局文書(shū)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局文書(shū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為各項(xiàng)工作提供有力的支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本局各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局文書(shū)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集本局在工作中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善本局文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理本局各類(lèi)文書(shū)檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。指導(dǎo)和監(jiān)督本局各部門(mén)的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文書(shū)材料的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和查閱等工作。嚴(yán)格遵守本局文書(shū)檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)文書(shū)材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括命令、決定、指示、通知、通報(bào)等。2.本局發(fā)出的各類(lèi)文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。3.本局召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。5.本局的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.本局的人事檔案材料，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件。7.本局的財(cái)務(wù)檔案材料，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.本局的基建檔案材料，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件。9.本局的設(shè)備檔案材料，包括設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修等文件。10.本局的科研檔案材料，包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究、成果鑒定等文件。11.本局的外事檔案材料，包括出國(guó)考察、訪(fǎng)問(wèn)、接待外賓等文件。12.本局的其他具有保存價(jià)值的文書(shū)材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.文書(shū)材料應(yīng)按照形成的時(shí)間順序進(jìn)行收集，不得遺漏。3.收集的文書(shū)材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)本局文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類(lèi)。保管期限：根據(jù)文件的保存價(jià)值，將文件分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照本局的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類(lèi)，同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的文件集中在一起。2.立卷按照分類(lèi)方案，將每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，組成案卷。編號(hào)：每份文件應(yīng)編制唯一的文號(hào)或編號(hào)，以便于管理和檢索。編目：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。裝訂：去除文件上的金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。3.排列案卷按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的順序進(jìn)行排列。同一保管期限內(nèi)的案卷，按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的重要程度或時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。三、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書(shū)檔案整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于一些特殊的文件材料，如重大項(xiàng)目文件、突發(fā)事件文件等，應(yīng)在事件結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.各部門(mén)移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《檔案移交清單》進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行存放，不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，便于管理和查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。（三）保管期限1.本局文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。2.永久保管的檔案主要包括：本局制定的重要規(guī)章制度、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃和總結(jié)、重要會(huì)議文件、重要人事任免文件、重大項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)決算文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：本局一般性的規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、會(huì)議文件、人事檔案材料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案主要包括：本局臨時(shí)性的工作文件、一般性的業(yè)務(wù)文件等。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（五）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本局主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的人員共同監(jiān)銷(xiāo)。4.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和合法性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可以查閱本局的文書(shū)檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、目的、范圍等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地為本局各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需的檔案信息。2.對(duì)于一些重要的檔案利用需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保檔案的及時(shí)提供。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本局文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化查詢(xún)。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本局現(xiàn)有的文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。數(shù)字化掃描應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和可讀性。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成、權(quán)限管理等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，確保檔案信息的安全。建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督和檢查。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案數(shù)字化和檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化成果的管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得擅自將檔案管理信息系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)連接，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本局各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。2.本局紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處違法違紀(jì)案件。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等方面。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，包括檔案管理知識(shí)的掌握程度、工作態(tài)度等方面。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