文化公司電話使用管理規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范本文化公司全體員工電話使用行為，確保公司通訊資源合理利用，保障業(yè)務(wù)溝通順暢，同時(shí)展現(xiàn)公司良好形象，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于文化公司全體員工，包括正式員工、試用期員工及實(shí)習(xí)員工。3.企業(yè)文化體現(xiàn)秉持公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越、共享”的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工在電話溝通中積極傳播公司文化理念，以專業(yè)、熱情、真誠的態(tài)度與內(nèi)外部人員交流，展現(xiàn)公司的文化魅力與價(jià)值觀。4.設(shè)計(jì)理念電話使用規(guī)定的設(shè)計(jì)旨在平衡員工正常通訊需求與公司資源管理，既保證員工能夠高效地通過電話開展工作，又避免資源浪費(fèi)和不當(dāng)使用。注重人性化設(shè)計(jì)，充分考慮員工在工作場景中的實(shí)際需求，同時(shí)兼顧公司整體利益。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政部門行政部門作為公司電話使用管理的主要負(fù)責(zé)部門，承擔(dān)以下職責(zé)：-負(fù)責(zé)公司電話設(shè)備的采購、安裝、維護(hù)與更新工作，確保電話系統(tǒng)的正常運(yùn)行。-制定和完善電話使用管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-統(tǒng)計(jì)和分析公司電話使用數(shù)據(jù)，為公司通訊資源的合理分配提供依據(jù)。-協(xié)調(diào)處理員工在電話使用過程中遇到的問題和糾紛。2.各業(yè)務(wù)部門-各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門員工電話使用的日常管理和監(jiān)督，確保部門員工遵守公司電話使用規(guī)定。-根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，合理安排電話資源的使用，提高工作效率。-配合行政部門開展電話使用情況的統(tǒng)計(jì)和分析工作，提供必要的數(shù)據(jù)和信息。3.信息技術(shù)部門-信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)公司電話系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，保障電話通訊的穩(wěn)定性和安全性。-協(xié)助行政部門進(jìn)行電話使用數(shù)據(jù)的收集和整理，提供技術(shù)方面的建議和解決方案。-對(duì)公司電話系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和技術(shù)問題。三、管理流程1.電話申請(qǐng)與分配-新員工入職時(shí)，由行政部門統(tǒng)一為其配備工作電話，并分配相應(yīng)的電話號(hào)碼。員工應(yīng)妥善保管電話設(shè)備及號(hào)碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。-因工作需要新增電話設(shè)備或調(diào)整電話號(hào)碼的，由員工所在部門填寫《電話申請(qǐng)/調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司資源情況進(jìn)行審核和調(diào)配，并在3個(gè)工作日內(nèi)完成相關(guān)操作。2.電話使用規(guī)范-員工應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)合理使用電話，避免長時(shí)間占用電話進(jìn)行私人事務(wù)。非工作時(shí)間，員工可根據(jù)工作需要自行決定是否使用工作電話，但應(yīng)注意避免打擾他人休息。-在使用電話進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通時(shí)，員工應(yīng)使用文明、禮貌、專業(yè)的語言，不得使用粗俗、不當(dāng)或攻擊性的言辭。同時(shí)，要注意保護(hù)公司機(jī)密信息，不得在電話中泄露公司敏感數(shù)據(jù)和商業(yè)機(jī)密。-員工在接聽電話時(shí)，應(yīng)及時(shí)應(yīng)答，一般要求在電話鈴響三聲內(nèi)接聽。接聽后應(yīng)主動(dòng)報(bào)出公司名稱和自己的部門、姓名，如“您好，[文化公司名稱][部門名稱][姓名]，請(qǐng)問有什么可以幫您？”。-撥打電話前，員工應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料和溝通內(nèi)容，明確通話目的，確保通話簡潔明了、高效快捷。通話結(jié)束時(shí)，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降绖e，如“感謝您的來電，祝您生活愉快，再見！”。3.長途與國際電話管理-因業(yè)務(wù)需要撥打長途或國際電話的，員工應(yīng)提前填寫《長途/國際電話申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明通話事由、預(yù)計(jì)通話時(shí)長等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部門。行政部門根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過后方可撥打。-對(duì)于長途和國際電話的費(fèi)用，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算。各部門應(yīng)嚴(yán)格控制長途和國際電話的使用，避免不必要的費(fèi)用支出。4.電話設(shè)備維護(hù)與報(bào)修-員工應(yīng)愛護(hù)電話設(shè)備，保持設(shè)備清潔，避免因人為原因造成設(shè)備損壞。如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修，并填寫《電話設(shè)備報(bào)修單》，說明故障現(xiàn)象和問題所在。-行政部門接到報(bào)修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系信息技術(shù)部門進(jìn)行維修。信息技術(shù)部門應(yīng)在接到報(bào)修通知后的24小時(shí)內(nèi)安排維修人員進(jìn)行處理，確保電話設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時(shí)使用公司配備的電話設(shè)備進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，公司應(yīng)保障員工正常的通訊需求。-員工對(duì)電話使用過程中遇到的問題和不合理規(guī)定，有權(quán)向行政部門提出意見和建議，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行反饋和處理。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)遵守公司電話使用管理規(guī)定，合理、規(guī)范地使用電話設(shè)備和通訊資源。-員工應(yīng)妥善保管個(gè)人使用的電話設(shè)備，如因個(gè)人原因造成設(shè)備丟失、損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。-員工在電話溝通中應(yīng)積極維護(hù)公司形象和聲譽(yù)，不得發(fā)表有損公司利益的言論。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對(duì)員工電話使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，包括通話記錄、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)等信息。-對(duì)于違反公司電話使用規(guī)定的員工，公司有權(quán)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)為員工提供正常運(yùn)行的電話設(shè)備和穩(wěn)定的通訊服務(wù)，并定期對(duì)電話系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新。-公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和員工實(shí)際需求，合理調(diào)整和分配電話資源，提高通訊效率。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督方式-行政部門將定期或不定期對(duì)員工電話使用情況進(jìn)行檢查，包括電話設(shè)備的使用狀態(tài)、通話記錄、費(fèi)用支出等方面。同時(shí)，鼓勵(lì)員工之間相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向行政部門舉報(bào)。-信息技術(shù)部門將通過技術(shù)手段對(duì)公司電話系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常通話行為和系統(tǒng)故障，并向行政部門報(bào)告。2.獎(jiǎng)勵(lì)措施-對(duì)于在電話使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如能夠高效利用電話完成工作任務(wù)，且通話文明禮貌、維護(hù)公司形象，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于口頭表揚(yáng)、書面表彰、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、晉升優(yōu)先考慮等。-對(duì)提出合理化建議并有效改善公司電話使用管理的員工，公司將根據(jù)建議的實(shí)際效果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰措施-對(duì)于違反公司電話使用規(guī)定的員工，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：-初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并要求其立即改正。-多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的，給予書面警告，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。同時(shí)，根據(jù)違規(guī)造成的損失情況，扣除一定數(shù)額的績效獎(jiǎng)金。-對(duì)于嚴(yán)重違反規(guī)定，如利用公司電話進(jìn)行違法活動(dòng)或泄露公司機(jī)密信息的，公司將予以辭退，并依法追究其法律責(zé)任。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2