑒定應依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定和集團實際情況，制定科學合理的鑒定標準，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行全面檢查和鑒定，提出鑒定意見。2.對經鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數量、保管期限、銷毀原因等內容。3.檔案銷毀清冊須經單位負責人審核批準后，方可進行銷毀。銷毀要求1.檔案銷毀應指定專人負責，采用安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息不泄露。2.銷毀檔案時，應嚴格執(zhí)行監(jiān)銷制度，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門派人共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案的利用與開發(fā)利用原則檔案利用應遵循合法、安全、便捷的原則，在確保檔案安全的前提下，最大限度地滿足集團各項工作的需要。利用方式1.檔案查閱：集團內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經本單位負責人或相關部門批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應遵守檔案查閱規(guī)定，不得涂改、損毀檔案。2.檔案復制：因工作需要復制檔案的，應經檔案管理部門批準，并辦理復制手續(xù)。復制檔案應采用合法的復制方式，確保復制件的準確性和完整性。3.檔案外借：一般情況下，檔案不對外借出。特殊情況需要外借檔案的，應經集團領導批準，并辦理外借手續(xù)，明確外借期限和歸還時間。外借檔案應妥善保管，按時歸還。開發(fā)利用1.檔案管理部門應積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，通過編研檔案史料、舉辦檔案展覽、發(fā)布檔案信息等方式，為集團提供全方位的檔案信息服務。2.鼓勵各單位結合自身工作實際，開展檔案編研工作，編寫專題資料、大事記、組織沿革等，為生產經營和管理工作提供參考依據。檔案的信息化建設建設目標推進集團檔案信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。主要任務1.建立和完善集團檔案管理信息系統，實現檔案的在線收集、整理、保管、利用和統計等功能。2.加強電子文件管理，規(guī)范電子文件的形成、流轉和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。3.推進檔案數字化工作，對存量檔案進行數字化處理，建立檔案數字化資源庫，實現檔案信息的共享和遠程訪問。4.加強檔案信息化安全管理，采取必要的技術措施和管理手段，保障檔案信息系統的安全穩(wěn)定運行。保障措施1.集團應加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件設備和軟件系統，為檔案信息化建設提供物質保障。2.加強檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息技術水平和業(yè)務能力。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化建設和管理工作。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查集團檔案管理部門應定期對各單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管保護情況、檔案利用開發(fā)情況等。對發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，督促各單位限期整改?？己嗽u價