項(xiàng)目文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目文檔管理，確保項(xiàng)目文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可追溯性，有效支持項(xiàng)目的策劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾等各項(xiàng)工作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目的文檔管理工作，包括但不限于軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、市場(chǎng)推廣項(xiàng)目等各類(lèi)項(xiàng)目。（三）定義1.項(xiàng)目文檔：指在項(xiàng)目策劃、實(shí)施、監(jiān)控和收尾過(guò)程中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括項(xiàng)目前期文檔、項(xiàng)目過(guò)程文檔和項(xiàng)目收尾文檔。2.項(xiàng)目文檔管理：對(duì)項(xiàng)目文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、使用、歸檔和銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行有效的管理和控制。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目文檔管理部門(mén)或崗位，對(duì)所有項(xiàng)目文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保文檔管理的一致性和規(guī)范性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：項(xiàng)目文檔管理實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文檔的管理和控制，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)文檔的創(chuàng)建和收集。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：項(xiàng)目文檔應(yīng)及時(shí)創(chuàng)建、收集和整理，確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確無(wú)誤，能夠真實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況。4.安全保密原則：項(xiàng)目文檔涉及公司的商業(yè)秘密和項(xiàng)目的關(guān)鍵信息，應(yīng)采取有效的安全保密措施，防止文檔泄露。二、項(xiàng)目文檔分類(lèi)與編號(hào)（一）項(xiàng)目文檔分類(lèi)1.項(xiàng)目前期文檔項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)：包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、需求、可行性分析等內(nèi)容。項(xiàng)目可行性研究報(bào)告：對(duì)項(xiàng)目的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等方面進(jìn)行全面分析和論證。項(xiàng)目任務(wù)書(shū)：明確項(xiàng)目的任務(wù)、目標(biāo)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。項(xiàng)目合同：與客戶(hù)、供應(yīng)商等簽訂的項(xiàng)目合同。2.項(xiàng)目過(guò)程文檔項(xiàng)目策劃文檔：包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃等。項(xiàng)目實(shí)施文檔：如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目變更申請(qǐng)與審批文件、項(xiàng)目測(cè)試報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。項(xiàng)目溝通文檔：包括項(xiàng)目郵件、項(xiàng)目即時(shí)通訊記錄、項(xiàng)目文檔共享平臺(tái)上的交流記錄等。項(xiàng)目技術(shù)文檔：如項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、項(xiàng)目代碼文檔、項(xiàng)目技術(shù)方案等。3.項(xiàng)目收尾文檔項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告：對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程、成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等進(jìn)行全面總結(jié)。項(xiàng)目驗(yàn)收文檔：包括項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收證書(shū)等。項(xiàng)目文檔歸檔清單：記錄項(xiàng)目文檔的歸檔情況。（二）項(xiàng)目文檔編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則項(xiàng)目文檔編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱(chēng)縮寫(xiě)+文檔類(lèi)別縮寫(xiě)+年份+流水號(hào)”的格式。項(xiàng)目名稱(chēng)縮寫(xiě)：取項(xiàng)目名稱(chēng)的前三個(gè)漢字拼音首字母大寫(xiě)。文檔類(lèi)別縮寫(xiě)：按照上述文檔分類(lèi)，分別用“Q”表示項(xiàng)目前期文檔，“G”表示項(xiàng)目過(guò)程文檔，“W”表示項(xiàng)目收尾文檔。年份：取文檔形成年份的后兩位數(shù)字。流水號(hào)：按照文檔形成的先后順序依次編號(hào)，從001開(kāi)始。2.示例對(duì)于“XX公司新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目”，其項(xiàng)目文檔編號(hào)如下：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)：XXCQ23001項(xiàng)目計(jì)劃：XXCG23001項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告：XXCW23001三、項(xiàng)目文檔創(chuàng)建與收集（一）創(chuàng)建要求1.項(xiàng)目文檔應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和模板進(jìn)行創(chuàng)建，確保文檔的規(guī)范性和一致性。2.文檔內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.項(xiàng)目文檔的創(chuàng)建應(yīng)與項(xiàng)目進(jìn)度同步，及時(shí)記錄項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)和成果。（二）收集職責(zé)1.項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照文檔管理要求創(chuàng)建和收集項(xiàng)目文檔。