信息與資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的信息與資料管理，確保信息與資料的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和及時性，提高公司/組織的運(yùn)營效率和決策科學(xué)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的信息與資料管理活動，包括但不限于文件、數(shù)據(jù)、記錄、報告、圖表、圖紙等各類形式的信息與資料。（三）基本原則1.合法性原則：信息與資料管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保信息與資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。3.完整性原則：涵蓋公司/組織運(yùn)營所需的各類信息與資料，避免遺漏重要內(nèi)容。4.安全性原則：采取有效措施保障信息與資料的安全，防止泄露、篡改或丟失。5.及時性原則：及時收集、整理、更新信息與資料，保證其時效性。6.可追溯性原則：信息與資料的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用等過程應(yīng)具備可追溯性，以便查詢和審計(jì)。二、管理職責(zé)（一）信息與資料管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的信息與資料管理辦法、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織信息與資料管理體系，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的信息與資料管理工作。3.負(fù)責(zé)公司/組織重要信息與資料的集中存儲、備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。4.組織開展信息與資料的分類、整理、編目、檢索等工作，提高信息與資料的利用效率。5.定期對公司/組織的信息與資料管理工作進(jìn)行評估和總結(jié)，提出改進(jìn)建議并推動實(shí)施。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門信息與資料的收集、整理、審核、存儲和保管，確保其符合公司/組織的管理要求。2.明確本部門信息與資料管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體工作的執(zhí)行和落實(shí)。3.根據(jù)工作需要，及時向信息與資料管理部門提交相關(guān)信息與資料，并配合其進(jìn)行統(tǒng)一管理。4.嚴(yán)格遵守公司/組織的信息與資料管理制度，正確使用和維護(hù)信息與資料，不得擅自泄露、篡改或丟失。（三）信息與資料使用人員1.按照規(guī)定的權(quán)限和流程使用信息與資料，不得越權(quán)操作。2.妥善保管所使用的信息與資料，防止損壞、丟失，并在使用完畢后及時歸還。3.對發(fā)現(xiàn)的信息與資料問題及時反饋給相關(guān)管理部門，配合做好問題處理和改進(jìn)工作。三、信息與資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：如市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源、研發(fā)創(chuàng)新等，每個業(yè)務(wù)領(lǐng)域再細(xì)分具體類別。2.按信息與資料類型分類：包括文件、數(shù)據(jù)報表、合同協(xié)議、技術(shù)文檔、會議記錄等。3.按重要性和保密性分類：分為絕密、機(jī)密、秘密、公開四個級別，不同級別的信息與資料采取不同的管理措施。（二）編號規(guī)則1.信息與資料編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別、查詢和管理。2.編號由字母和數(shù)字組成，例如：[業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼][資料類型代碼][年份][順序號]。3.業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)架構(gòu)設(shè)定，如“SC”代表市場營銷，“CW”代表財(cái)務(wù)管理等。4.資料類型代碼：如“WJ”代表文件，“DB”代表數(shù)據(jù)報表等。5.年份：取信息與資料形成年份的后兩位數(shù)字。6.順序號：按照信息與資料產(chǎn)生的先后順序依次編排。（三）示例如市場營銷部門2023年第5份文件，編號為：SCWJ2305。四、信息與資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生：各部門在日常工作中形成的文件、報告、記錄等。2.外部獲?。喊ㄕ块T文件、行業(yè)報告、合作伙伴提供的資料等。3.網(wǎng)絡(luò)信息收集：通過合法的網(wǎng)絡(luò)渠道收集與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的信息。（二）收集要求1.明確信息與資料的收集范圍和頻率，確保全面、及時收集所需信息。2.收集的信息與資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，注明來源和日期。3.對于重要信息與資料，應(yīng)進(jìn)行必要的審核和驗(yàn)證，確保其質(zhì)量。（三）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的信息與資料進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效的內(nèi)容。2.對信息與資料進(jìn)行編號，建立索引目錄，便于查找和使用。3.對文件類信息與資料，應(yīng)進(jìn)行格式統(tǒng)一和排版規(guī)范，確保整潔清晰。4.對數(shù)據(jù)類信息與資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗和校驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。五、信息與資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用服務(wù)器、磁盤陣列、云存儲等設(shè)備進(jìn)行電子信息與資料的存儲，建立完善的備份機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)文件、檔案等，應(yīng)設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行存放，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編目和存放。（二）保管措施1.安全防護(hù)：電子存儲設(shè)備應(yīng)采取加密、訪問控制、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。紙質(zhì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期檢查：定期對信息與資料的存儲情況進(jìn)行檢查，包括數(shù)據(jù)完整性、設(shè)備運(yùn)行狀況、紙質(zhì)文件的保存狀態(tài)等，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。