為記錄管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織的記錄管理，規(guī)范記錄的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保記錄的真實性、完整性和可追溯性，為公司/組織的運營管理、決策支持、質(zhì)量控制、合規(guī)遵循等提供有效依據(jù)，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在各項業(yè)務(wù)活動中形成的記錄管理。（三）定義與分類1.定義本辦法所稱記錄，是指公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動等過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的信息，包括但不限于文件、報告、報表、合同、協(xié)議、憑證、會議紀(jì)要、工作記錄、電子數(shù)據(jù)等。2.分類按記錄的性質(zhì)分類：可分為管理記錄、業(yè)務(wù)記錄、財務(wù)記錄、質(zhì)量記錄等。按記錄的載體分類：可分為紙質(zhì)記錄、電子記錄、音像記錄等。按記錄的產(chǎn)生部門分類：可分為行政部門記錄、業(yè)務(wù)部門記錄、財務(wù)部門記錄等。（四）管理原則1.真實性原則：記錄應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：記錄應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動的全過程，包括相關(guān)的背景信息、過程數(shù)據(jù)、結(jié)果數(shù)據(jù)等，確保記錄的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：記錄中的信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，避免模糊不清或歧義。4.及時性原則：記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)活動發(fā)生或完成后及時形成，不得拖延積壓，確保記錄的時效性。5.可追溯性原則：記錄應(yīng)能夠清晰地反映業(yè)務(wù)活動的來龍去脈，便于查詢、追溯和驗證。6.保密性原則：對于涉及公司/組織機密的記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、記錄的形成與收集（一）記錄形成的要求1.各部門、各崗位人員應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和工作規(guī)范，及時、準(zhǔn)確地形成各類記錄。記錄應(yīng)使用規(guī)范的格式、用語和符號，確保記錄的一致性和規(guī)范性。2.在記錄形成過程中，應(yīng)明確記錄的責(zé)任人，確保記錄的真實性和完整性。記錄責(zé)任人應(yīng)對記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性負(fù)責(zé)。3.對于重要的業(yè)務(wù)活動或關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)形成詳細的記錄，包括活動的時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、決策過程、結(jié)果等信息。（二）記錄收集的流程1.定期收集各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求，制定記錄定期收集計劃。例如，行政部門每月收集一次辦公用品采購記錄；業(yè)務(wù)部門每周收集一次銷售業(yè)績記錄等。記錄收集人員應(yīng)按照收集計劃，按時從各崗位收集相關(guān)記錄，并進行初步的整理和核對。2.臨時收集在業(yè)務(wù)活動過程中，如發(fā)生突發(fā)事件、重要項目推進等情況，相關(guān)部門應(yīng)及時收集與事件或項目相關(guān)的記錄，并按照規(guī)定的程序進行處理。對于跨部門的業(yè)務(wù)活動，涉及的部門應(yīng)共同確定記錄收集的牽頭部門和責(zé)任人，確保記錄收集的及時性和完整性。（三）記錄收集的質(zhì)量控制1.記錄收集人員在收集記錄時，應(yīng)認(rèn)真核對記錄的內(nèi)容、格式、簽字等是否符合要求，對不符合要求的記錄應(yīng)及時返回形成部門進行整改。2.對于電子記錄，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，收集過程中應(yīng)注意數(shù)據(jù)的備份和存儲安全。3.建立記錄收集的審核機制，由部門負(fù)責(zé)人或指定的審核人員對收集的記錄進行審核，確保記錄的質(zhì)量符合要求。審核通過后的記錄方可進入下一步的整理和歸檔環(huán)節(jié)。三、記錄的整理與歸檔（一）記錄整理的方法1.分類整理：按照記錄的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的記錄進行分類，如將管理記錄分為行政文件、人力資源文件等；將業(yè)務(wù)記錄分為銷售記錄、采購記錄等。2.編號編制：為便于記錄的管理和查詢，應(yīng)對每類記錄進行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映記錄的類別、年份、順序等信息。例如，行政文件的編號格式可為“XZ[年份][順序號]”，其中“XZ”表示行政文件類別，“[年份]”為文件形成年份，“[順序號]”為該年份內(nèi)文件的順序編號。3.內(nèi)容核對：對記錄的內(nèi)容進行進一步核對，確保記錄中的信息準(zhǔn)確無誤。對于存在錯誤或不完整的記錄，應(yīng)及時與形成部門溝通，進行更正或補充。4.裝訂與編目：對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)進行裝訂成冊，并編制目錄。目錄應(yīng)包括記錄的編號、名稱、日期、形成部門等信息，以便于快速查找和檢索。（二）記錄歸檔的要求1.歸檔時間：記錄整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。一般情況下，年度記錄應(yīng)在次年上半年完成歸檔；臨時性記錄應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。2.歸檔地點：根據(jù)記錄的性質(zhì)和重要程度，確定記錄的歸檔地點。重要的、長期保存的記錄應(yīng)歸檔至公司/組織的檔案管理部門；一般性記錄可由形成部門自行保管一定期限后，再移交檔案管理部門或進行銷毀處理。3.歸檔方式：歸檔可采用紙質(zhì)歸檔和電子歸檔相結(jié)合的方式。對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)按照檔案管理的要求進行裝訂、編目后存放于檔案柜中；對于電子記錄，應(yīng)存儲于公司/組織指定的電子存儲設(shè)備或系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引和目錄，以便于查詢和利用。4.歸檔清單編制：在記錄歸檔時，應(yīng)編制歸檔清單。歸檔清單應(yīng)包括記錄的編號、名稱、日期、形成部門、歸檔時間、歸檔地點等信息，并由歸檔人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。歸檔清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份由形成部門保存。四、記錄的保管（一）保管期限的確定1.根據(jù)記錄的性質(zhì)、重要程度、法律法規(guī)要求等因素，確定記錄的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限：一般為13年，適用于一些臨時性的、對公司/組織運營影響較小的記錄。中期保管期限：一般為310年，適用于一些重要的業(yè)務(wù)記錄、財務(wù)記錄等，這些記錄在一定時期內(nèi)對公司/組織的決策、審計等具有參考價值。