定期檢查項(xiàng)目文檔的創(chuàng)建和收集情況，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照項(xiàng)目經(jīng)理的要求，及時(shí)創(chuàng)建和收集各自工作范圍內(nèi)的項(xiàng)目文檔，并提交給項(xiàng)目經(jīng)理。對(duì)所創(chuàng)建和收集的文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）收集流程1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在完成某項(xiàng)工作任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文檔整理好，提交給項(xiàng)目經(jīng)理。2.項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)提交的文檔進(jìn)行初步審核，檢查文檔的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的文檔，退回給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行修改。3.項(xiàng)目經(jīng)理將審核通過(guò)的文檔進(jìn)行匯總，形成項(xiàng)目文檔集。四、項(xiàng)目文檔整理與存儲(chǔ)（一）整理要求1.項(xiàng)目文檔應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行整理，同一類(lèi)別的文檔應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)，并建立文檔索引目錄，方便文檔的檢索和使用。3.對(duì)文檔中的圖表、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)注和說(shuō)明，確保文檔內(nèi)容的可讀性和可理解性。（二）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)建立公司級(jí)的項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)，將項(xiàng)目文檔以電子文件的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)中。對(duì)電子文檔進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，設(shè)置不同的文件夾和權(quán)限，確保文檔的安全和保密。定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于重要的項(xiàng)目文檔，應(yīng)打印紙質(zhì)版進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文檔應(yīng)按照分類(lèi)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并建立紙質(zhì)文檔索引目錄。紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保文檔的安全和完整。五、項(xiàng)目文檔檢索與使用（一）檢索權(quán)限1.公司員工根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可在項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)中檢索和使用項(xiàng)目文檔。2.檢索權(quán)限分為不同級(jí)別，如項(xiàng)目經(jīng)理可檢索和使用本項(xiàng)目的所有文檔，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員只能檢索和使用與自己工作相關(guān)的文檔。（二）檢索方式1.在項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)中，可通過(guò)文檔編號(hào)、文檔名稱(chēng)、文檔類(lèi)別、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。2.對(duì)于紙質(zhì)文檔，可通過(guò)紙質(zhì)文檔索引目錄進(jìn)行檢索。（三）使用規(guī)定1.員工在使用項(xiàng)目文檔時(shí)，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得將文檔泄露給無(wú)關(guān)人員。2.如需借閱項(xiàng)目文檔，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的時(shí)間和方式進(jìn)行借閱。3.借閱的文檔應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文檔，并辦理歸還手續(xù)。六、項(xiàng)目文檔歸檔與銷(xiāo)毀（一）歸檔要求1.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行整理和歸檔。2.歸檔的項(xiàng)目文檔應(yīng)包括項(xiàng)目前期文檔、項(xiàng)目過(guò)程文檔和項(xiàng)目收尾文檔的全部?jī)?nèi)容。3.歸檔的文檔應(yīng)確保其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，符合公司的文檔管理要求。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行全面檢查和審核，確保文檔符合歸檔要求。2.將審核通過(guò)的項(xiàng)目文檔按照分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行整理，編制項(xiàng)目文檔歸檔清單。3.將項(xiàng)目文檔歸檔清單提交給項(xiàng)目文檔管理部門(mén)或崗位，由其負(fù)責(zé)將文檔進(jìn)行正式歸檔。（三）銷(xiāo)毀規(guī)定1.對(duì)于已歸檔且超過(guò)保存期限或已無(wú)保存價(jià)值的項(xiàng)目文檔，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀項(xiàng)目文檔前，應(yīng)填寫(xiě)文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀項(xiàng)目文檔可采用電子刪除或紙質(zhì)粉碎等方式，確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀文檔清單等。七、項(xiàng)目文檔管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立項(xiàng)目文檔管理監(jiān)督小組，定期對(duì)項(xiàng)目文檔管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查項(xiàng)目文檔的創(chuàng)建、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、使用、歸檔和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的要求。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將項(xiàng)目文檔管理工作納入項(xiàng)目績(jī)效考核體系，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的文檔管理工作進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性等方面。