集中采供管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集中采供管理，規(guī)范采供行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有集中采供活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采供活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采供過(guò)程應(yīng)透明，機(jī)會(huì)均等，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)。3.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下降低成本。4.誠(chéng)信原則：建立誠(chéng)信合作關(guān)系，供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，公司應(yīng)履行合同約定。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集中采供管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)審議集中采供戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃等重大事項(xiàng)。監(jiān)督采供活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決重大問題。對(duì)采供工作進(jìn)行績(jī)效評(píng)估和決策。（二）集中采供部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定集中采供具體操作流程和規(guī)范。組織實(shí)施集中采供活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等。建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理和評(píng)估。負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的下達(dá)、跟蹤和執(zhí)行情況的反饋。協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過(guò)程中的問題和糾紛。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門提出采購(gòu)需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購(gòu)評(píng)審，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)建議。配合集中采供部門進(jìn)行驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的預(yù)算安排和支付審核。參與采購(gòu)成本分析和控制，提供財(cái)務(wù)建議。3.審計(jì)部門對(duì)集中采供活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保合規(guī)性。檢查采購(gòu)合同執(zhí)行情況，防范風(fēng)險(xiǎn)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.資質(zhì)要求具有合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照。具備良好的商業(yè)信譽(yù)和財(cái)務(wù)狀況。符合行業(yè)特定的資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，如生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等。2.申請(qǐng)流程供應(yīng)商向公司集中采供部門提交準(zhǔn)入申請(qǐng)，提供相關(guān)資質(zhì)證明材料。集中采供部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，符合基本要求的進(jìn)入實(shí)地考察環(huán)節(jié)。實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系等，形成考察報(bào)告。考察合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并報(bào)集中采供管理委員會(huì)備案。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.評(píng)估指標(biāo)產(chǎn)品質(zhì)量：包括合格率、退貨率等。交貨期：按時(shí)交貨率。價(jià)格：價(jià)格合理性及價(jià)格調(diào)整情況。服務(wù)：售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力等。信譽(yù)：有無(wú)違規(guī)違紀(jì)記錄。2.評(píng)估周期定期評(píng)估：每年進(jìn)行一次全面評(píng)估。不定期評(píng)估：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目情況或供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行不定期抽查評(píng)估。3.考核結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀供應(yīng)商：增加采購(gòu)份額、給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)等。合格供應(yīng)商：維持正常合作關(guān)系，督促改進(jìn)不足。不合格供應(yīng)商：減少采購(gòu)量直至淘汰，列入黑名單。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.信息變更：供應(yīng)商信息如有變更，應(yīng)及時(shí)通知公司集中采供部門，重新提交相關(guān)證明材料進(jìn)行審核。2.合作調(diào)整：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估考核結(jié)果及公司業(yè)務(wù)需求變化，適時(shí)調(diào)整合作策略和采購(gòu)份額。四、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.需求部門職責(zé)定期對(duì)本部門物資或服務(wù)需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、歷史數(shù)據(jù)等因素，形成需求預(yù)測(cè)報(bào)告。及時(shí)向集中采供部門反饋需求變化情況。2.集中采供部門職責(zé)匯總各需求部門的預(yù)測(cè)報(bào)告，進(jìn)行綜合分析和平衡。結(jié)合庫(kù)存情況，制定初步的采購(gòu)計(jì)劃草案。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.年度采購(gòu)計(jì)劃集中采供部門根據(jù)需求預(yù)測(cè)、公司預(yù)算等，編制年度集中采供計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、時(shí)間等安排。年度采購(gòu)計(jì)劃報(bào)集中采供管理委員會(huì)審議通過(guò)后執(zhí)行。2.月度采購(gòu)計(jì)劃每月末，集中采供部門根據(jù)當(dāng)月實(shí)際需求執(zhí)行情況和下月業(yè)務(wù)計(jì)劃，編制月度采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整。月度采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)相關(guān)部門審核后實(shí)施。（三）采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整1.調(diào)整原因：因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)需求變更、供應(yīng)商問題等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。2.調(diào)整流程：需求部門提出調(diào)整申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整理由和內(nèi)容，集中采供部門審核后報(bào)集中采供管理委員會(huì)審批，批準(zhǔn)后及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃并通知相關(guān)部門。五、采購(gòu)實(shí)施管理（一）采購(gòu)方式選擇1.公開招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的項(xiàng)目。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)特定供應(yīng)商進(jìn)行邀請(qǐng)，適用于具有一定技術(shù)專業(yè)性或供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：采購(gòu)時(shí)間緊迫或技術(shù)復(fù)雜、不能確定詳細(xì)規(guī)格的項(xiàng)目。4.單一來(lái)源采購(gòu)：符合規(guī)定情形，如只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)等。5.詢價(jià)采購(gòu)：采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。（二）采購(gòu)文件編制1.采購(gòu)文件內(nèi)容：包括采購(gòu)公告（邀請(qǐng)函）、采購(gòu)需求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等。2.編制要求：采購(gòu)文件應(yīng)清晰明確，準(zhǔn)確表述采購(gòu)需求，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（三）采購(gòu)評(píng)審1.評(píng)審小組組成：由集中采供部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)專家等相關(guān)人員組成。2.評(píng)審流程采購(gòu)文件發(fā)出后，接收供應(yīng)商響應(yīng)文件。評(píng)審小組對(duì)響應(yīng)文件進(jìn)行資格審查和符合性評(píng)審。對(duì)通過(guò)審查的響應(yīng)文件進(jìn)行詳細(xì)評(píng)審，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分或排序。評(píng)審小組根據(jù)評(píng)審結(jié)果推薦中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。（四）合同簽訂1.合同起草：集中采供部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果起草采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)標(biāo)的、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等條款。2.合同審核：合同初稿提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核財(cái)務(wù)條款、法律風(fēng)險(xiǎn)等。3.合同簽訂：審核通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.訂單內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)合同，集中采供部門下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等。2.訂單跟蹤：定期跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。六、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。2.對(duì)于國(guó)家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的，執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。（二）驗(yàn)收流程1.采購(gòu)項(xiàng)目到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.到貨后，由需求部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)通知供應(yīng)商處理，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（三）驗(yàn)收記錄與檔案管理1.驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、結(jié)果等。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)記錄作為采購(gòu)檔案進(jìn)行保存，以備查閱。七、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)合同約定，在交貨并驗(yàn)收合格后，向公司提交付款申請(qǐng)，提供發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明材料。2.集中采供部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實(shí)性等。（二）付款審批1.審核通過(guò)的付款申請(qǐng)?zhí)峤回?cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審批。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況、預(yù)算安排等進(jìn)行審批，確保付款合規(guī)、合理。（三）付款執(zhí)行1.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款操作。2.付款后及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款情況反饋給集中采供部門。八、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集中采供管理委員會(huì)定期對(duì)集中采供工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看采購(gòu)流程執(zhí)行情況、合同履行情況等。2.審計(jì)部門不定期對(duì)集中采供活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查采購(gòu)合規(guī)性、成本效益等。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，配合提供有關(guān)資料。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶等的監(jiān)督反饋，及時(shí)改進(jìn)工作。九、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：如原材料價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、破產(chǎn)等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：如合同條款不完善、合同執(zhí)行糾紛等。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：如違反法律法規(guī)導(dǎo)致的法律責(zé)任等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格調(diào)整條款，適當(dāng)儲(chǔ)備物資等。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)