酒店掛帳管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店掛帳業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范掛帳操作流程，有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保酒店資金安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于與酒店簽訂掛帳協(xié)議的單位及個(gè)人在酒店消費(fèi)所產(chǎn)生的掛帳業(yè)務(wù)管理。（三）基本原則1.合法性原則：掛帳業(yè)務(wù)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：在拓展掛帳業(yè)務(wù)時(shí)，充分評(píng)估客戶信用風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)。3.規(guī)范操作原則：明確掛帳業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的操作流程和審批權(quán)限，確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、有序。4.及時(shí)結(jié)算原則：督促掛帳客戶按時(shí)結(jié)算帳款，避免逾期帳款的產(chǎn)生。二、掛帳協(xié)議管理（一）協(xié)議簽訂1.市場(chǎng)營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)與潛在掛帳客戶進(jìn)行溝通洽談，了解客戶需求和信用狀況。2.對(duì)于有意向簽訂掛帳協(xié)議的客戶，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)填寫《掛帳協(xié)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明客戶基本信息、掛帳額度、結(jié)算方式、信用期限等內(nèi)容，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行信用評(píng)估。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)客戶提供的資料，對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)情況、信用記錄等。評(píng)估通過(guò)后，在《掛帳協(xié)議申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)。4.市場(chǎng)營(yíng)銷部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的意見(jiàn)，與客戶簽訂正式的《掛帳協(xié)議》。協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括掛帳額度、結(jié)算方式、信用期限、帳款催收等條款。5.《掛帳協(xié)議》一式三份，市場(chǎng)營(yíng)銷部門、財(cái)務(wù)部門和客戶各執(zhí)一份。（二）協(xié)議變更與終止1.如客戶因經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況等原因需要變更掛帳額度、結(jié)算方式、信用期限等協(xié)議條款，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)填寫《掛帳協(xié)議變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)客戶的實(shí)際情況，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，市場(chǎng)營(yíng)銷部門與客戶簽訂《掛帳協(xié)議變更協(xié)議》，并及時(shí)通知相關(guān)部門。3.如客戶出現(xiàn)逾期帳款、經(jīng)營(yíng)狀況惡化、破產(chǎn)等情況，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)及時(shí)填寫《掛帳協(xié)議終止申請(qǐng)表》，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。4.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，終止掛帳協(xié)議，并要求客戶結(jié)清所有帳款。如客戶拒絕結(jié)清帳款，酒店應(yīng)采取法律手段追討欠款。三、掛帳業(yè)務(wù)操作流程（一）入住登記1.前臺(tái)接待員在為掛帳客戶辦理入住手續(xù)時(shí)，應(yīng)首先核對(duì)客戶身份信息，確保與掛帳協(xié)議上的信息一致。2.前臺(tái)接待員應(yīng)在PMS系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入客戶的掛帳信息，包括客戶名稱、掛帳額度、信用期限等，并將《掛帳協(xié)議》復(fù)印件附在客戶檔案中。3.如客戶掛帳額度不足，前臺(tái)接待員應(yīng)及時(shí)通知市場(chǎng)營(yíng)銷部門或客戶，要求客戶增加掛帳額度或支付押金。（二）消費(fèi)記帳1.酒店各營(yíng)業(yè)部門在為掛帳客戶提供服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將消費(fèi)明細(xì)錄入PMS系統(tǒng)或相關(guān)財(cái)務(wù)軟件中，并注明掛帳客戶名稱。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各營(yíng)業(yè)部門的消費(fèi)記帳情況進(jìn)行核對(duì)，確保消費(fèi)明細(xì)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.如發(fā)現(xiàn)消費(fèi)記帳有誤，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)營(yíng)業(yè)部門進(jìn)行更正，并調(diào)整相應(yīng)的帳務(wù)記錄。（三）帳款結(jié)算1.信用期限屆滿前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)向掛帳客戶發(fā)送《帳款催款函》，提醒客戶按時(shí)結(jié)算帳款。2.如客戶在信用期限內(nèi)未結(jié)清帳款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與市場(chǎng)營(yíng)銷部門溝通，了解客戶未付款原因，并根據(jù)情況采取相應(yīng)的措施。3.對(duì)于逾期帳款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加大催收力度，通過(guò)電話、郵件、上門催收等方式督促客戶盡快結(jié)清帳款。