黨代會檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強黨代會檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在黨代會工作及組織發(fā)展中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)與黨代會相關(guān)的各類檔案的管理，包括會議籌備、召開過程中形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則黨代會檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映黨代會的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及黨和組織機(jī)密的檔案妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)黨代會檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善黨代會檔案管理制度、流程。2.對檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案狀況，采取必要的防護(hù)措施。5.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)。（二）各相關(guān)部門1.在黨代會籌備和召開過程中，各部門負(fù)責(zé)及時將本部門形成的與黨代會有關(guān)的文件、資料、記錄等移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、核對等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉黨和組織的相關(guān)政策法規(guī)。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨代會籌備工作文件，如籌備工作方案、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、代表選舉文件等。2.會議通知、議程、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報告、決議、選舉結(jié)果等會議文件。3.會議期間的各類記錄，包括會議記錄、分組討論記錄、提案處理記錄等。4.與黨代會相關(guān)的照片、音像資料、電子文檔等。5.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件、資料整理齊全，移交檔案管理部門。2.歸檔文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類按照文件的形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為籌備工作類、會議文件類、會議記錄類、其他類等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有唯一性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，確保檔案存放有序。3.安裝監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備等，保障檔案庫房的安全。（二）檔案的存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放于相應(yīng)的檔案柜或密集架中。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好狀況、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等，確定檔案的保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管凡是反映黨代會主要歷史面貌，對組織工作和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案期限分為30年、10年。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，確定相應(yīng)的保管期限。（三）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)保管期限劃分原則，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（四）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱黨代會檔案。2.上級黨組織、有關(guān)部門因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的查閱利用情況。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級黨組織、有關(guān)部門查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫檔案查閱登記表。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（三）利用限制1.涉及黨和組織機(jī)密的檔案，須經(jīng)嚴(yán)格審批后，按照規(guī)定的范圍和方式查閱。2.查閱檔案時，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得對檔案進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫1.將黨代會檔案的目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.逐步將重要的檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程查閱。（二）數(shù)據(jù)庫維護(hù)1.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.及時更新數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理