局機(jī)關(guān)收文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)局機(jī)關(guān)收文管理，確保文件傳遞及時(shí)、處理準(zhǔn)確、歸檔規(guī)范，提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于局機(jī)關(guān)各部門及下屬單位收到的各類文件、信函、資料等的管理。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則收文處理要做到及時(shí)、迅速，確保文件不積壓、不延誤，以最快速度傳遞到相關(guān)部門和人員手中，保證工作的正常開展。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則對(duì)收文的登記、分類、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保文件處理準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)收文的安全管理，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生，確保文件信息安全。二、收文范圍（一）上級(jí)機(jī)關(guān)文件1.中共中央、國(guó)務(wù)院及其各部門下發(fā)的文件。2.上級(jí)黨委、政府及其工作部門下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件。（二）平行機(jī)關(guān)文件1.同級(jí)政府各部門、各單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等的文件。2.相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)等社團(tuán)組織發(fā)來的與本局業(yè)務(wù)有關(guān)的文件。（三）下級(jí)機(jī)關(guān)文件1.本局下屬各單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。2.下級(jí)政府部門報(bào)送的與本局工作相關(guān)的文件。（四）其他文件1.各類會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、活動(dòng)方案等。2.有關(guān)單位或個(gè)人發(fā)來的涉及本局工作的函件、資料等。三、收文登記（一）登記人員局辦公室指定專人負(fù)責(zé)收文登記工作。（二）登記內(nèi)容1.收文日期記錄文件收到的具體年月日。2.來文機(jī)關(guān)填寫文件的發(fā)文單位名稱。3.文號(hào)記錄文件的發(fā)文字號(hào)。4.標(biāo)題填寫文件的完整標(biāo)題。5.密級(jí)注明文件的秘密等級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。6.份數(shù)記錄文件的份數(shù)。7.承辦部門明確文件應(yīng)由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)承辦。8.簽收人登記文件的簽收人員姓名。（三）登記方式采用紙質(zhì)登記本和電子文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保存，以便查閱和核對(duì)；電子文檔應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。四、收文分類（一）按文件性質(zhì)分類1.政策性文件包括法律法規(guī)、政策規(guī)定、規(guī)范性文件等。2.業(yè)務(wù)性文件涉及本局具體業(yè)務(wù)工作的文件，如工作部署、指導(dǎo)意見、操作規(guī)程等。3.綜合性文件涵蓋多個(gè)方面工作的文件，如工作總結(jié)、計(jì)劃安排、會(huì)議紀(jì)要等。4.其他文件不屬于以上分類的文件，如通知、函件、簡(jiǎn)報(bào)等。（二）按緊急程度分類1.特急文件必須立即辦理，對(duì)工作有重大影響的文件。2.加急文件需在較短時(shí)間內(nèi)辦理，對(duì)工作有較大影響的文件。3.平急文件按正常程序辦理，對(duì)工作有一定影響的文件。4.普通文件無特殊緊急要求的文件。（三）按密級(jí)分類1.絕密文件涉及國(guó)家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件。2.機(jī)密文件涉及國(guó)家重要機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。3.秘密文件涉及國(guó)家一般機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害的文件。4.內(nèi)部文件僅供本局內(nèi)部使用，不對(duì)外公開的文件。5.公開文件可以向社會(huì)公開的文件。五、收文傳閱（一）傳閱范圍確定根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由辦公室主任確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免文件在不必要的人員中流轉(zhuǎn)。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)傳閱將文件放置在專門的傳閱夾中，按照確定的傳閱順序依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱日期，以明確責(zé)任和傳遞時(shí)間。2.電子傳閱對(duì)于一些可以通過電子方式傳遞的文件，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，可采用電子郵件、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等方式進(jìn)行傳閱。傳閱人員應(yīng)及時(shí)閱讀文件，并在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)。（三）傳閱時(shí)間控制辦公室應(yīng)定期對(duì)傳閱文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱完畢。對(duì)于緊急文件，應(yīng)隨時(shí)掌握傳閱進(jìn)度，及時(shí)提醒相關(guān)人員盡快閱讀辦理。六、收文辦理（一）承辦部門確定辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和各部門職責(zé)，確定文件的承辦部門。承辦部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件的辦理工作。（二）辦理要求1.承辦人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，領(lǐng)會(huì)文件精神，按照規(guī)定的程序和要求及時(shí)辦理。2.對(duì)于需要答復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)，并將回復(fù)文件及時(shí)送辦公室登記歸檔。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究辦理意見，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。（三）辦理期限1.特急文件應(yīng)在收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。2.加急文件應(yīng)在收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。3.平急文件應(yīng)在收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。4.普通文件應(yīng)在收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理完畢。特殊情況需要延長(zhǎng)辦理期限的，承辦部門應(yīng)向辦公室說明原因，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、收文催辦（一）催辦人員辦公室負(fù)責(zé)對(duì)收文辦理情況進(jìn)行催辦。（二）催辦方式1.電話催辦對(duì)于臨近辦理期限的文件，辦公室通過電話與承辦部門聯(lián)系，了解辦理進(jìn)展情況，提醒承辦人員按時(shí)辦理。2.書面催辦對(duì)于多次提醒仍未辦理的文件，辦公室可發(fā)書面催辦函，明確辦理要求和期限，督促承辦部門盡快辦理。（三）催辦記錄辦公室應(yīng)對(duì)催辦情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括催辦時(shí)間、催辦對(duì)象、催辦內(nèi)容、承辦部門反饋情況等。催辦記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、收文歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價(jià)值的收文原件及辦理過程中形成的相關(guān)材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)文件的重要批示、批復(fù)等。3.本局向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的回復(fù)文件。4.平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的重要來文及本局的復(fù)函等。（二）歸檔時(shí)間文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件及相關(guān)材料整理齊全，移交辦公室歸檔。辦公室應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件的歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，采用年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法，編制歸檔文件目錄。3.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用符合檔案管理要求的裝訂材料，確保文件牢固、整齊、美觀。4.歸檔文件應(yīng)編制電子目錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便查詢和利用。九、保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)收文的保密管理，防止文件泄露。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍。3.收文登記、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，無關(guān)人員不得進(jìn)入。4.嚴(yán)禁在非保密計(jì)算機(jī)上處理涉密文件，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳遞涉密文件。（二）保密監(jiān)督檢查1.辦公室定期對(duì)收文保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。十、信息化管理（一）收文管理系統(tǒng)建設(shè)建立局機(jī)關(guān)收文管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收文登記、分類、傳閱、辦理、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)的信息化管理。收文管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、查詢、統(tǒng)計(jì)、提醒等功能，提高收文處理效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)對(duì)收文管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄露。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和清理，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)使