住建部文件管理辦法一、總則（一）目的為加強住房和城鄉(xiāng)建設部（以下簡稱“住建部”）文件管理，確保文件的規(guī)范、高效運轉(zhuǎn)，提高工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家有關法律法規(guī)，結合住建部實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于住建部機關各司局、直屬事業(yè)單位、社團組織等在履行職責過程中形成、辦理、管理的各類文件，包括但不限于公文、函件、通知、報告、紀要等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.準確及時原則文件內(nèi)容應準確無誤，傳達和辦理應及時高效，避免延誤和差錯。3.安全保密原則加強文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失或被篡改，確保國家秘密和工作信息安全。4.規(guī)范統(tǒng)一原則建立統(tǒng)一的文件管理標準和流程，確保文件格式、編號、標識等規(guī)范一致，便于查詢和管理。二、文件的起草與審核（一）起草要求1.主題明確文件應圍繞住建部的中心工作和業(yè)務需求，主題突出，觀點清晰，避免內(nèi)容繁雜、重點不突出。2.內(nèi)容準確起草文件應深入調(diào)研，數(shù)據(jù)準確，表述嚴謹，引用法律法規(guī)和政策依據(jù)應準確無誤。3.邏輯嚴謹文件結構應合理，層次分明，邏輯連貫，各部分之間應過渡自然，相互呼應。4.語言規(guī)范使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，文字簡潔，表達清晰，避免生僻字、歧義句和口語化表述。（二）審核流程1.司局初審文件起草完成后，由起草司局進行初審。初審內(nèi)容包括文件的合法性、準確性、完整性、規(guī)范性等。初審通過后，起草司局負責人簽署意見，并將文件送辦公廳審核。2.辦公廳審核辦公廳收到文件后，按照公文處理的有關規(guī)定進行審核。審核內(nèi)容包括文件的格式、文種、文號、密級、緊急程度等是否符合要求，以及文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與其他文件相銜接等。辦公廳審核通過后，送分管部領導審簽。3.部領導審簽分管部領導對文件進行審簽，簽署意見后，文件方可印發(fā)。重要文件需經(jīng)主要領導審簽。三、文件的編號與印發(fā)（一）編號規(guī)則1.公文編號住建部公文編號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。發(fā)文機關代字為“建”，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。2.其他文件編號其他文件編號可根據(jù)實際情況自行設定，但應保持編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。（二）印發(fā)流程1.排版校對文件印發(fā)前，由辦公廳負責排版校對。排版應符合國家有關標準和住建部公文格式要求，確保文件格式規(guī)范、美觀。校對人員應認真細致，對文件內(nèi)容進行逐字逐句核對，確保無錯漏。2.印制分發(fā)排版校對無誤后，由辦公廳按照規(guī)定的份數(shù)進行印制。印制完成后，及時分發(fā)到相關司局、單位和人員。分發(fā)時應做好登記，確保文件發(fā)放準確無誤。3.存檔備案文件印發(fā)后，辦公廳應及時將文件的定稿、印制稿、分發(fā)清單等資料進行存檔備案，以便日后查閱。四、文件的辦理與傳閱（一）收文辦理1.簽收登記辦公廳收到外來文件后，應及時進行簽收登記。簽收時應核對文件的數(shù)量、種類、名稱等是否齊全，檢查文件是否有破損、缺頁等情況。登記內(nèi)容包括文件的編號、來文機關、文件標題、文號、密級、份數(shù)、日期等。2.分辦傳閱辦公廳根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，及時將文件分發(fā)給相關司局或人員傳閱。傳閱文件應嚴格按照規(guī)定的范圍進行，不得擅自擴大傳閱范圍。傳閱過程中應做好登記，記錄文件的傳閱時間、傳閱人等信息，確保文件傳閱及時、準確。3.辦理反饋承辦司局或人員收到傳閱文件后，應及時進行辦理，并在規(guī)定的時間內(nèi)將辦理結果反饋給辦公廳。