應收詢證函管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司應收詢證函的管理流程，確保公司債權債務信息的真實性、準確性和完整性，有效防范財務風險，維護公司合法權益。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中涉及的應收詢證函的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則應收詢證函的管理應嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和財務會計準則的要求，確保各項操作合法合規(guī)。2.真實性原則詢證函的內(nèi)容必須真實反映公司與對方之間的債權債務關系，不得虛假記載或隱瞞重要信息。3.準確性原則詢證函的數(shù)據(jù)應準確無誤，包括金額、賬齡、交易明細等，避免因數(shù)據(jù)錯誤導致的財務風險。4.及時性原則應收詢證函應及時發(fā)出和收回，確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成相關工作，避免因延誤影響公司財務報表的準確性和審計工作的順利進行。二、應收詢證函的發(fā)出（一）發(fā)起部門1.銷售部門負責與客戶簽訂銷售合同，并根據(jù)合同約定的收款條款，在應收賬款到期前及時通知財務部門。2.財務部門負責對應收賬款進行核算和管理，根據(jù)銷售部門提供的信息，定期編制應收賬款明細表，并在必要時發(fā)起應收詢證函的發(fā)出工作。（二）詢證函的編制1.財務部門應根據(jù)應收賬款明細表，逐一核對每筆應收賬款的金額、賬齡、交易明細等信息，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.詢證函應明確列出公司與對方之間的債權債務關系，包括應收賬款的金額、形成原因、賬齡等，并要求對方確認是否相符。3.詢證函應加蓋公司公章，并由財務負責人簽字確認。（三）詢證函的發(fā)出方式1.詢證函可以采用郵寄、專人送達或電子方式等進行發(fā)出。2.采用郵寄方式發(fā)出的詢證函，應選擇具有良好信譽的快遞公司，并要求對方在收到詢證函后及時回函。3.采用專人送達方式發(fā)出的詢證函，應由專人將詢證函直接送達對方，并要求對方在回函上簽字確認。4.采用電子方式發(fā)出的詢證函，應確保電子數(shù)據(jù)的真實性和完整性，并要求對方通過電子郵件或其他安全的電子方式進行回函。（四）發(fā)出時間應收詢證函應在應收賬款到期前或?qū)徲嬈陂g內(nèi)及時發(fā)出，確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成回函工作。對于賬齡較長的應收賬款，應適當縮短詢證函的發(fā)出間隔時間，加強對債權債務的監(jiān)控。三、應收詢證函的收回（一）回函方式1.對方應在收到詢證函后及時進行核對，并在詢證函上簽字蓋章確認是否相符。2.回函可以采用郵寄、專人送達或電子方式等進行返回。3.采用郵寄方式返回的回函，應確?；睾恼鎸嵭院屯暾裕⒁髮Ψ皆诨睾献⒚骰睾掌?。4.采用專人送達方式返回的回函，應由專人將回函直接帶回公司，并要求對方在回函上簽字確認。5.采用電子方式返回的回函，應確保電子數(shù)據(jù)的真實性和完整性，并要求對方在回函上注明回函日期。（二）回函的審核1.財務部門收到回函后，應及時進行審核，核對回函內(nèi)容與公司應收賬款明細表是否一致。2.對于回函中提出的差異或疑問，財務部門應及時與銷售部門或?qū)Ψ竭M行溝通，核實情況，并采取相應的措施進行處理。3.如發(fā)現(xiàn)回函存在虛假或不實情況，財務部門應及時向公司管理層報告，并采取法律措施維護公司的合法權益。（三）回函的處理1.對于回函確認無誤的應收賬款，財務部門應將回函作為重要的審計證據(jù)進行保存，并在應收賬款明細表中注明回函情況。2.對于回函存在差異的應收賬款，財務部門應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)核實結果調(diào)整應收賬款明細表。3.如因?qū)Ψ皆蛭茨芗皶r回函或回函不符，財務部門應及時與對方進行溝通，督促對方盡快回函，并采取相應的措施進行跟蹤管理。四、應收詢證函的跟蹤與催收（一）跟蹤管理1.財務部門應建立應收詢證函跟蹤管理臺賬，及時記錄詢證函的發(fā)出、收回情況以及回函差異的處理情況。2.定期對應收詢證函的跟蹤管理情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應的措施進行解決。3.對于賬齡較長的應收賬款，應加強跟蹤管理，及時與對方溝通，了解對方的經(jīng)營狀況和還款能力，采取有效的催收措施。（二）催收措施1.對于回函確認無誤但逾期未付款的應收賬款，銷售部門應及時與客戶進行溝通，了解客戶的付款困難，并采取相應的催收措施，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。2.對于回函存在差異的應收賬款，財務部門應及時與銷售部門和對方進行溝通，核實情況，并根據(jù)核實結果采取相應的催收措施。3.如經(jīng)催收仍無法收回的應收賬款，應及時提交公司管理層進行研究，并根據(jù)公司的相關規(guī)定進行處理，如計提壞賬準備、采取法律訴訟等。五、應收詢證函的檔案管理（一）檔案內(nèi)容應收詢證函的檔案應包括以下內(nèi)容：1.詢證函原件及回函復印件；2.應收賬款明細表及相關憑證；3.與對方溝通的記錄，如電話記錄、郵件記錄等；4.催收記錄，如催款函、電話催收記錄、上門催收記錄等；5.其他與應收詢證函管理相關的資料。（二）檔案保管1.應收詢證函的檔案應由財務部門指定專人負責保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限應按照國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.在檔案保管期限屆滿后，如需銷毀檔案，應按照公司的相關規(guī)定進行審批，并做好銷毀記錄。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對應收詢證函的管理情況進行審計，檢查詢證函的發(fā)出、收回、跟蹤與催收等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，確保公司債權債務信息的真實性和準確性。（二）外部審計公司應積極配合外部審計機構的工作，提供真實、完整的應收詢證函及相關資料，確保外部審計工作的順利進行。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等；如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。