尼泊爾檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司在尼泊爾業(yè)務(wù)活動中檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司歷史真實面貌，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在尼泊爾設(shè)立的所有分支機構(gòu)、項目團隊以及與尼泊爾相關(guān)的業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司在尼泊爾的所有檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司在尼泊爾的業(yè)務(wù)活動情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和決策的需要。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司在尼泊爾的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司在尼泊爾形成的各類檔案。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。5.參與公司重大項目和重要活動的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交和日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門在尼泊爾業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對收集的文件材料進行初步分類、整理，定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司在尼泊爾的檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：公司在尼泊爾設(shè)立分支機構(gòu)的相關(guān)文件、執(zhí)照、印章管理記錄、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)合同類：與尼泊爾客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。3.財務(wù)會計類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.項目管理類：項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。5.技術(shù)資料類：技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)報告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)文件。7.市場營銷類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶信息等。8.其他類：公司在尼泊爾獲得的榮譽證書、對外宣傳資料、與當(dāng)?shù)卣块T及相關(guān)機構(gòu)的往來文件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在尼泊爾業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.檔案管理部門對接收的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等要素進行分類。2.分類后的檔案應(yīng)編制檔號，檔號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.對每份檔案進行編目，包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，并填寫檔案目錄。4.按照檔案的分類順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放公司在尼泊爾的檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，以保證檔案的質(zhì)量和安全。（三）檔案整理與上架檔案整理完成后，應(yīng)及時上架存放，按照檔案的分類順序排列，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。（四）檔案的定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和補充。（五）檔案的數(shù)字化管理為提高檔案利用效率，公司應(yīng)逐步推進檔案的數(shù)字化管理工作。將紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司在尼泊爾的檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值、保管期限等因素，按照以下標(biāo)準(zhǔn)進行鑒定：1.凡是反映公司在尼泊爾重要業(yè)務(wù)活動、具有歷史查考價值、對公司發(fā)展有重要意義的檔案，應(yīng)永久保存。2.凡是在一定時期內(nèi)對公司業(yè)務(wù)有參考價值的檔案，應(yīng)保存一定期限，一般為10年至30年不等。3.凡是已過保管期限、失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，可以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行登記造冊，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀檔案過程中，應(yīng)指定監(jiān)銷人員，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司在尼泊爾檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱目的等信息。查閱登記應(yīng)保存至少5年。（三）利用方式1.檔案查閱人可以在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供必要的檔案利用服務(wù)，如檔案整理、編目、檢索等。（四）歸還要求檔案查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，并向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.公司在尼泊爾設(shè)立的分支機構(gòu)撤銷或項目結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，將檔案