分公司章證管理辦法一、總則（一）目的為加強分公司章證管理，規(guī)范章證的使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各分公司的印章、證照的管理。（三）定義1.印章：指分公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.證照：指分公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證等各類資質(zhì)證書和證明文件。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：章證的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用的合法性、合規(guī)性。2.專人負責(zé)原則：指定專人負責(zé)章證的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。3.安全保密原則：加強章證的安全保管，防止丟失、被盜用或濫用，確保公司信息安全。二、章證的刻制與啟用（一）印章刻制1.分公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)分公司負責(zé)人審核后，報總公司審批。2.總公司審批通過后，由分公司統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制印章。3.印章刻制完成后，分公司應(yīng)及時將印章領(lǐng)取并登記備案。（二）證照辦理1.分公司設(shè)立、變更或注銷時，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，及時辦理各類證照。2.辦理證照所需的材料和流程，由分公司指定專人負責(zé)收集、整理和辦理，并確保材料的真實性、完整性和合法性。3.證照辦理完成后，分公司應(yīng)及時領(lǐng)取并登記備案。（三）啟用1.新刻制的印章和新辦理的證照啟用前，分公司應(yīng)填寫《章證啟用申請表》，詳細說明啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)分公司負責(zé)人審核后，報總公司審批。2.總公司審批通過后，分公司應(yīng)在《章證啟用申請表》上加蓋公章，并將啟用信息通知相關(guān)部門和人員。3.印章啟用后，應(yīng)及時在印章上刻制啟用日期；證照啟用后，應(yīng)在證照上加蓋分公司公章。三、章證的保管（一）保管人員1.分公司應(yīng)指定專人負責(zé)章證的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉章證管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)與印章使用人員分離，不得兼任印章使用審批工作。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙，確保印章安全。2.證照應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲的檔案柜內(nèi)，并分類存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)定期對章證進行檢查，確保章證的完好無損。如發(fā)現(xiàn)章證損壞、丟失或被盜用，應(yīng)立即報告分公司負責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將章證的保管情況泄露給無關(guān)人員。3.保管人員因工作調(diào)動或離職時，應(yīng)及時辦理章證交接手續(xù)，確保章證的安全移交。四、章證的使用（一）使用范圍1.公章：用于分公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的事項；用于分公司內(nèi)部的重要文件、報告、通知等的簽署；用于分公司對外的信函、證明等的加蓋。2.合同專用章：用于分公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項。3.財務(wù)專用章：用于分公司的財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)事項。4.法定代表人章：用于分公司法定代表人授權(quán)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的簽署。5.證照：用于分公司對外開展業(yè)務(wù)、辦理相關(guān)手續(xù)等需要出示證照的場合。（二）使用流程1.申請：使用章證時，應(yīng)填寫《章證使用申請表》，詳細說明使用事項、使用范圍、使用時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核后，報分公司負責(zé)人審批。2.審批：分公司負責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請事項的性質(zhì)和重要程度，進行嚴(yán)格的審批。對于重大事項或涉及金額較大的事項，應(yīng)報總公司審批。3.用?。簩徟ㄟ^后，保管人員應(yīng)按照審批意見，在《章證使用申請表》上加蓋章證，并在章證使用登記簿上進行登記。4.歸還：章證使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將章證歸還保管人員，并在《章證使用申請表》上簽字確認(rèn)。（三）使用要求1.使用章證時，應(yīng)確保章證的使用符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得擅自擴大使用范圍或用于違法違規(guī)事項。2.使用章證時，應(yīng)在章證使用登記簿上詳細記錄使用時間、使用事項、使用人等信息，確保使用記錄的完整性和可追溯性。3.使用章證時，應(yīng)注意章證的加蓋位置和方式，確保章證的清晰、完整和有效。4.使用章證時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將章證的使用情況泄露給無關(guān)人員。五、章證的廢止與銷毀（一）廢止1.因分公司撤銷、合并、變更名稱等原因，需要廢止章證時，分公司應(yīng)填寫《章證廢止申請表》，詳細說明廢止原因、廢止日期等信息，并經(jīng)分公司負責(zé)人審核后，報總公司審批。2.總公司審批通過后，分公司應(yīng)及時將廢止的章證收回，并在《章證廢止申請表》上加蓋公章。（二）銷毀1.廢止的章證應(yīng)及時進行銷毀，銷毀方式應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.銷毀章證時，應(yīng)填寫《章證銷毀申請表》，詳細說明銷毀章證的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并經(jīng)分公司負責(zé)人審核后，報總公司審批。3.總公司審批通過后，分公司應(yīng)指定專人負責(zé)章證的銷毀工作，并在《章證銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。4.銷毀章證時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行徹底銷毀，并保留銷毀記錄，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門總公司負責(zé)對分公司章證管理工作進行監(jiān)督和檢查，定期或不定期對分公司章證的保管、使用、廢止、銷毀等情況進行抽查。（二）檢查內(nèi)容1.章證管理制度的執(zhí)行情況，包括章證的保管、使用、審批、登記等環(huán)節(jié)。2.章證的使用是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，是否存在擅自擴大使用范圍、用于違法違規(guī)事項等情況。3.章證的保管是否安全可靠，是否存在丟失、被盜用或濫用等情況。4.章證的廢止與銷毀是否及時、規(guī)范，是否存在未按規(guī)定進行廢止與銷毀等情況。（三）檢查方式1.查閱資料：查閱分公司章證管理的相關(guān)文件、記錄、報表等資料。2.實地檢查：實地查看分公司章證的保管情況、使用情況等。3.訪談詢問：與分公司章證保管人員、使用人員等進行訪談詢問，了解章證管理的實際情況。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，總公司應(yīng)及時下達整改通知書，要求分公司限期整改。2.分公司應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到及時、有效的整改。3.整改完成后，分公司應(yīng)向總公司提交整改報告，總公司將對整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因保管人員保管不善，導(dǎo)致章證丟失、被盜用或濫用的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.因使用人員擅自擴大使用范圍、用于違法違規(guī)事項等原因，導(dǎo)致公司遭受損失的，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.因?qū)徟藛T審批不嚴(yán)，導(dǎo)致章證使用不當(dāng)?shù)模瑢徟藛T應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反章證管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對于因違反章證管理規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的經(jīng)濟賠償