非招標性管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織在非招標性采購活動中的行為，確保采購過程的公正、公平、公開，提高采購效率，保證采購質量，維護公司/組織的合法權益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有非招標性采購活動，包括但不限于貨物采購、服務采購及工程采購等，但法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。（三）基本原則1.合法性原則：非招標性采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，不得有歧視性待遇，保證采購過程和結果的公平公正。3.公開透明原則：采購信息應在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受公司/組織內(nèi)部監(jiān)督及相關部門檢查。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，力求降低采購成本，提高采購效益。（四）職責分工1.采購部門負責非招標性采購活動的組織與實施，包括采購需求的確定、供應商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。對采購項目進行市場調(diào)研，收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。協(xié)調(diào)與其他部門在采購過程中的溝通與協(xié)作，確保采購活動順利進行。2.需求部門提出明確、合理的采購需求，包括采購貨物的規(guī)格、型號、數(shù)量、服務要求、工程內(nèi)容等。參與采購過程中的技術評審、商務談判等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。配合采購部門完成采購項目的驗收工作。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的審核，對付款條款等進行把關。對采購項目的費用支出進行核算與監(jiān)督。4.審計部門對非招標性采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的公正性等。對采購項目的成本效益進行評估，提出審計意見和建議。5.法務部門為非招標性采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同等法律文件，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。處理采購過程中的法律糾紛和風險防范。二、采購方式及適用條件（一）詢價采購1.適用條件采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購金額較小，通常適用于單項采購預算金額在[X]萬元以下的項目。2.采購程序制定詢價文件：采購部門根據(jù)采購需求編制詢價文件，明確采購貨物的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。選擇詢價供應商：從供應商數(shù)據(jù)庫中選取不少于[X]家符合條件的供應商，向其發(fā)出詢價通知書。供應商報價：供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，報價應包含貨物的單價、總價、交貨期等內(nèi)容。評審與比較：采購部門組織相關人員對供應商的報價進行評審，比較各供應商的報價、產(chǎn)品質量、售后服務等因素，選擇報價合理、產(chǎn)品質量可靠、售后服務良好的供應商作為成交供應商。簽訂合同：采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（二）競爭性談判采購1.適用條件招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。采購金額較大，單項采購預算金額在[X]萬元以上至[X]萬元以下的項目。2.采購程序成立談判小組：談判小組由采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等相關人員組成，成員人數(shù)應為單數(shù)，且不少于[X]人。制定談判文件：采購部門根據(jù)采購需求編制談判文件，明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、談判程序、評定成交的標準等內(nèi)容。邀請供應商：從供應商數(shù)據(jù)庫中選取不少于[X]家符合條件的供應商，向其發(fā)出談判邀請書。談判：談判小組與供應商進行談判，談判過程中應記錄談判內(nèi)容，供應商應根據(jù)談判文件的要求進行報價和承諾。談判小組可以要求供應商對報價進行澄清、說明或者補正。確定成交供應商：談判結束后，談判小組根據(jù)談判情況，按照評定成交的標準，確定成交供應商。成交供應商的報價不得高于采購預算。簽訂合同：采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（三）單一來源采購1.適用條件只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序提出申請：需求部門填寫單一來源采購申請表，說明采購項目的名稱、采購內(nèi)容、采購金額、申請單一來源采購的理由等內(nèi)容，并提交相關證明材料。審核與批準：采購部門對申請進行審核，提出審核意見，報公司/組織領導審批。審批通過后，采購部門方可組織單一來源采購活動。