檔案托管費(fèi)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案托管費(fèi)的管理，規(guī)范費(fèi)用的收取、使用和監(jiān)督，確保檔案托管工作的順利進(jìn)行，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司提供檔案托管服務(wù)所涉及的檔案托管費(fèi)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)收取和使用檔案托管費(fèi)。2.合理性原則：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理公正，充分考慮服務(wù)成本、市場(chǎng)行情等因素。3.公開透明原則：收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和使用情況應(yīng)向客戶公開，接受監(jiān)督。4.?？顚Ｓ迷瓌t：檔案托管費(fèi)應(yīng)專項(xiàng)用于檔案托管服務(wù)相關(guān)的支出，不得挪作他用。二、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（一）收費(fèi)項(xiàng)目1.檔案保管費(fèi)：根據(jù)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等因素收取。2.檔案整理費(fèi)：對(duì)需要整理的檔案，按照整理的工作量收取費(fèi)用。3.檔案查詢費(fèi)：客戶查詢檔案時(shí)，根據(jù)查詢的次數(shù)和方式收取費(fèi)用。4.檔案借閱費(fèi)：客戶借閱檔案時(shí)，按照借閱的期限和檔案的重要程度收取費(fèi)用。（二）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制定依據(jù)1.服務(wù)成本：包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備購(gòu)置、人員薪酬、檔案保護(hù)材料等費(fèi)用。2.市場(chǎng)行情：參考同行業(yè)類似服務(wù)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。3.物價(jià)部門相關(guān)規(guī)定：確保收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)符合物價(jià)部門的要求。（三）具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.檔案保管費(fèi)普通檔案：[X]元/卷/年。重要檔案：[X]元/卷/年。電子檔案：[X]元/GB/年。2.檔案整理費(fèi)簡(jiǎn)單整理：[X]元/卷。復(fù)雜整理：[X]元/卷。3.檔案查詢費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)查詢：[X]元/次。遠(yuǎn)程查詢：[X]元/次。4.檔案借閱費(fèi)短期借閱（[X]天以內(nèi)）：[X]元/卷。長(zhǎng)期借閱（[X]天以上）：[X]元/卷。（四）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整1.根據(jù)市場(chǎng)行情、物價(jià)變動(dòng)、服務(wù)成本等因素，公司將定期對(duì)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。2.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整前，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向客戶公示，并說(shuō)明調(diào)整的原因和依據(jù)。三、費(fèi)用收?。ㄒ唬┦召M(fèi)方式1.現(xiàn)金支付：客戶可在公司指定地點(diǎn)以現(xiàn)金方式支付檔案托管費(fèi)。2.銀行轉(zhuǎn)賬：客戶可通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬的方式將檔案托管費(fèi)支付至公司指定賬戶。3.支票支付：客戶可開具支票支付檔案托管費(fèi)。（二）收費(fèi)流程1.客戶簽訂檔案托管服務(wù)協(xié)議時(shí)，公司應(yīng)向客戶明確收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和支付方式。2.客戶按照協(xié)議約定的時(shí)間和方式支付檔案托管費(fèi)。3.公司收到客戶支付的費(fèi)用后，應(yīng)開具正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明收費(fèi)項(xiàng)目、金額、支付方式等信息。（三）欠費(fèi)處理1.如客戶未按時(shí)支付檔案托管費(fèi)，公司應(yīng)及時(shí)通知客戶，并要求客戶在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)繳費(fèi)用。2.對(duì)于逾期未補(bǔ)繳費(fèi)用的客戶，公司有權(quán)暫停提供檔案托管服務(wù)，并按照協(xié)議約定收取滯納金。滯納金的收取標(biāo)準(zhǔn)為欠費(fèi)金額的[X%]/天。3.如客戶長(zhǎng)期拖欠檔案托管費(fèi)，公司有權(quán)采取法律手段追討欠費(fèi)。四、費(fèi)用使用（一）使用范圍1.檔案保管費(fèi)用：用于租賃檔案保管場(chǎng)地、購(gòu)置檔案保管設(shè)備、支付檔案保管人員薪酬等。2.檔案整理費(fèi)用：用于檔案整理所需的人力、物力、財(cái)力等支出。3.檔案查詢費(fèi)用：用于檔案查詢系統(tǒng)的維護(hù)、查詢?nèi)藛T的薪酬等。4.檔案借閱費(fèi)用：用于檔案借閱登記、跟蹤、歸還等環(huán)節(jié)的支出。5.檔案保護(hù)費(fèi)用：用于購(gòu)置檔案保護(hù)材料、設(shè)備，開展檔案保護(hù)技術(shù)研究等。6.其他與檔案托管服務(wù)相關(guān)的費(fèi)用：如檔案運(yùn)輸費(fèi)、檔案數(shù)字化費(fèi)等。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。2.報(bào)銷流程：經(jīng)辦人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上相關(guān)發(fā)票、合同等憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷。3.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，不得拖延。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。（三）費(fèi)用核算1.公司應(yīng)建立健全檔案托管費(fèi)核算制度，定期對(duì)費(fèi)用的收支情況進(jìn)行核算。2.核算內(nèi)容包括收費(fèi)金額、使用金額、欠費(fèi)金額、結(jié)余金額等。3.核算結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并向客戶公開。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)檔案托管費(fèi)的收取、使用情況進(jìn)行檢查，確保費(fèi)用的收取和使用符合規(guī)定。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案托管費(fèi)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.公司各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）客戶監(jiān)督1.公司應(yīng)向客戶公開檔案托管費(fèi)的收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和使用情況，接受客戶的監(jiān)督。2.客戶有權(quán)對(duì)檔案托管費(fèi)的收取和使用情況提出疑問和建議，公司應(yīng)及時(shí)回復(fù)客戶。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、擴(kuò)大收費(fèi)范圍、挪用檔案托管費(fèi)等行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)