工作聯(lián)系函管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司工作聯(lián)系函的管理，確保工作信息的準(zhǔn)確傳遞、高效溝通與有效執(zhí)行，提高公司整體運(yùn)營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作單位、客戶、供應(yīng)商等之間涉及工作事項(xiàng)溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作等往來的工作聯(lián)系函。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：工作聯(lián)系函的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表述工作事項(xiàng)、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，語言表達(dá)規(guī)范、清晰，避免產(chǎn)生歧義。2.及時(shí)有效原則：相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)處理工作聯(lián)系函，確保信息傳遞的及時(shí)性，避免因延誤導(dǎo)致工作失誤或影響工作進(jìn)展。對于重要緊急的工作聯(lián)系函，應(yīng)優(yōu)先處理并及時(shí)反饋。3.存檔備查原則：所有工作聯(lián)系函均應(yīng)進(jìn)行存檔，以便日后查閱、核對工作進(jìn)展及追溯相關(guān)責(zé)任。二、工作聯(lián)系函的分類與格式（一）分類1.內(nèi)部工作聯(lián)系函：用于公司內(nèi)部各部門之間的工作溝通、協(xié)調(diào)與協(xié)作。2.外部工作聯(lián)系函：用于公司與外部合作單位、客戶、供應(yīng)商等之間的工作往來。（二）格式1.標(biāo)題：應(yīng)簡潔明了地概括工作聯(lián)系函的主題，一般采用“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的工作聯(lián)系函”的格式。2.編號：為便于管理和查詢，工作聯(lián)系函應(yīng)進(jìn)行編號。編號規(guī)則可根據(jù)公司實(shí)際情況制定，例如按照年份、部門代碼、順序號等組合方式進(jìn)行編號。3.主送單位/部門：明確工作聯(lián)系函的接收對象，即主送的單位或部門名稱。4.正文：詳細(xì)闡述工作事項(xiàng)的背景、目的、具體內(nèi)容、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。正文應(yīng)條理清晰，分段表述，必要時(shí)可附圖、附表等進(jìn)行說明。5.附件：如有相關(guān)的文件、資料、圖表等作為工作聯(lián)系函的補(bǔ)充說明，應(yīng)在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并隨函一并發(fā)送。6.落款：注明發(fā)函單位/部門名稱，并加蓋公章或部門章。同時(shí)，應(yīng)注明發(fā)函日期。三、工作聯(lián)系函的起草與審核（一）起草1.由相關(guān)工作事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人或責(zé)任部門負(fù)責(zé)起草工作聯(lián)系函。起草人應(yīng)確保函件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司的工作流程和相關(guān)規(guī)定。2.在起草過程中，應(yīng)充分考慮接收方的理解能力和工作實(shí)際情況，語言表達(dá)要通俗易懂，避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯。（二）審核1.工作聯(lián)系函起草完成后，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核。審核重點(diǎn)包括內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性，語言表達(dá)的規(guī)范性，以及與公司整體工作目標(biāo)和要求的一致性等。2.對于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的工作聯(lián)系函，還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司全局角度出發(fā)，對函件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保其符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。3.審核通過后的工作聯(lián)系函，方可進(jìn)行發(fā)送。如審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見及時(shí)進(jìn)行修改完善，直至審核通過。四、工作聯(lián)系函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.工作聯(lián)系函一般通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行發(fā)送。發(fā)送時(shí)應(yīng)確保接收方信息準(zhǔn)確無誤，避免因發(fā)送錯(cuò)誤導(dǎo)致工作延誤。2.對于重要緊急的工作聯(lián)系函，除上述常規(guī)方式外，可根據(jù)實(shí)際情況采用電話、當(dāng)面溝通等方式進(jìn)行提醒或確認(rèn)，確保接收方及時(shí)知曉函件內(nèi)容。3.發(fā)送工作聯(lián)系函后，發(fā)送人應(yīng)及時(shí)跟蹤函件的接收情況，如發(fā)現(xiàn)接收方未及時(shí)收到或存在其他問題，應(yīng)及時(shí)與接收方溝通解決。（二）接收1.接收方收到工作聯(lián)系函后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查閱。如發(fā)現(xiàn)函件內(nèi)容不清晰、存在疑問或涉及需要本部門配合的工作事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)函方溝通確認(rèn)。2.對于需要回復(fù)的工作聯(lián)系函，接收方應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回復(fù)。回復(fù)函的格式應(yīng)參照原工作聯(lián)系函，并在正文中明確表明對原函件的處理意見或執(zhí)行情況。3.接收方應(yīng)對收到的工作聯(lián)系函進(jìn)行妥善保管，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱。五、工作聯(lián)系函的處理與跟蹤（一）處理1.接收方應(yīng)根據(jù)工作聯(lián)系函的內(nèi)容，及時(shí)安排相關(guān)人員進(jìn)行處理。處理過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司的工作流程和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保工作事項(xiàng)得到有效落實(shí)。2.對于涉及多個(gè)部門協(xié)同處理的工作聯(lián)系函，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同推進(jìn)工作，并定期召開工作協(xié)調(diào)會，及時(shí)溝通工作進(jìn)展情況，解決工作中出現(xiàn)的問題。3.在處理工作聯(lián)系函過程中，如遇特殊情況或需要變更原函件要求的，應(yīng)及時(shí)與發(fā)函方溝通協(xié)商，并取得對方同意后方可進(jìn)行調(diào)整。（二）跟蹤1.為確保工作聯(lián)系函涉及的工作事項(xiàng)按時(shí)、按質(zhì)完成，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)建立工作跟蹤機(jī)制，定期對工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和督促。2.工作跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)工作進(jìn)度滯后或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取有效措施進(jìn)行整改。整改情況應(yīng)及時(shí)反饋給發(fā)函方和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.對于已完成的工作聯(lián)系函事項(xiàng)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和評估，分析工作過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似工作提供參考和借鑒。六、工作聯(lián)系函的存檔與查閱（一）存檔1.工作聯(lián)系函處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，將函件及其相關(guān)附件進(jìn)行整理、編號，并移交公司檔案室統(tǒng)一存檔。2.檔案室應(yīng)建立完善的工作聯(lián)系函檔案管理制度，確保檔案的安全、完整和可查閱性。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案丟失、損壞或泄密。（二）查閱1.因工作需要查閱工作聯(lián)系函檔案的，查閱人應(yīng)填寫《工作聯(lián)系函查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.檔案室應(yīng)對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還查閱的檔案，不得擅自復(fù)印、摘抄或帶出檔案室。3.涉及公司機(jī)密或敏感信息的工作聯(lián)系函檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露的，將依法追究其責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對工作聯(lián)系函的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查工作聯(lián)系函的起草、審核、發(fā)送、接收、處理、跟蹤、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，辦公室應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和責(zé)任人發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核1.將工作聯(lián)系函的管理工作納入公司績效考核體系，對在工作聯(lián)系函管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致工作聯(lián)系函管理混亂、工作