協(xié)商談判：采購部門與單一供應商進行協(xié)商談判，確定采購價格、交貨時間、質量標準等內(nèi)容。協(xié)商談判過程中應記錄談判內(nèi)容。簽訂合同：采購部門與單一供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、技術參數(shù)、交貨時間、交貨地點、售后服務要求等內(nèi)容，并提交相關的技術文件、圖紙等資料。2.采購申請表應經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購預算編制1.財務部門根據(jù)采購申請表及相關資料，結合公司/組織的財務狀況和預算安排，編制采購預算。采購預算應明確采購項目的預算金額、資金來源等內(nèi)容。2.采購預算經(jīng)財務部門負責人審核簽字后，報公司/組織領導審批。審批通過后的采購預算作為采購活動的控制依據(jù)。（三）采購方式確定1.采購部門根據(jù)采購項目的特點、采購金額、采購時間要求等因素，結合本辦法規(guī)定的采購方式及適用條件，提出采購方式建議。2.采購方式建議經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，報公司/組織領導審批。審批通過后，采購部門按照確定的采購方式組織采購活動。（四）采購文件編制1.根據(jù)確定的采購方式，采購部門編制相應的采購文件。采購文件應包括采購項目的基本情況、采購要求、采購程序、評定成交的標準等內(nèi)容。2.采購文件應經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，方可發(fā)出。（五）供應商選擇與采購實施1.詢價采購采購部門按照本辦法規(guī)定的詢價采購程序，選擇詢價供應商，發(fā)出詢價通知書。供應商報價后，采購部門組織相關人員對供應商的報價進行評審，確定成交供應商，并簽訂采購合同。2.競爭性談判采購采購部門按照本辦法規(guī)定的競爭性談判采購程序，成立談判小組，編制談判文件，邀請供應商參加談判。談判小組與供應商進行談判，確定成交供應商，并簽訂采購合同。3.單一來源采購采購部門按照本辦法規(guī)定的單一來源采購程序，提出申請，經(jīng)審核批準后，與單一供應商進行協(xié)商談判，簽訂采購合同。（六）合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同由采購部門負責起草，經(jīng)法務部門審核后，報公司/組織領導審批。審批通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購貨物的規(guī)格、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內(nèi)容。3.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。供應商應按照合同約定履行義務，按時交付貨物或提供服務。（七）驗收1.采購項目完成后，需求部門應及時組織驗收。驗收人員應包括需求部門、采購部門、財務部門等相關人員。2.驗收應按照采購合同及相關標準進行，驗收內(nèi)容包括采購貨物的規(guī)格、數(shù)量、質量、性能等方面。驗收合格后，驗收人員應簽署驗收報告。3.如驗收不合格，需求部門應及時通知供應商進行整改或退換貨。供應商應在規(guī)定時間內(nèi)完成整改或退換貨，并重新組織驗收。（八）付款1.財務部門根據(jù)采購合同及驗收報告，審核供應商提交的付款申請。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。2.付款申請應包括采購項目的名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并附采購合同、驗收報告等相關證明材料。四、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對非招標性采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結果的公正性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部門及相關部門應按照審計報告的要求進行整改，并將整改情況及時反饋給審計部門。（二）投訴處理1.供應商對采購活動有異議的，可以在規(guī)定時間內(nèi)向采購部門提出投訴。采購部門應及時受理供應商的投訴，并進行調(diào)查處理。2.采購部門應在規(guī)定時間內(nèi)將投訴處理結果通知供應商。如供應商對投訴處理結果仍不滿意，可以依法向相關部門申請行政復議或提起行政訴訟。（三）檔案管理1.采購部門負責建立非招標性采購活動檔案，對采購過程中的相關文件、資料進行整理、歸檔和保管。2.采購活動檔案應包括采購申請表、采購預算、采購文件、供應商報價文件、談判記錄、采購合同、驗收報告、付款憑證等內(nèi)容。3.采購活動檔案的保管期限應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。五、違規(guī)處理（一）對違規(guī)行為的界定1.在非招標性采購活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反法律法規(guī)及行業(yè)標準的規(guī)定進行采購活動的。采購過程中存在弄虛作假、徇私舞弊、謀取私利等行為的。未按照本辦法規(guī)定的采購程序進行采購活動的。與供應商惡意串通，損害公司/組織利益的。其他違反本辦法規(guī)定的行為。2.對違規(guī)行為的認定，應根據(jù)相關證據(jù)和事實進行綜合判斷。（二）違規(guī)處理措施1.對于違規(guī)行為，公司