集團(tuán)郵箱管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)郵箱的管理，規(guī)范郵箱使用行為，保障信息安全與暢通，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司全體員工。（三）基本原則1.安全保密原則：確保郵箱信息的安全性和保密性，防止信息泄露。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求使用郵箱，保證使用的規(guī)范性。3.高效便捷原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，提高郵箱使用效率，為工作提供便利。二、郵箱賬號管理（一）賬號申請1.新員工入職時，由所在部門負(fù)責(zé)人或指定專人向集團(tuán)信息管理部門提交郵箱賬號申請，申請內(nèi)容包括員工姓名、部門、職位等信息。2.信息管理部門根據(jù)員工所在部門和職位等情況，按照統(tǒng)一規(guī)則為員工分配郵箱賬號，并及時通知員工賬號及初始密碼。（二）賬號變更1.員工因工作調(diào)動、離職等原因需要變更郵箱賬號相關(guān)信息（如所屬部門、職位等），由所在部門負(fù)責(zé)人向信息管理部門提交變更申請。2.信息管理部門審核后，及時對郵箱賬號信息進(jìn)行變更，并通知相關(guān)人員。（三）賬號停用與刪除1.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門停用其郵箱賬號。2.信息管理部門在確認(rèn)員工離職手續(xù)辦理完畢后，刪除其郵箱賬號及相關(guān)數(shù)據(jù)，但涉及重要業(yè)務(wù)信息需按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存的除外。3.對于長期未使用（連續(xù)超過[X]個月）且無正當(dāng)理由的郵箱賬號，信息管理部門可予以停用，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后可進(jìn)行刪除處理。三、郵箱使用規(guī)范（一）郵件發(fā)送1.郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件內(nèi)容，避免使用模糊、歧義或冗長的主題。2.郵件正文應(yīng)語言規(guī)范、邏輯清晰、表達(dá)準(zhǔn)確，避免使用生僻詞匯、縮寫或不規(guī)范的語言。對于重要事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)闡述相關(guān)內(nèi)容和要求。3.發(fā)送郵件時，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收件人、抄送人和密送人信息。收件人應(yīng)是直接相關(guān)的人員，確保郵件能夠準(zhǔn)確傳達(dá)給需要知曉的對象；抄送人員應(yīng)是與郵件內(nèi)容相關(guān)但不需要直接回復(fù)處理的人員；密送人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況謹(jǐn)慎使用，確保信息的保密性。4.嚴(yán)禁發(fā)送涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的郵件。對于涉及重要業(yè)務(wù)信息的郵件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行加密或采取其他安全措施。5.不得利用郵箱發(fā)送垃圾郵件、廣告郵件或惡意郵件，干擾公司正常的工作秩序。（二）郵件接收與處理1.員工應(yīng)定期查看郵箱，及時接收和處理郵件，避免因延誤導(dǎo)致工作失誤或影響業(yè)務(wù)進(jìn)展。2.對于重要郵件，應(yīng)及時進(jìn)行回復(fù)，并根據(jù)郵件內(nèi)容采取相應(yīng)的行動，如安排工作、提供反饋等。對于需要多部門協(xié)同處理的郵件，應(yīng)明確責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)，確保工作的順利推進(jìn)。3.對于不需要回復(fù)或已處理完畢的郵件，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔或刪除，保持郵箱的整潔和高效。（三）附件管理1.如需在郵件中添加附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、可正常打開。對于較大的附件，應(yīng)提前與收件人溝通確認(rèn)是否方便接收。2.附件名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映附件內(nèi)容，避免使用模糊或易混淆的名稱。3.嚴(yán)禁在郵件中發(fā)送病毒、惡意軟件等有害附件，確保郵件傳遞的安全性。四、郵箱安全管理（一）密碼管理1.員工應(yīng)妥善保管郵箱密碼，不得將密碼告知他人。密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且定期進(jìn)行更換。2.如發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)立即登錄郵箱修改密碼，并及時通知信息管理部門。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.員工應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用郵箱，避免在不安全的公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中登錄郵箱，防止信息被竊取。2.不得利用郵箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊、非法入侵等危害公司網(wǎng)絡(luò)安全的行為。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.信息管理部門應(yīng)定期對郵箱數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率為[具體時間間隔]，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.如遇郵箱數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況，信息管理部門應(yīng)及時根據(jù)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)操作，并確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團(tuán)信息管理部門負(fù)責(zé)對郵箱使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括賬號使用規(guī)范、郵件發(fā)送與接收處理情況、安全管理措施落實(shí)情況等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合信息管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正本部門員工在郵箱使用過程中存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用郵箱的行為，信息管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、通報批評、限制賬號使用權(quán)限等。2.對于因郵箱使用不當(dāng)導(dǎo)致公司信息泄露、工作延誤或造成其他損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）考核機(jī)制1.將郵箱使用情況納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括郵件及時處理率、郵件發(fā)送規(guī)范性、信息安全遵守情況等。2.對于在郵箱使用方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎勵；對于考核不達(dá)標(biāo)或存在違規(guī)行為的員工，將按照績效考核規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的扣分或其他處理。