工作聯(lián)系函管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司工作聯(lián)系函的管理，確保工作信息的準確傳遞、高效溝通與有效執(zhí)行，提高公司整體運營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作單位、客戶、供應商等之間涉及工作事項溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作等往來的工作聯(lián)系函。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：工作聯(lián)系函的內(nèi)容應準確表述工作事項、要求、時間節(jié)點等信息，語言表達規(guī)范、清晰，避免產(chǎn)生歧義。2.及時有效原則：相關人員應及時處理工作聯(lián)系函，確保信息傳遞的及時性，避免因延誤導致工作失誤或影響工作進展。對于重要緊急的工作聯(lián)系函，應優(yōu)先處理并及時反饋。3.存檔備查原則：所有工作聯(lián)系函均應進行存檔，以便日后查閱、核對工作進展及追溯相關責任。二、工作聯(lián)系函的分類與格式（一）分類1.內(nèi)部工作聯(lián)系函：用于公司內(nèi)部各部門之間的工作溝通、協(xié)調(diào)與協(xié)作。2.外部工作聯(lián)系函：用于公司與外部合作單位、客戶、供應商等之間的工作往來。（二）格式1.標題：應簡潔明了地概括工作聯(lián)系函的主題，一般采用“關于[具體事項]的工作聯(lián)系函”的格式。2.編號：為便于管理和查詢，工作聯(lián)系函應進行編號。編號規(guī)則可根據(jù)公司實際情況制定，例如按照年份、部門代碼、順序號等組合方式進行編號。3.主送單位/部門：明確工作聯(lián)系函的接收對象，即主送的單位或部門名稱。4.正文：詳細闡述工作事項的背景、目的、具體內(nèi)容、要求、時間節(jié)點等信息。正文應條理清晰，分段表述，必要時可附圖、附表等進行說明。5.附件：如有相關的文件、資料、圖表等作為工作聯(lián)系函的補充說明，應在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并隨函一并發(fā)送。6.落款：注明發(fā)函單位/部門名稱，并加蓋公章或部門章。同時，應注明發(fā)函日期。三、工作聯(lián)系函的起草與審核（一）起草1.由相關工作事項的負責人或責任部門負責起草工作聯(lián)系函。起草人應確保函件內(nèi)容準確、完整、清晰，符合公司的工作流程和相關規(guī)定。2.在起草過程中，應充分考慮接收方的理解能力和工作實際情況，語言表達要通俗易懂，避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯。（二）審核1.工作聯(lián)系函起草完成后，需經(jīng)本部門負責人審核。審核重點包括內(nèi)容的準確性、完整性、合規(guī)性，語言表達的規(guī)范性，以及與公司整體工作目標和要求的一致性等。2.對于涉及多個部門或重要事項的工作聯(lián)系函，還需提交公司分管領導進行審核。分管領導應從公司全局角度出發(fā)，對函件內(nèi)容進行全面審查，確保其符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務發(fā)展需要。3.審核通過后的工作聯(lián)系函，方可進行發(fā)送。如審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，起草人應根據(jù)審核意見及時進行修改完善，直至審核通過。四、工作聯(lián)系函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.工作聯(lián)系函一般通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進行發(fā)送。發(fā)送時應確保接收方信息準確無誤，避免因發(fā)送錯誤導致工作延誤。2.對于重要緊急的工作聯(lián)系函，除上述常規(guī)方式外，可根據(jù)實際情況采用電話、當面溝通等方式進行提醒或確認，確保接收方及時知曉函件內(nèi)容。3.發(fā)送工作聯(lián)系函后，發(fā)送人應及時跟蹤函件的接收情況，如發(fā)現(xiàn)接收方未及時收到或存在其他問題，應及時與接收方溝通解決。（二）接收1.接收方收到工作聯(lián)系函后，應及時進行查閱。如發(fā)現(xiàn)函件內(nèi)容不清晰、存在疑問或涉及需要本部門配合的工作事項，應及時與發(fā)函方溝通確認。2.對于需要回復的工作聯(lián)系函，接收方應在規(guī)定的時間內(nèi)進行回復?；貜秃母袷綉獏⒄赵ぷ髀?lián)系函，并在正文中明確表明對原函件的處理意見或執(zhí)行情況。3.接收方應對收到的工作聯(lián)系函進行妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以便日后查閱。五、工作聯(lián)系函的處理與跟蹤（一）處理1.接收方應根據(jù)工作聯(lián)系函的內(nèi)容，及時安排相關人員進行處理。處理過程中應嚴格按照公司的工作流程和相關規(guī)定執(zhí)行，確保工作事項得到有效落實。2.對于涉及多個部門協(xié)同處理的工作聯(lián)系函，牽頭部門應負責組織協(xié)調(diào)相關部門共同推進工作，并定期召開工作協(xié)調(diào)會，及時溝通工作進展情況，解決工作中出現(xiàn)的問題。3.在處理工作聯(lián)系函過程中，如遇特殊情況或需要變更原函件要求的，應及時與發(fā)函方溝通協(xié)商，并取得對方同意后方可進行調(diào)整。（二）跟蹤1.為確保工作聯(lián)系函涉及的工作事項按時、按質(zhì)完成，相關責任人應建立工作跟蹤機制，定期對工作進展情況進行檢查和督促。2.工作跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)工作進度滯后或存在質(zhì)量問題，應及時分析原因，并采取有效措施進行整改。整改情況應及時反饋給發(fā)函方和相關領導。3.對于已完成的工作聯(lián)系函事項，相關責任人應及時進行總結(jié)和評估，分析工作過程中的經(jīng)驗教訓，為今后類似工作提供參考和借鑒。六、工作聯(lián)系函的存檔與查閱（一）存檔1.工作聯(lián)系函處理完畢后，相關部門應按照公司檔案管理規(guī)定，將函件及其相關附件進行整理、編號，并移交公司檔案室統(tǒng)一存檔。2.檔案室應建立完善的工作聯(lián)系函檔案管理制度，確保檔案的安全、完整和可查閱性。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案丟失、損壞或泄密。（二）查閱1.因工作需要查閱工作聯(lián)系函檔案的，查閱人應填寫《工作聯(lián)系函查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到檔案室查閱。2.檔案室應對查閱情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。查閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還查閱的檔案，不得擅自復印、摘抄或帶出檔案室。3.涉及公司機密或敏感信息的工作聯(lián)系函檔案，查閱人應嚴格遵守公司保密制度的相關規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露的，將依法追究其責任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司辦公室負責對工作聯(lián)系函的管理情況進行定期監(jiān)督檢查，重點檢查工作聯(lián)系函的起草、審核、發(fā)送、接收、處理、跟蹤、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，辦公室應及時向相關部門和責任人發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將工作聯(lián)系函的管理工作納入公司績效考核體系，對在工作聯(lián)系函管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本辦法規(guī)定，導致工作聯(lián)系函管理混亂、工作