山東省印章管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)印章管理，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合山東省實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各類印章的刻制、使用、保管、廢止等管理活動(dòng)。包括但不限于公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門章等。基本原則印章管理遵循合法合規(guī)、權(quán)責(zé)明確、安全保密、規(guī)范有序的原則。確保印章使用符合公司/組織利益及法律法規(guī)要求，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，防止印章濫用、盜用等風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)印章管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。印章的刻制刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意?？讨屏鞒?.經(jīng)審批通過的《印章刻制申請表》交至行政部門或指定的印章管理部門。2.行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容，選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制單位需嚴(yán)格按照國家規(guī)定的印章樣式、字體、材質(zhì)等要求進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量。4.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章及印模交付行政部門或印章管理部門，并提供刻制發(fā)票等相關(guān)資料。印章備案1.行政部門或印章管理部門在收到新刻印章后，應(yīng)及時(shí)到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記。2.備案所需材料包括印章刻制申請表、刻制單位資質(zhì)證明、印章印模等。3.備案完成后，將備案回執(zhí)妥善保存，作為印章合法有效的證明文件。印章的使用使用范圍1.公司/組織公章用于以公司/組織名義對外發(fā)布的各類文件、函件、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章用于辦理公司/組織法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽署合同、票據(jù)等。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司/組織財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。5.部門章用于本部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章，不得對外使用。使用審批1.用印人填寫《印章使用申請表》，注明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印日期等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同等，還需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。3.經(jīng)審批同意后，用印人將申請表交至印章保管部門。使用流程1.印章保管人員收到《印章使用申請表》后，仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與相關(guān)文件資料是否一致。2.在確認(rèn)無誤后，按照審批意見進(jìn)行用印操作。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月。3.用印完成后，印章保管人員在申請表上加蓋“已用印”章，并登記用印日期、用印人、用印事項(xiàng)等信息。4.用印人領(lǐng)取蓋好印章的文件資料，并妥善保管。特殊情況用印1.如遇緊急情況，無法事先履行審批手續(xù)的，用印人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于異地用印或通過傳真、掃描等方式用印的情況，需按照本辦法規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保用印的真實(shí)性和合法性。印章的保管保管職責(zé)1.公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的保管工作，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人員負(fù)責(zé)印章的日常存放、使用登記、維護(hù)保養(yǎng)等工作，確保印章安全。保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管或多人交叉保管制度。2.保險(xiǎn)柜或保管箱鑰匙應(yīng)由保管人員分別保管，開啟時(shí)需同時(shí)在場。保管場所1.印章保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件。2.嚴(yán)禁將印章存放在不安全或易被他人接觸的地方，如辦公桌上、無人值守的辦公室等。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人等信息，并簽字確認(rèn)。3.交接過程需有監(jiān)交人在場，監(jiān)交人應(yīng)由行政部門或上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。交接完成后，《印章交接清單》一式三份，交接雙方及監(jiān)交人各執(zhí)一份存檔。印章的廢止廢止情形1.因公司/組織名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，相關(guān)印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜等需要廢止的。廢止流程1.由行政部門或相關(guān)部門提出印章廢止申請，填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因、印章名稱、規(guī)格等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批同意。3.審批通過后，行政部門或印章管理部門負(fù)責(zé)將廢止印章交至公安機(jī)關(guān)進(jìn)行注銷備案。4.印章保管人員將廢止印章妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。廢止印章處理1.對于廢止的印章，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，確保印章無法再被使用。2.銷毀過程需有兩人以上在場監(jiān)督，并填寫《印章銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，參與人員簽字確認(rèn)。3.《印章銷毀記錄》應(yīng)存檔保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全印章管理監(jiān)督機(jī)制，定期對印章使用、保管情況進(jìn)行檢查。2.行政部門或?qū)徲?jì)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施印章管理監(jiān)督檢查工作，檢查內(nèi)容包括印章審批流程執(zhí)行情況、用印登記記錄、印章保管安全等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.接受公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合公安機(jī)關(guān)開展印章管理工作。2.對于公安機(jī)關(guān)提出的整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)消除印章管理中的安全隱患。法律責(zé)任違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的單位或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)用印給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。法律后