保監(jiān)會(huì)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)（以下簡稱“保監(jiān)會(huì)”）檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合保監(jiān)會(huì)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)及派出機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。保監(jiān)會(huì)辦公廳負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)全系統(tǒng)檔案工作，各派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本轄區(qū)檔案的具體管理工作。2.集中管理原則。檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.有效利用原則。充分發(fā)揮檔案的作用，為保監(jiān)會(huì)各項(xiàng)工作提供有力的信息支持和服務(wù)保障。4.安全保密原則。采取必要的安全保密措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制保監(jiān)會(huì)建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理的檔案管理體制。辦公廳是保監(jiān)會(huì)檔案工作的主管部門，對(duì)全系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。各派出機(jī)構(gòu)應(yīng)明確檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)部門，確保檔案工作順利開展。（二）職責(zé)分工1.辦公廳職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定保監(jiān)會(huì)檔案管理的規(guī)章制度和工作規(guī)劃。負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查全系統(tǒng)檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。集中管理保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)的重要檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。組織開發(fā)檔案信息資源，編輯檔案參考資料，為保監(jiān)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。2.派出機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行保監(jiān)會(huì)檔案管理的規(guī)章制度，結(jié)合本轄區(qū)實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則和操作規(guī)程。負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本轄區(qū)內(nèi)檔案工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。集中管理本轄區(qū)形成的各類檔案，按照規(guī)定進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，并定期向保監(jiān)會(huì)辦公廳報(bào)送檔案工作情況。積極配合保監(jiān)會(huì)辦公廳開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流等活動(dòng)，及時(shí)反饋檔案工作中存在的問題和建議。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)各部門及工作人員在履行職責(zé)過程中，應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各種文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。2.各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、文件等，應(yīng)一式多份，其中一份作為檔案保存。重要文件應(yīng)同時(shí)保存電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照規(guī)定的范圍和時(shí)間要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于外出參加會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)帶回的文件材料，參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)交本部門檔案管理人員進(jìn)行登記和整理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門收集的文件材料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.保監(jiān)會(huì)檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。即先按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，最后按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。例如，保險(xiǎn)監(jiān)管業(yè)務(wù)檔案可分為市場(chǎng)準(zhǔn)入、現(xiàn)場(chǎng)檢查、非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管等類別，每個(gè)類別再根據(jù)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分。4.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，按照年度順序排列。5.科技檔案按照項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目檔案再按照文件材料的形成階段和性質(zhì)進(jìn)行排列。6.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音、錄像等）和內(nèi)容主題進(jìn)行分類整理。（三）整理要求1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無用的文件。2.按照分類方法，對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等工作。文書檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)需要編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲(chǔ)規(guī)范、檢索便捷。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從保監(jiān)會(huì)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案根據(jù)其內(nèi)容的重要性、時(shí)間跨度、與保監(jiān)會(huì)中心工作的關(guān)聯(lián)程度等因素，綜合判定其保管期限。2.業(yè)務(wù)檔案依據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要性、時(shí)效性、完整性以及后續(xù)利用需求等，確定檔案的保存價(jià)值。3.會(huì)計(jì)檔案按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行鑒定。4.科技檔案根據(jù)項(xiàng)目的重要性、技術(shù)壽命、后續(xù)參考價(jià)值等進(jìn)行鑒定。5.聲像檔案根據(jù)其反映的內(nèi)容、歷史意義、藝術(shù)價(jià)值等確定保存期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)辦公廳分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。4.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.各派出機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立檔案庫房或?qū)Ｓ脵n案柜，妥善保管本轄區(qū)的檔案。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或采取其他補(bǔ)救措施。4.建立檔案保管統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，確保檔案信息的安全。同時(shí)，應(yīng)積極為保監(jiān)會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用。保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案需經(jīng)辦公廳分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱利用。因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)辦公廳分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制利用。根據(jù)工作需要，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容等信息。利用登記應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋保監(jiān)會(huì)全系統(tǒng)的檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動(dòng)化管理和智能化服務(wù)，提高檔案管理的效率和水平。（二）主要任務(wù)1.檔案數(shù)字化。對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合保監(jiān)會(huì)檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享利用。4.安全保障體系建設(shè)。加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段。制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.試點(diǎn)階段。選擇部分派出機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)，積累經(jīng)驗(yàn)，完善方案。3.推廣階段。在全系統(tǒng)范圍內(nèi)逐步推廣檔案信息化建設(shè)成果，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化全覆蓋。4.深化階段。不斷優(yōu)化檔案信息化系統(tǒng)功能，拓展檔案信息資源利用，提升檔案管理的智能化水平。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制保監(jiān)會(huì)建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)全系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。辦公廳負(fù)責(zé)組織對(duì)保監(jiān)會(huì)機(jī)關(guān)及派出機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督檢查，各派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本轄區(qū)內(nèi)檔案工作進(jìn)行自查自糾。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案工作組織管理情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、職責(zé)落實(shí)等。3.檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)工作開展情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括數(shù)字化工作進(jìn)展、系統(tǒng)應(yīng)用效果、安全保障措施等。