單位加油卡管理辦法總則目的為加強單位加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用流程，降低車輛運行成本，提高資金使用效率，確保單位車輛用油的合理、安全、有效，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位所有配備加油卡的車輛及相關(guān)使用人員。管理原則1.集中管理：加油卡由單位統(tǒng)一購買、充值和管理，實行專人負責，確保加油卡的安全和規(guī)范使用。2.限額控制：根據(jù)車輛的使用性質(zhì)、行駛里程等因素，合理確定每輛車輛的加油卡限額，嚴格控制用油成本。3.規(guī)范使用：明確加油卡的使用范圍和操作流程，嚴禁將加油卡用于非本單位車輛加油或其他非公務(wù)用途。4.監(jiān)督檢查：建立健全加油卡使用的監(jiān)督檢查機制，定期對加油卡的使用情況進行審計和檢查，確保加油卡的使用符合規(guī)定。加油卡的申請與發(fā)放申請條件單位車輛因工作需要使用加油卡的，車輛所屬部門或使用人員可向單位提出加油卡申請。申請時需填寫《加油卡申請表》，注明車輛信息、使用人員信息、預(yù)計加油量等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可辦理。發(fā)放流程1.單位財務(wù)部門根據(jù)批準的《加油卡申請表》，統(tǒng)一辦理加油卡開戶手續(xù)，并將加油卡發(fā)放給車輛所屬部門或使用人員。2.加油卡發(fā)放時，需由領(lǐng)用人在《加油卡領(lǐng)用登記表》上簽字確認，注明領(lǐng)用日期、加油卡卡號、密碼等信息?？ㄆ畔⒐芾?.單位財務(wù)部門應(yīng)建立加油卡信息管理臺賬，詳細記錄加油卡的開戶信息、卡號、密碼、限額、使用情況等內(nèi)容，并定期進行更新和維護。2.加油卡密碼由領(lǐng)用人自行保管，不得泄露給他人。如因密碼泄露導(dǎo)致加油卡被盜刷等損失，由領(lǐng)用人承擔相應(yīng)責任。加油卡的充值與使用充值管理1.單位財務(wù)部門根據(jù)車輛的使用情況和加油卡余額，定期對加油卡進行充值。充值金額應(yīng)根據(jù)車輛的加油限額和實際需求進行合理確定。2.充值時，財務(wù)部門應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬等正規(guī)渠道進行操作，并保留充值憑證。充值完成后，應(yīng)及時更新加油卡信息管理臺賬。使用范圍1.加油卡僅限于本單位車輛在指定的加油站加油使用，不得用于購買其他商品或服務(wù)。2.嚴禁將加油卡轉(zhuǎn)借、出租給其他單位或個人使用，嚴禁使用加油卡為非本單位車輛加油。使用流程1.車輛使用人員在加油時，應(yīng)向加油站工作人員出示加油卡，并告知加油金額或加油數(shù)量。2.加油完成后，使用人員應(yīng)仔細核對加油小票上的加油信息，如加油金額、加油數(shù)量、加油時間等，并簽字確認。3.使用人員應(yīng)及時將加油小票交回車輛所屬部門，由部門統(tǒng)一保管，并定期交至單位財務(wù)部門進行報銷。特殊情況處理1.如遇加油卡丟失、損壞等情況，使用人員應(yīng)及時向單位財務(wù)部門報告，并辦理掛失、補辦手續(xù)。掛失前發(fā)生的加油費用由使用人員承擔。2.如因加油站系統(tǒng)故障等原因?qū)е录佑涂o法正常使用，使用人員應(yīng)及時與加油站工作人員溝通解決，并保留相關(guān)憑證。如無法當場解決，應(yīng)及時向單位財務(wù)部門報告。加油卡的監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.單位審計部門應(yīng)定期對加油卡的使用情況進行審計，檢查加油卡的充值、使用、報銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計內(nèi)容包括加油卡的開戶信息、充值記錄、加油小票、報銷憑證等，確保加油卡的使用真實、合法、合規(guī)。日常檢查1.車輛所屬部門應(yīng)定期對本部門車輛的加油卡使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括加油卡的保管情況、使用記錄、加油小票等。2.如發(fā)現(xiàn)加油卡使用異常情況，應(yīng)及時向單位財務(wù)部門和審計部門報告，并配合調(diào)查處理。違規(guī)處理1.對違反本辦法規(guī)定使用加油卡的行為，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育、責令整改；對情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，給予紀律處分，并追回違規(guī)使用的加油費用；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。加油卡的變更與注銷變更管理1.如車輛信息發(fā)生變更，如車輛報廢、轉(zhuǎn)讓、更換等，車輛所屬部門應(yīng)及時向單位財務(wù)部門報告，并辦理加油卡信息變更手續(xù)。2.加油卡信息變更時，財務(wù)部門應(yīng)更新加油卡信息管理臺賬，并通知相關(guān)人員。注銷管理1.車輛報廢、轉(zhuǎn)讓或不再使用加油卡時，車輛所屬部門應(yīng)及時將加油卡交回單位財務(wù)部門，并辦理注銷手續(xù)。2.注銷前，財務(wù)部門應(yīng)核對加油卡的余額和使用情況，如有余額應(yīng)及時進行退款處理。注銷完成后，應(yīng)在加油卡信息管理臺賬上注明注銷日期和原因。安全與保密卡片安全1.加油卡應(yīng)妥善保管，避免丟失、損壞或被盜。如加油卡丟失，應(yīng)立即掛失，防止加油卡被盜刷。2.加油卡使用完畢后，應(yīng)及時放回指定的保管位置，不得隨意放置。信息保密1.單位財務(wù)部門和相關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露加油卡的開戶信息、卡號、密碼、使用情況等內(nèi)容。2.如因工作需要確需提供加油卡相關(guān)信息的，應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取必要的保密措施