3.備份管理：制定備份策略，定期對電子信息與資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）存儲期限1.根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實(shí)際情況，確定各類信息與資料的存儲期限。2.一般情況下，重要文件、合同協(xié)議等應(yīng)長期保存；一般性文件、記錄等可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)定一定的存儲期限，到期后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或歸檔。六、信息與資料的使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)信息與資料的級別和性質(zhì)，設(shè)定不同的使用權(quán)限，確保信息與資料的安全。2.絕密級信息與資料僅限特定人員在特定環(huán)境下使用，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。3.機(jī)密級信息與資料的使用需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審批，限定使用范圍。4.秘密級信息與資料的使用需經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)主管審批，確保合理使用。5.公開級信息與資料可供公司/組織內(nèi)所有人員查閱和使用。（二）共享流程1.明確信息與資料共享的范圍、條件和流程，確保共享信息的合法性和安全性。2.如需共享信息與資料，應(yīng)填寫共享申請表，注明共享內(nèi)容、共享對象、共享目的等信息。3.共享申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和信息與資料管理部門審核通過后，方可進(jìn)行共享操作。4.對于共享的信息與資料，接收方應(yīng)按照規(guī)定的使用權(quán)限和要求進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大共享范圍或用于其他目的。（三）使用記錄1.建立信息與資料使用記錄制度，對信息與資料的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.使用記錄應(yīng)包括使用人員、使用時間、使用目的、使用內(nèi)容等信息，以便追溯和審計(jì)。3.定期對使用記錄進(jìn)行整理和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進(jìn)行調(diào)查和處理。七、信息與資料的保密管理（一）保密制度1.制定嚴(yán)格的信息與資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息與資料，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、專人保管等保密措施。3.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）保密措施1.物理隔離：對涉及保密信息與資料的區(qū)域進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.技術(shù)防護(hù)：采用加密技術(shù)、防火墻、入侵檢測等手段，防止保密信息與資料被非法獲取或泄露。3.人員管理：對接觸保密信息與資料的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查和背景調(diào)查，定期進(jìn)行保密培訓(xùn)和考核。（三）保密監(jiān)督與檢查1.設(shè)立保密監(jiān)督崗位，定期對公司/組織的保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.定期評估保密措施的有效性，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。八、信息與資料的銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已過存儲期限且無需繼續(xù)保存的信息與資料。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、變更等原因不再使用且無保存價值的信息與資料。3.涉及違規(guī)、違法等問題的信息與資料。（二）銷毀方式1.電子信息銷毀：采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子存儲設(shè)備中的信息進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)；對于存儲介質(zhì)，可進(jìn)行物理銷毀，如粉碎、焚燒等。2.紙質(zhì)信息銷毀：可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保紙質(zhì)文件無法還原。（三）銷毀流程1.由信息與資料管理部門提出銷毀申請，注明銷毀信息與資料的名稱、數(shù)量、存儲位置等信息。2.申請經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，安排專人負(fù)責(zé)銷毀操作，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，保存一定期限以備查。九、信息與資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.信息與資料管理部門定期對各部門的信息與資料管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.設(shè)立投訴舉報渠道，接受公司/組織內(nèi)外部人員對信息與資料管理違規(guī)行為的舉報，及時進(jìn)行調(diào)查處理。3.定期對公司/組織的信息與資料管理體系進(jìn)行內(nèi)部審核和管理評審，確保管理體系的有效性和持續(xù)改進(jìn)。（二）考核指標(biāo)1.信息與資料的準(zhǔn)確性：考核信息與資料內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確程度。2.信息與資料的完整性：評估信息與資料涵蓋范圍的完整性。3.信息與資料的及時性：檢查信息與資料收集、整理、更新的及時性。4.信息與資料的安全性：考核信息與資料存儲、保管、使用過程中的安全措施落實(shí)情況。5.信息與資料的利用效率：衡量信息與資料為公司/組織決策和業(yè)務(wù)開展提供支持的效果。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.考核方式采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，通過查閱資料、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等方法進(jìn)行評估。2.根據(jù)考核結(jié)果，對信息與資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表