辦理結果應明確、具體，符合政策法規(guī)和工作要求。對于需要協(xié)調(diào)其他部門辦理的文件，承辦司局應積極主動協(xié)調(diào)，確保文件辦理順利進行。（二）發(fā)文辦理1.擬稿審核按照本辦法第二章的規(guī)定進行文件的起草與審核。2.登記編號辦公廳對審核通過的文件進行登記編號，確定文件的印發(fā)范圍、份數(shù)等。3.印制分發(fā)按照本辦法第三章的規(guī)定進行文件的印制與分發(fā)。4.歸檔保存文件印發(fā)后，辦公廳應及時將文件的定稿、印制稿、分發(fā)清單等資料進行歸檔保存，以便日后查閱。（三）傳閱管理1.專人負責設立專人負責文件傳閱工作，確保文件傳閱有序進行。2.跟蹤催辦傳閱文件時，應跟蹤文件的傳閱進度，及時催辦，避免文件積壓。對于緊急文件，應優(yōu)先處理，確保文件及時傳達和辦理。3.安全保密傳閱文件應在規(guī)定的場所進行，不得擅自將文件帶出辦公區(qū)域。傳閱過程中應注意保護文件的安全保密，防止文件泄露。五、文件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.住建部在履行職責過程中形成的具有保存價值的各類文件，包括但不限于公文、函件、通知、報告、紀要、規(guī)劃、標準、規(guī)范、統(tǒng)計報表等。2.住建部召開的重要會議、舉辦的重大活動形成的文件、資料、照片、音像等。3.住建部與其他部門、單位簽訂的合同、協(xié)議、備忘錄等文件。4.住建部工作人員在工作中形成的具有一定參考價值的文件、筆記、手稿等。（二）歸檔要求1.齊全完整歸檔文件應齊全完整，能夠準確反映住建部的工作全貌和歷史沿革。2.分類準確按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，確保文件分類合理、便于查找。3.裝訂規(guī)范歸檔文件應進行規(guī)范裝訂，保持文件的整齊、牢固。4.編目清晰編制詳細的文件目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查閱和管理。（三）保管期限1.永久保管對涉及國家機密、重要政策法規(guī)、重大歷史事件等具有長期保存價值的文件，應永久保管。2.定期保管對一般性文件，根據(jù)其重要程度和保存價值，確定保管期限為30年或10年。3.保管期限的確定文件保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，由辦公廳會同檔案管理部門提出意見，報部領導批準。（四）保管措施1.檔案庫房建設建設符合國家標準的檔案庫房，配備必要的設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。2.檔案整理上架對歸檔文件進行整理、編目后，及時上架存放，便于查找和利用。3.檔案信息化管理建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案目錄和全文信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.檔案查閱利用嚴格執(zhí)行檔案查閱利用制度，查閱檔案應履行審批手續(xù)，填寫查閱登記表，查閱人員應在規(guī)定的場所查閱，不得擅自摘抄、復制、轉(zhuǎn)借檔案。六、文件的保密與銷毀（一）保密措施1.加強保密教育對住建部工作人員進行保密教育，提高保密意識，增強保密責任感。2.明確保密范圍根據(jù)國家保密法律法規(guī)和住建部工作實際，明確文件的保密范圍，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等文件進行嚴格保密。3.嚴格保密制度建立健全文件保密制度，規(guī)范文件的制作、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理，防止文件泄露。4.加強技術防范利用現(xiàn)代信息技術手段，對涉及保密文件的計算機、網(wǎng)絡等進行安全防護，防止信息泄露。（二）銷毀程序1.鑒定審批對已到保管期限或失去保存價值的文件，由檔案管理部門會同相關司局進行鑒定，提出銷毀意見，報部領導批準。2.銷毀實施經(jīng)批準銷毀的文件，應按照規(guī)定的方式進行銷毀。可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件信息無法恢復。銷毀過程中應進行登記，記錄銷毀文件的名稱、數(shù)量、時間、地點等信息。