韶關檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強韶關地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本地區(qū)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于韶關地區(qū)各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映各項工作的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.檔案行政管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。對本地區(qū)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協調、監(jiān)督指導，依法查處檔案違法行為。組織開展檔案業(yè)務培訓、宣傳教育和學術研究活動，提高檔案管理水平。2.各單位檔案管理部門職責負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。制定本單位檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理人員職責，加強對檔案工作的組織領導。定期對本單位檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現問題及時整改，并向上級主管部門和檔案行政管理部門報告。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括本單位在各項工作活動中形成的收文、發(fā)文、內部文件、會議文件、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表等各類紙質文件材料。2.科技檔案：涵蓋科研項目、工程建設、設備儀器等方面形成的技術文件、圖紙、圖表、數據記錄等。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、學歷、培訓、專業(yè)技術職務等方面的材料。4.財務檔案：如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務核算過程中產生的文件資料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄單位重要活動、事件、人物等具有保存價值的聲像資料。6.電子檔案：以電子數據形式存在的各類文件、資料、信息等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務系統(tǒng)產生的數據文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時將本部門形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時進行收集整理，確保檔案的時效性和完整性。3.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得隨意涂改、損毀或丟失。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。（三）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）分類法進行分類。將檔案按年度分開，再根據保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按照機構（問題）進行排列。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁號、保管期限等項目。裝訂成冊，去除文件上的金屬物，采用三孔一線的方法進行裝訂，保持文件整齊美觀。2.科技檔案整理依據項目、專業(yè)等進行分類，如科研項目檔案可按課題階段、研究內容等分類，工程建設檔案可按項目前期、設計、施工、竣工等階段分類。編制檔案目錄，注明檔案編號、項目名稱、文件名稱、日期、保管期限等信息。對圖紙等特殊載體檔案進行折疊、裱糊等處理，使其符合歸檔要求，并進行編號和標注。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定，對檔案材料進行分類排序，如履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷學位材料等。對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄，確保檔案材料的清晰可查。建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理和便捷查詢。4.財務檔案整理按照會計年度進行分類，將會計憑證、賬簿、報表等分別整理。對會計憑證進行編號、裝訂，每本憑證應加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等信息。編制財務檔案目錄，詳細記錄檔案名稱、日期、保管期限等內容。5.聲像檔案整理按照內容、時間等進行分類，如重大活動照片可按活動主題、時間順序分類，錄音錄像資料可按錄制內容、時間等分類。對聲像資料進行編號、標注，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、事件等信息，并配以文字說明。將聲像資料存儲在安全可靠的介質上，如光盤、硬盤等，并建立相應的存儲目錄和索引。6.電子檔案整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構。對電子文件進行命名規(guī)范，確保文件名能夠準確反映文件內容和性質。建立電子檔案元數據，記錄文件的背景信息、版本信息、保管期限等，以便于檢索和利用。三、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實體安全。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）保管方式1.紙質檔案保管檔案應存放在專用的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和管理。定期對檔案進行清查核對，發(fā)現問題及時處理。對于破損、褪色、字跡模糊的檔案，應及時進行修復或復制。建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。2.電子檔案保管采用安全可靠的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進行異地備份存儲，防止數據丟失。建立電子檔案存儲系統(tǒng)，設置用戶權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和操作電子檔案。定期對電子檔案進行數據完整性檢查和病毒查殺，確保電子檔案的安全性和可用性。3.特殊載體檔案保管聲像檔案應存放在專門的音像柜中，避免磁帶、光盤等受到擠壓、磨損和磁化。對照片檔案應進行沖印或掃描備份，沖印照片應裝入相冊或相框妥善保管，掃描照片應進行分類存儲，并建立相應的索引。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本單位的實際情況，對檔案進行科學合理的鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果準確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領導擔任組長，檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人以及相關專業(yè)人員為成員。鑒定工作小組負責制定鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷其保存價值。2.參考檔案保管期限表，結合本單位的職能和工作特點，確定檔案的保管期限。3.對于保管期滿但仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應及時進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內容。2.檔案鑒定工作小組對檔案銷毀清冊進行審核，簽署審核意見。3.經單位分管領導批準后，按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀。檔案銷毀應在指定地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本單位相關檔案。3.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法查閱、借閱本單位相關檔案。（二）利用手續(xù)1.本單位內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應提前向本單位檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案內容、目的、時間等信息，經本單位分管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱、借閱，并做好登記記錄。3.司法機關、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信和相關法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.檔案借閱一般不得超過規(guī)定期限，確因工作需要延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.對于重要檔案或不宜外借的檔案，檔案管理部門可提供復印件或電子副本供利用者使用。六、檔案信息化建設（一）建設目標建立覆蓋本地區(qū)各級各類檔案機構的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化采集、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）建設內容1.檔案數字化加工：對館藏紙質檔案、聲像檔案等進行數字化掃描、圖像處理、數據掛接等工作，建立數字化檔案資源庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本地區(qū)檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設：建立檔案信息資源共享平臺，實現本地區(qū)各級各類檔案機構之間的檔案信息共享和交換，為社會提供便捷的檔案信息服務。（三）安全保障1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止網絡攻擊和數據泄露。2.建立健全檔案信息化系統(tǒng)安全管理制度，規(guī)范用戶操作行為，定期進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現和處理安全隱患。3.加強對檔案信息化工作人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體檔案行政管理部門負責對本地區(qū)各單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，各單位檔案管理部門負責對本單位內部檔案管理工作進行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作開展情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全管理情況。（三