oa收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司OA系統(tǒng)收發(fā)文管理流程，提高工作效率，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間通過OA系統(tǒng)進(jìn)行的收文和發(fā)文管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：收發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、流程進(jìn)行操作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)處理收文，提高文件傳遞速度，確保各項(xiàng)工作順利開展。對于發(fā)文，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件內(nèi)容不泄露，保障公司信息安全。二、收文管理（一）收文登記1.OA系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)接收外部來文，并進(jìn)行初步登記。登記內(nèi)容包括文件來源、文號(hào)、標(biāo)題、日期、密級(jí)等。2.對于緊急文件，應(yīng)在收到后立即進(jìn)行特殊標(biāo)注，并及時(shí)通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。（二）文件分發(fā)1.根據(jù)文件內(nèi)容和涉及部門，系統(tǒng)管理員將收文轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人。2.對于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行分發(fā)。（三）文件處理1.部門負(fù)責(zé)人收到文件后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行傳閱和研究。對于重要文件，應(yīng)召開專題會(huì)議進(jìn)行討論。2.需要辦理的文件，承辦人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成辦理，并將辦理結(jié)果反饋給部門負(fù)責(zé)人。3.對于需要回復(fù)的文件，承辦人應(yīng)按照要求及時(shí)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦人應(yīng)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。2.OA系統(tǒng)管理員定期對歸檔文件進(jìn)行備份，確保文件的安全性和完整性。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿。文稿應(yīng)主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.擬稿人應(yīng)注明發(fā)文的緊急程度、密級(jí)等信息。（二）審核1.文稿起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、格式的規(guī)范性、發(fā)文流程的合規(guī)性等。2.對于涉及多個(gè)部門的發(fā)文，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽意見應(yīng)明確、具體，不得含糊不清。3.重要文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。審核簽發(fā)人應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保文件符合公司政策和法律法規(guī)要求。（三）編號(hào)與排版1.經(jīng)審核通過的發(fā)文文稿，由OA系統(tǒng)管理員進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保文件編號(hào)的唯一性。2.系統(tǒng)管理員對發(fā)文文稿進(jìn)行排版，使其格式符合公司公文規(guī)范要求。排版內(nèi)容包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距等。（四）發(fā)文登記與印發(fā)1.系統(tǒng)管理員對排版后的發(fā)文進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等。2.根據(jù)發(fā)文的緊急程度和印發(fā)份數(shù)，系統(tǒng)管理員安排印發(fā)工作。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)印發(fā)。（五）文件分發(fā)1.系統(tǒng)管理員按照發(fā)文范圍將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。分發(fā)方式可采用OA系統(tǒng)推送、電子郵件發(fā)送等方式。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行打印，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。四、文件格式與排版規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。2.頁邊距：上白邊為37mm，下白邊為35mm，左白邊為28mm，右白邊為26mm。（二）字體與字號(hào)1.標(biāo)題：一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，成文日期右空四字編排，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）排版要求1.行距：一般為固定值28磅。2.頁碼：一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。五、文件密級(jí)與保密管理（一）密級(jí)劃分文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)文件：是指涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、國家機(jī)密等重要信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。2.機(jī)密級(jí)文件：是指涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、技術(shù)資料等，泄露后會(huì)對公司業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響的文件。3.秘密級(jí)文件：是指涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司造成一定影響的文件。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制接觸密級(jí)文件的人員范圍，確保文件僅在必要的人員之間流轉(zhuǎn)。2.對于密級(jí)文件，應(yīng)在OA系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查看、下載和打印。3.存儲(chǔ)密級(jí)文件的服務(wù)器應(yīng)采取安全防護(hù)措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。4.工作人員應(yīng)妥善保管密級(jí)文件，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需借閱，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。5.對于不再使用的密級(jí)文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理，確保文件信息徹底消除。六、文件的查詢與借閱（一）查詢1.公司員工可通過OA系統(tǒng)按照規(guī)定的權(quán)限查詢收發(fā)文記錄。2.查詢時(shí)應(yīng)輸入準(zhǔn)確的查詢條件，如文件編號(hào)、標(biāo)題、日期等，以便快速獲取所需文件。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交OA系統(tǒng)管理員辦理借閱手續(xù)。3.系統(tǒng)管理員按照申請表中的要求提供文件，并記錄借閱時(shí)間、借閱人等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還文件時(shí)，系統(tǒng)管理員應(yīng)認(rèn)真核對文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。七、文件的催辦與督辦（一）催辦1.對于需要辦理的收文和發(fā)文，OA系統(tǒng)管理員應(yīng)定期進(jìn)行催辦。2.催辦方式可采用OA系