公司章如何管理辦法公司章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）印章的管理。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)事務(wù)，如票據(jù)、報表等。5.部門章：各部門為履行職責(zé)而使用的印章，如人力資源部章、行政部章等。（四）管理原則1.分級負(fù)責(zé)原則：公司總部及各部門、各分支機(jī)構(gòu)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門印章的管理和使用。2.規(guī)范使用原則：印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行，確保印章使用的合法性、真實性和嚴(yán)肅性。3.安全保管原則：印章必須妥善保管，確保印章的安全，防止印章被盜用、冒用或遺失。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制，由需要刻制印章的部門或機(jī)構(gòu)提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。印章刻制單位必須具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，所刻制的印章必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.印章刻制完成后，由行政部門負(fù)責(zé)對印章進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、字體、圖案等是否符合申請要求，印章的印模是否清晰、完整等。驗收合格后，行政部門在《印章刻制申請表》上簽字確認(rèn)，并將印章移交申請部門或機(jī)構(gòu)。（二）印章啟用1.新印章啟用前，必須在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示內(nèi)容包括印章的名稱、用途、啟用時間等信息，以便公司員工知曉。2.公示期滿無異議后，由行政部門負(fù)責(zé)填寫《印章啟用申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、用途、啟用時間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部門負(fù)責(zé)在印章上加蓋“啟用章”，并注明啟用日期。印章啟用后，申請部門或機(jī)構(gòu)應(yīng)及時將印章的啟用情況告知相關(guān)部門和人員。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章由公司行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章的安全保管。（二）保管要求1.印章必須存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人保管印章。如有特殊情況需要委托他人保管印章的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司行政部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，必須辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章的名稱、數(shù)量、規(guī)格、啟用時間、保管期限等信息，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。2.印章交接手續(xù)辦理完畢后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的印章保管人員。新的印章保管人員應(yīng)認(rèn)真核對印章及相關(guān)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告公司行政部門。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項，以及代表公司出席各類會議、活動等。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)事務(wù)，如票據(jù)、報表等。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章。（二）使用流程1.用印申請：需要使用印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批簽字：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)用印申請的內(nèi)容進(jìn)行審批，在《印章使用申請表》上簽字確認(rèn)是否同意用印。如遇重大事項或涉及金額較大的合同等，還需報公司法定代表人審批。3.印章使用：印章保管人員根據(jù)審批后的《印章使用申請表》，對用印文件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括用印文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，用印文件的格式是否規(guī)范，用印文件的簽字、蓋章是否齊全等。審核無誤后，印章保管人員在用印文件上加蓋相應(yīng)的印章，并在《印章使用登記表》上登記用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。4.用印文件存檔：用印文件使用完畢后，用印部門或個人應(yīng)將用印文件及時歸檔保存。同時，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》和《印章使用登記表》整理歸檔，以備查閱。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如有特殊情況需要在空白文件上加蓋印章的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在空白文件上注明用途、有效期限等信息。2.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行，不得擅自超越權(quán)限使用印章。如遇緊急情況需要先使用印章后補(bǔ)辦審批手續(xù)的，必須在使用印章后的[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。3.印章使用后，如發(fā)現(xiàn)用印文件存在問題或需要變更用印內(nèi)容的，必須及時報告公司行政部門，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理。五、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失等原因需要更換印章的。3.因法律法規(guī)、政策調(diào)整等原因，印章已不再具有法律效力的。（二）廢止程序1.印章廢止前，由印章保管人員填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止的原因、廢止時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政部門審核。2.公司行政部門審核通過后，將《印章廢止申請表》報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章保管人員將廢止的印章交回公司行政部門。3.公司行政部門負(fù)責(zé)對廢止的印章進(jìn)行登記，并妥善保管。（三）銷毀程序1.公司行政部門定期對廢止的印章進(jìn)行清理，對于不再具有保存價值的印章，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.印章銷毀前，公司行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、數(shù)量、規(guī)格、廢止時間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司行政部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章的銷毀過程。印章銷毀可以采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。4.印章銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司行政部門。公司行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》整理歸檔，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對公司印章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的保管情況，包括印章是否存放在安全可靠的地方，是否配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，印章保管人員是否嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定等。2.印章的使用情況，包括印章的使用是否嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行，是否存在擅自超越權(quán)限使用印章的情況，是否存在在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章的情況等。3.印章的廢止與銷毀情況，包括印章廢止是否及時，印章銷毀是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行等。（三）檢查方式1.定期檢查：公司行政部門定期對公司印章的管理和使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期不少于[X]次/年。2.不定期抽查：公司行政部門不定期對公司印章的管理和使用情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對印章管理中存在的突出問題或重要事項，公司行政部門組織開展專項檢查，確保印章管理工作的規(guī)范有序。（四）違規(guī)處理1.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違反印章管理規(guī)定給公司造