外協(xié)件采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外協(xié)件采購管理工作，確保外協(xié)件的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，提高公司整體運(yùn)營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外協(xié)件采購活動，包括但不限于原材料、零部件、半成品及成品的外協(xié)加工。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：外協(xié)件質(zhì)量必須滿足公司產(chǎn)品設(shè)計和生產(chǎn)工藝要求，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低外協(xié)件采購成本。3.交期保障原則：確保外協(xié)件按時交付，滿足公司生產(chǎn)計劃和客戶需求。4.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定外協(xié)件采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)溝通，包括價格談判、交貨期協(xié)商等。（二）技術(shù)部門1.提供外協(xié)件的技術(shù)要求和圖紙，參與供應(yīng)商的技術(shù)評審。2.協(xié)助采購部門解決外協(xié)件在加工過程中的技術(shù)問題。3.對驗收合格的外協(xié)件進(jìn)行技術(shù)確認(rèn)。（三）質(zhì)量部門1.制定外協(xié)件檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗計劃，負(fù)責(zé)外協(xié)件的進(jìn)貨檢驗。2.對外協(xié)件質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，參與供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)工作。3.定期對外協(xié)件質(zhì)量狀況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為采購決策提供依據(jù)。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃提出外協(xié)件需求，協(xié)助采購部門評估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力和交貨期。2.負(fù)責(zé)外協(xié)件的接收、入庫和使用過程中的管理。3.反饋外協(xié)件在生產(chǎn)過程中的質(zhì)量和使用情況。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)公司外協(xié)件采購需求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估采購部門組織技術(shù)、質(zhì)量等相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、技術(shù)水平、管理體系、價格水平、交貨期等方面。3.供應(yīng)商審核對于評估合格的供應(yīng)商，采購部門安排實地審核。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員資質(zhì)等。4.供應(yīng)商確定根據(jù)評估和審核結(jié)果，采購部門確定合格供應(yīng)商名單，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定采購部門會同質(zhì)量、生產(chǎn)等部門制定供應(yīng)商考核指標(biāo)，包括質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等方面。質(zhì)量指標(biāo)主要考核外協(xié)件的合格率、退貨率等；交期指標(biāo)主要考核按時交貨率；價格指標(biāo)主要考核采購成本的變動情況；服務(wù)指標(biāo)主要考核供應(yīng)商的響應(yīng)速度、售后服務(wù)等。2.考核周期對供應(yīng)商的考核周期為每季度一次。3.考核實施采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的考核數(shù)據(jù)，包括質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、價格變動情況等。質(zhì)量、生產(chǎn)等部門根據(jù)各自職責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行評價，并提供評價意見。采購部門匯總各部門的評價意見，形成供應(yīng)商考核報告。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.激勵措施對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的獎勵，如增加訂單份額、優(yōu)先付款、提供技術(shù)支持等。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展質(zhì)量改進(jìn)、成本降低等活動。2.淘汰機(jī)制對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門發(fā)出整改通知，要求供應(yīng)商限期整改。若供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能完成整改或整改后仍不符合要求，采購部門將暫?；蚪K止與該供應(yīng)商的合作，并從合格供應(yīng)商名單中剔除。四、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.生產(chǎn)部門根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃和銷售訂單，結(jié)合庫存情況，對外協(xié)件需求進(jìn)行預(yù)測。2.預(yù)測內(nèi)容包括外協(xié)件的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等。3.生產(chǎn)部門定期將需求預(yù)測結(jié)果提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門的需求預(yù)測，結(jié)合供應(yīng)商的生產(chǎn)能力和交貨期，制定外協(xié)件采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購的外協(xié)件品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、供應(yīng)商等信息。3.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計劃執(zhí)行與調(diào)整1.采購部門按照審批后的采購計劃組織實施采購活動，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。2.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更采購計劃，采購部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，重新制定采購計劃，并按規(guī)定程序?qū)徟?。五、采購合同管理（一）合同簽?.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括外協(xié)件的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。3.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時履行。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求交付外協(xié)件。3.采購部門在收到供應(yīng)商交付的外協(xié)件后，應(yīng)及時組織驗收。（三）合同變更與終止1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并按規(guī)定程序?qū)徟?.采購合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商辦理終止手續(xù)，并清理相關(guān)債權(quán)債務(wù)。六、采購過程控制（一）訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購計劃向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確外協(xié)件的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給供應(yīng)商。（二）進(jìn)度跟蹤1.采購部門建立外協(xié)件采購進(jìn)度跟蹤臺賬，及時掌握采購訂單的執(zhí)行情況。2.定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時采取措施，如調(diào)整采購計劃、催促供應(yīng)商加快生產(chǎn)等。（三）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗計劃對外協(xié)件進(jìn)行進(jìn)貨檢驗。2.檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。3.對于檢驗不合格的外協(xié)件，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（四）成本控制1.采購部門通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價等方式，爭取合理的采購價格。2.定期分析采購成本變動情況，采取有效措施降低采購成本。3.在保證質(zhì)量和交期的前提下，鼓勵采購人員尋找性價比更高的供應(yīng)商和采購渠道。七、驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.技術(shù)部門制定外協(xié)件驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確外協(xié)件的質(zhì)量要求和驗收方法。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司產(chǎn)品設(shè)計要求。（二）驗收流程1.外協(xié)件到貨后，采購部門通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗收。2.質(zhì)量部門按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對外協(xié)件進(jìn)行檢驗，填寫檢驗報告。3.對于驗收合格的外協(xié)件，質(zhì)量部門在檢驗報告上簽字確認(rèn)，采購部門辦理入庫手續(xù)。4.對于驗收不合格的外協(xié)件，質(zhì)量部門出具不合格報告，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗收記錄1.質(zhì)量部門應(yīng)建立外協(xié)件驗收記錄檔案，記錄驗收的外協(xié)件品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、檢驗結(jié)果等信息。2.驗收記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。八、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票和送貨單后，核對無誤后填寫付款申請單。2.付款申請單應(yīng)注明采購合同編號、外協(xié)件名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等信息。3.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。（二）付款審核1.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，送貨單與采購合同的一致性，付款金額的準(zhǔn)確性等。3.財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）付款執(zhí)行1.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照付款申請單的金額和付款方式進(jìn)行付款。2.付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。3.財務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時登記付款臺賬，記錄付款日期、金額、供應(yīng)商等信息。九、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括質(zhì)量風(fēng)險、交期風(fēng)險、價格風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級。2.風(fēng)險等級分為高、中、低三級，分別采取不同的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.對于高風(fēng)險，應(yīng)制定詳細(xì)的風(fēng)險應(yīng)對方案，采取多種措施降低風(fēng)險，如選擇多家供應(yīng)商、簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議等。2.對于中風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理，采取適當(dāng)?shù)拇胧┙档惋L(fēng)險，如定期與供應(yīng)商溝通、增加檢驗頻次等。3.對于低風(fēng)險，可采取常規(guī)的管理措施進(jìn)行控制，如按照合同約定執(zhí)行、加強(qiáng)日常監(jiān)督等。十、信息管理（一）供應(yīng)商信息管理1.采購部門建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、考核情況等。2.定期更新供應(yīng)商信息檔案，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）采購合同信息管理1.采購部門建立采購合同信息檔案，記錄采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況。2.采購合同信息