長期保管期限：一般為10年以上，適用于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、重要權(quán)益等方面的記錄，以及法律法規(guī)要求長期保存的記錄。2.對于一些特殊的記錄，如涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、法律糾紛等的記錄，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，確定其保管期限，并采取特殊的保管措施。（二）保管環(huán)境與設(shè)施1.檔案庫房：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.存儲設(shè)備：對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案柜進行存放，檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其安全性和可靠性。對于電子記錄，應(yīng)使用可靠的存儲設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.安全防護設(shè)施：檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案的安全。（三）保管期間的維護1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲環(huán)境等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如對受損的紙質(zhì)記錄進行修復(fù)，對存在數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險的電子記錄進行恢復(fù)等。2.防蟲防霉處理：定期對檔案庫房進行防蟲防霉處理，可采用放置驅(qū)蟲劑、干燥劑等方式，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.電子記錄維護：定期對電子存儲設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行。對電子記錄應(yīng)進行定期的數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲于不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子記錄的訪問權(quán)限管理制度，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改電子記錄。五、記錄的利用（一）利用權(quán)限與流程1.利用權(quán)限公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱記錄的，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行申請。一般情況下，普通員工可查閱與其工作相關(guān)的記錄；部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及下屬部門的記錄；涉及跨部門的重要記錄查閱，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對于涉及公司/組織機密的記錄，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的特定人員方可查閱和借閱，并簽署保密協(xié)議。2.利用流程查閱申請：申請人應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請人的查閱目的和權(quán)限，對申請進行審批。對于符合權(quán)限和查閱目的的申請，予以批準(zhǔn)；對于不符合要求的申請，應(yīng)說明理由并退回。查閱登記：經(jīng)審批通過的申請，申請人應(yīng)到檔案管理部門進行查閱登記。檔案管理人員根據(jù)申請，提供相應(yīng)的記錄，并在查閱過程中進行監(jiān)督。借閱申請：如需借閱記錄，申請人應(yīng)在查閱申請表中注明借閱期限，并按照借閱期限及時歸還。借閱申請同樣需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，記錄借閱記錄。歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的記錄。檔案管理人員在接收歸還記錄時，應(yīng)檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或缺失，應(yīng)要求借閱人說明情況并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）利用記錄的注意事項1.查閱、借閱記錄時，應(yīng)保持記錄的整潔和完好，不得在記錄上涂改、標(biāo)記、污損等。如需摘錄或復(fù)制記錄內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。2.利用記錄過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得將記錄泄露給無關(guān)人員。對于涉及公司/組織機密的記錄，應(yīng)采取必要的保密措施，如在保密場所查閱、使用加密存儲設(shè)備等。3.檔案管理部門應(yīng)建立記錄利用的跟蹤機制，對記錄的查閱、借閱情況進行記錄和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。例如，對于超過借閱期限未歸還的記錄，應(yīng)及時催還；對于頻繁查閱同一記錄且無正當(dāng)理由的情況，應(yīng)進行調(diào)查核實。六、記錄的銷毀（一）銷毀條件與審批1.銷毀條件記錄保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可進行銷毀處理。記錄因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞或丟失，無法修復(fù)或補充，且已履行相關(guān)手續(xù)的，可進行銷毀處理。因法律法規(guī)變更、公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原記錄已不再適用，且已無保存必要的，可進行銷毀處理。2.銷毀審批記錄銷毀前，應(yīng)填寫《記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進行復(fù)核，確認(rèn)符合銷毀條件后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行記錄的銷毀處理。（二）銷毀方式與監(jiān)督1.銷毀方式對于紙質(zhì)記錄，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)在指定的地點進行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保記錄被徹底銷毀，無法恢復(fù)。對于電子記錄，可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀。銷毀后的存儲介質(zhì)應(yīng)進行物理破壞，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。2.監(jiān)督機制檔案管理部門應(yīng)指定專人對記錄銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和方式進行。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄清單上簽字確認(rèn)，證明記錄已被銷毀。對于重要的記錄銷毀，可邀請內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作的公正性和合規(guī)性。（三）銷毀記錄的登記與存檔1.記錄銷毀后，應(yīng)及時填寫《記錄銷毀登記表》，記錄銷毀記