預留印章管理辦法總則1.目的為加強公司預留印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，防范印章使用風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構在經(jīng)營管理活動中涉及的各類預留印章的管理。3.定義本辦法所稱預留印章，是指公司在銀行、稅務、工商等機構預留的，用于辦理各類業(yè)務的印章，包括但不限于公章、財務專用章、法定代表人章等。印章的刻制1.刻制申請因業(yè)務需要刻制預留印章的，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核后，報公司分管領導審批。2.刻制流程經(jīng)審批同意后，由公司行政部門負責統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。行政部門應選擇具有合法資質的印章刻制單位，并與其簽訂印章刻制合同，明確雙方的權利義務。印章刻制單位應按照國家有關規(guī)定和公司要求進行印章刻制，確保印章質量和安全性。3.印章備案印章刻制完成后，行政部門應及時將印章樣本報公安機關備案，并留存一份印章樣本作為公司檔案管理。同時，行政部門應將印章刻制情況通知使用部門，并辦理印章交接手續(xù)。印章的使用1.使用范圍預留印章僅限在公司授權的業(yè)務范圍內(nèi)使用，不得超出授權范圍使用。具體使用范圍如下：公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要法律文書；辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等各類證照的年檢、變更、注銷等手續(xù)；代表公司參加各類會議、活動等。財務專用章：用于公司財務收支、資金結算、票據(jù)開具等財務業(yè)務。法定代表人章：用于公司法定代表人授權的相關業(yè)務，如簽署合同、文件等。2.使用審批使用預留印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事項、使用時間、使用部門等信息，并按照以下審批流程進行審批：一般性業(yè)務使用印章的，由使用部門負責人審核后，報公司分管領導審批。涉及重大合同、協(xié)議、文件等重要法律文書使用印章的，由使用部門負責人審核后，報公司分管領導審核，再報公司法定代表人審批。3.使用登記印章使用部門應建立《印章使用登記簿》，對印章的使用情況進行詳細登記，包括使用日期、使用事項、使用部門、審批人、印章保管人等信息。印章使用登記簿應妥善保管，以備查閱。4.用印要求印章使用人應嚴格按照審批后的《印章使用申請表》內(nèi)容用印，確保印章使用的真實性、合法性和準確性。用印時，應在印章使用部位加蓋騎縫章，防止他人偷換文件內(nèi)容。印章使用完畢后，應及時將印章歸還保管人，并在《印章使用登記簿》上簽字確認。印章的保管1.保管職責預留印章由公司指定專人負責保管，保管人應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管制度。保管人的職責如下：負責印章的日常保管，確保印章安全存放，防止印章被盜、遺失或損壞。按照規(guī)定的使用范圍和審批流程使用印章，對印章使用情況進行登記和監(jiān)督。定期對印章進行檢查，發(fā)現(xiàn)印章存在問題或異常情況時，應及時報告公司領導，并采取相應措施。2.保管方式預留印章應存放在公司保險柜或專門的印章保管箱內(nèi)，并配備必要的安全設施，如密碼鎖、監(jiān)控設備等。印章保管箱鑰匙和密碼應由保管人分別保管，不得交由同一人掌握。3.保管期限預留印章的保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。一般情況下，公章、財務專用章、法定代表人章等重要印章的保管期限為長期；其他印章的保管期限根據(jù)業(yè)務需要確定，但不得少于[X]年。印章保管期限屆滿后，如需繼續(xù)使用，應重新辦理印章刻制手續(xù)；如需銷毀，應按照公司印章銷毀制度進行銷毀。印章的變更與注銷1.變更因公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍等變更需要變更預留印章的，由公司行政部門負責辦理印章變更手續(xù)。行政部門應按照印章刻制流程重新刻制印章，并及時將新印章樣本報公安機關備案，同時通知相關機構和部門辦理印章變更事宜。2.注銷因公司注銷、印章?lián)p壞、遺失等原因需要注銷預留印章的，由公司行政部門負責辦理印章注銷手續(xù)。行政部門應將印章交回原刻制單位銷毀，并取得印章銷毀證明。同時，行政部門應及時通知相關機構和部門辦理印章注銷事宜。印章的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司審計部門負責對預留印章的管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.檢查內(nèi)容審計部門檢查的內(nèi)容包括印章的刻制、使用、保管、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，印章使用登記是否完整、準確，印章保管是否安全等。3.問題處理審計部門在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應及時向公司領導報告，并提出整改意見。相關部門應按照整改意見及時進行整改，確保印章管理工作規(guī)范、有序。印章的風險防范與責任追究1.風險防范公司應加強對預留印章管理的風險防范意識，采取有效措施防范印章使用風險，如加強印章使用審批、建立印章使用登記制度、加強印章保管安全等。同時，公司應定期對印章管理情況進行評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善印章管理制度。2.責任追究對違反本辦法規(guī)定使用、保