總醫(yī)院采購管理辦法一、總則（一）目的為加強總醫(yī)院采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于總醫(yī)院各部門、科室及下屬單位的物資、設備、服務等采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，所有符合條件的供應商均可參與競爭，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購管理委員會1.組成：由總醫(yī)院領導、相關職能部門負責人等組成。2.職責審議采購管理的重大政策、制度和流程。審定年度采購計劃和預算。協(xié)調解決采購過程中的重大問題。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購部門1.職責負責制定和執(zhí)行采購計劃。組織采購項目的實施，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行中的問題。收集、整理采購相關信息，定期向采購管理委員會匯報。（三）需求部門1.職責根據(jù)工作需要，提出物資、設備、服務等采購需求。參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商選擇等工作。負責采購物資、設備的驗收和使用管理。配合采購部門進行采購合同的執(zhí)行和結算工作。（四）財務部門1.職責參與采購預算的編制和審核。負責采購資金的支付和核算。對采購成本進行分析和控制。監(jiān)督采購資金的使用情況。（五）審計部門1.職責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合規(guī)。審查采購合同的合法性、完整性和效益性。對采購項目的績效進行評價。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)年度工作計劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度采購預算草案，報采購部門匯總。2.采購部門對各需求部門的采購預算草案進行審核和平衡，結合醫(yī)院財務狀況和發(fā)展規(guī)劃，編制總醫(yī)院年度采購預算方案，提交采購管理委員會審議。3.經(jīng)采購管理委員會審定后的年度采購預算方案報醫(yī)院領導批準后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.因特殊情況需要調整采購預算的，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和金額，經(jīng)采購部門審核、采購管理委員會批準后執(zhí)行。（三）預算監(jiān)督1.財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向采購管理委員會匯報。2.審計部門對采購預算的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，確保預算執(zhí)行的嚴肅性。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：達到下列標準之一的采購項目，應采用公開招標方式：貨物類采購，單項或批量采購金額一次性達到[具體金額]及以上的。服務類采購，單項或批量采購金額一次性達到[具體金額]及以上的。工程類采購，單項合同估算價在[具體金額]及以上的。2.招標程序采購部門制定公開招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務要求、評標標準等內容。在指定的媒體上發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格預審，確定合格供應商名單。組織開標、評標和定標，確定中標供應商。向中標供應商發(fā)出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目，可以采用邀請招標方式。2.邀請程序采購部門根據(jù)采購項目特點和需求，確定邀請供應商名單。向邀請供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。后續(xù)招標程序參照公開招標方式執(zhí)行。（三）競爭性談判1.適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目，可以采用競爭性談判方式。2.談判程序采購部門成立談判小組，成員由采購代表、技術專家、財務專家等組成。談判小組制定談判文件，明確談判項目的技術規(guī)格、商務要求、談判程序等內容。邀請符合條件的供應商參加談判，談判小組與供應商進行多輪談判，確定成交供應商。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目，可以采用單一來源采購方式。2.采購程序需求部門提出單一來源采購申請，說明采購理由和供應商情況。采購部門組織相關部門進行論證，形成論證意見。采購管理委員會審批單一來源采購申請。采購部門與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。2.詢價程序采購部門向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行比較和評價，確定成交供應商。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門建立供應商準入標準和流程，明確供應商應具備的資質、信譽、產品質量、售后服務等條件。2.供應商申請準入時，應提交營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證、業(yè)績證明等相關資料。3.采購部門對供應商提交的資料進行審核，必要時進行實地考察，符合準入標準的供應商納入供應商數(shù)據(jù)庫。（二）供應商評價與考核1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。2.評價和考核結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應商，采購部門應采取暫停合作、限期整改、淘汰等措施。3.采購部門根據(jù)供應商評價和考核結果，對供應商數(shù)據(jù)庫進行動態(tài)管理，及時調整供應商名單。（三）供應商激勵與約束1.對于優(yōu)秀供應商，采購部門可以給予優(yōu)先合作、增加采購份額、價格優(yōu)惠等激勵措施。2.對于違反合同約定、提供劣質產品或服務的供應商，采購部門應按照合同約定追究其違約責任，并采取相應的約束措施。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應商后，采購部門應與成交供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，以及雙方的權利和義務。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交法律部門審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行中的問題。2.需求部門應配合采購部門做好采購合同的執(zhí)行工作，按照合同約定及時驗收貨物或服務。3.財務部門按照采購合同的約定及時支付貨款。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同的，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂前，采購部門應將協(xié)議草案提交法律部門審核。（四）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關資料歸檔保存，以備查閱。2.合同歸檔期限按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、采購價格波動、質量問題、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于供應商違約風險，采購部門應加強對供應商的管理和監(jiān)督，要求供應商提供履約保證金或擔保，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。2.對于采購價格波動風險，采購部門可以采用套期保值、簽訂長期合同等方式進行應對。3.對于質量問題風險，采購部門應加強對采購物資、設備的驗收管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商進行質量抽檢。4.對于法律風險，采購部門應加強對采購法律法規(guī)的學習和培訓，確保采購行為合法合規(guī)，合同簽訂前應提交法律部門審核。八、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購管理委員會負責對采購活動進行全面監(jiān)督，定期聽取采購部門的工作匯報，檢查采購制度的執(zhí)行情況。2.審計部門定期對采購項目進行審計，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。