如客戶仍拒絕付款，酒店應(yīng)考慮采取法律手段追討欠款。4.客戶結(jié)清帳款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)在PMS系統(tǒng)或相關(guān)財(cái)務(wù)軟件中進(jìn)行核銷處理，并將結(jié)算憑證存檔。四、掛帳客戶信用管理（一）信用評(píng)估1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)掛帳客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每半年一次。2.信用評(píng)估內(nèi)容包括客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)情況、信用記錄、付款能力等方面。財(cái)務(wù)部門可通過(guò)查閱客戶財(cái)務(wù)報(bào)表、實(shí)地考察、與客戶溝通等方式獲取相關(guān)信息。3.根據(jù)信用評(píng)估結(jié)果，財(cái)務(wù)部門將掛帳客戶分為A、B、C、D四個(gè)信用等級(jí)。A級(jí)客戶：信用狀況良好，付款能力強(qiáng)，無(wú)逾期帳款記錄。B級(jí)客戶：信用狀況較好，付款能力較強(qiáng)，偶爾有逾期帳款記錄，但能及時(shí)結(jié)清。C級(jí)客戶：信用狀況一般，付款能力一般，逾期帳款記錄較多，需要加強(qiáng)監(jiān)控。D級(jí)客戶：信用狀況較差，付款能力弱，逾期帳款嚴(yán)重，存在較大風(fēng)險(xiǎn)。（二）信用額度調(diào)整1.根據(jù)掛帳客戶的信用等級(jí)和經(jīng)營(yíng)情況，財(cái)務(wù)部門可對(duì)客戶的信用額度進(jìn)行調(diào)整。2.對(duì)于信用等級(jí)上升的客戶，財(cái)務(wù)部門可適當(dāng)提高其信用額度；對(duì)于信用等級(jí)下降的客戶，財(cái)務(wù)部門應(yīng)降低其信用額度或暫停其掛帳業(yè)務(wù)。3.信用額度調(diào)整應(yīng)填寫《掛帳客戶信用額度調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立掛帳客戶風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)信用等級(jí)較低、逾期帳款較多的客戶進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。2.當(dāng)掛帳客戶出現(xiàn)逾期帳款、經(jīng)營(yíng)狀況惡化、財(cái)務(wù)狀況異常等情況時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，并通知市場(chǎng)營(yíng)銷部門和相關(guān)部門采取相應(yīng)的措施。3.市場(chǎng)營(yíng)銷部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)與客戶溝通，了解客戶情況，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門制定催收方案。五、財(cái)務(wù)核算與監(jiān)控（一）帳務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和酒店會(huì)計(jì)核算辦法，對(duì)掛帳業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的帳務(wù)處理。2.掛帳業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)附相關(guān)的消費(fèi)明細(xì)、結(jié)算憑證、掛帳協(xié)議等資料，確保帳務(wù)記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制掛帳業(yè)務(wù)報(bào)表，反映掛帳客戶的帳款余額、消費(fèi)情況、結(jié)算情況等信息，并及時(shí)向酒店管理層匯報(bào)。（二）帳款核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與掛帳客戶進(jìn)行帳款核對(duì)，確保雙方帳務(wù)記錄一致。帳款核對(duì)周期為每月一次。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將核對(duì)結(jié)果以《帳款對(duì)帳單》的形式發(fā)送給掛帳客戶，要求客戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)。如客戶對(duì)《帳款對(duì)帳單》有異議，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.對(duì)于長(zhǎng)期未核對(duì)或?qū)げ环膾鞄た蛻?，?cái)務(wù)部門應(yīng)加大核對(duì)力度，必要時(shí)可上門核對(duì)或通過(guò)函證等方式進(jìn)行確認(rèn)。（三）內(nèi)部審計(jì)1.酒店內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)掛帳業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查掛帳業(yè)務(wù)的操作流程是否規(guī)范、帳務(wù)處理是否準(zhǔn)確、信用管理是否有效等。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)向酒店管理層報(bào)告，并按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.酒店掛帳業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包括《掛帳協(xié)議》、《掛帳協(xié)議申請(qǐng)表》、《掛帳協(xié)議變更申請(qǐng)表》、《掛帳協(xié)議終止申請(qǐng)表》、《帳款催款函》、《帳款對(duì)帳單》、客戶信用評(píng)估報(bào)告、消費(fèi)明細(xì)、結(jié)算憑證等相關(guān)資料。2.檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料完整、有序。（二）檔案保管1.酒店應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)掛帳業(yè)務(wù)檔案的保管，確保檔案資料的安全。2.掛帳業(yè)務(wù)檔案的保管期限為自業(yè)務(wù)終止之日起至少保存五年。3.如因工作需要查閱掛帳業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并不得擅自復(fù)印、涂改、銷毀檔案資料。七、附則（一）解釋