etc充值管理辦法總則目的為規(guī)范公司ETC充值管理工作，確保充值業(yè)務(wù)的安全、準(zhǔn)確、高效進(jìn)行，保障公司資金安全，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及ETC充值的所有部門、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保ETC充值業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。2.準(zhǔn)確性原則：保證充值信息的準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的各類問題。3.安全性原則：加強(qiáng)對(duì)充值資金、數(shù)據(jù)信息等方面的安全管理，防止出現(xiàn)安全事故。4.高效性原則：優(yōu)化充值流程，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)ETC使用的需求。職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定ETC充值預(yù)算計(jì)劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求合理安排充值資金。2.審核ETC充值申請(qǐng)，確保申請(qǐng)內(nèi)容符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)制度。3.辦理ETC充值款項(xiàng)的支付，對(duì)充值資金進(jìn)行賬務(wù)處理，定期核對(duì)賬目，保證資金安全與準(zhǔn)確記錄。4.配合相關(guān)部門進(jìn)行充值業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)審計(jì)工作。行政部門1.統(tǒng)一管理公司ETC卡片，建立卡片臺(tái)賬，記錄卡片的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)ETC卡片的申請(qǐng)、領(lǐng)取、發(fā)放以及回收工作。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行充值信息的核對(duì)與確認(rèn)，確?？ㄆc充值信息的一致性。4.定期對(duì)ETC卡片的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或反饋。業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提前向行政部門提交ETC充值申請(qǐng)，詳細(xì)說明充值金額、用途等信息。2.在使用ETC過程中，妥善保管卡片，確?？ㄆ踩?，如發(fā)現(xiàn)卡片丟失、損壞等情況及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.配合財(cái)務(wù)部門和行政部門進(jìn)行充值業(yè)務(wù)的相關(guān)工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和支持。充值申請(qǐng)與審批申請(qǐng)流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展計(jì)劃，預(yù)估ETC使用需求，填寫《ETC充值申請(qǐng)表》（以下簡稱“申請(qǐng)表”）。申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、預(yù)計(jì)充值金額、充值用途、車輛信息（車牌號(hào)、車型等）、ETC卡號(hào)等內(nèi)容。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署初審意見后轉(zhuǎn)行政部門。3.行政部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)車輛信息、ETC卡號(hào)等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在申請(qǐng)表上簽署審核意見，并將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。審批流程1.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)表后，重點(diǎn)審核申請(qǐng)金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)、充值用途是否符合公司規(guī)定以及資金支付的可行性。審核通過后，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽署審批意見。2.對(duì)于金額較大或特殊用途的ETC充值申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和資金狀況進(jìn)行審批決策，簽署審批意見。3.經(jīng)各級(jí)審批通過后的申請(qǐng)表作為ETC充值業(yè)務(wù)辦理的依據(jù)。充值操作規(guī)范充值方式選擇1.根據(jù)公司實(shí)際情況和合作銀行的相關(guān)規(guī)定，選擇合適的ETC充值方式，如線上充值（通過銀行APP、第三方支付平臺(tái)等）、線下充值（前往銀行網(wǎng)點(diǎn)、ETC服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)等）。2.優(yōu)先采用線上充值方式，以提高充值效率，減少人工操作環(huán)節(jié)。如因特殊原因需采用線下充值方式，應(yīng)提前向行政部門和財(cái)務(wù)部門報(bào)備。線上充值操作1.業(yè)務(wù)部門或行政部門相關(guān)人員按照所選線上充值平臺(tái)的操作指引，登錄相應(yīng)賬戶。2.準(zhǔn)確輸入ETC卡號(hào)、充值金額等信息，確認(rèn)充值信息無誤后提交充值申請(qǐng)。3.線上充值平臺(tái)自動(dòng)進(jìn)行資金劃轉(zhuǎn)和充值記錄更新，充值成功后，系統(tǒng)生成充值憑證。相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)下載并保存充值憑證，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷和賬務(wù)處理的依據(jù)。線下充值操作1.如需進(jìn)行線下充值，行政部門根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，安排專人前往指定的銀行網(wǎng)點(diǎn)或ETC服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)辦理充值業(yè)務(wù)。2.辦理充值業(yè)務(wù)時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)攜帶有效身份證件、申請(qǐng)表以及ETC卡片，確保辦理信息與申請(qǐng)表一致。3.銀行網(wǎng)點(diǎn)或ETC服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)工作人員完成充值操作后，出具充值發(fā)票或收據(jù)。經(jīng)辦人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票或收據(jù)內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤。4.經(jīng)辦人員返回公司后，及時(shí)將充值發(fā)票或收據(jù)提交給財(cái)務(wù)部門，并辦理交接手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票或收據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理。充值記錄與核對(duì)充值記錄管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立ETC充值臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆充值業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，包括充值日期、充值金額、充值方式、充值憑證號(hào)碼、車輛信息、ETC卡號(hào)、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人等。2.行政部門應(yīng)同步更新ETC卡片臺(tái)賬，記錄卡片的充值情況以及與充值記錄的關(guān)聯(lián)信息，確保卡片狀態(tài)與充值記錄一致。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)關(guān)注本部門相關(guān)車輛的ETC充值情況，如有疑問及時(shí)與行政部門和財(cái)務(wù)部門溝通。定期核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門每月定期與行政部門核對(duì)ETC充值臺(tái)賬與卡片臺(tái)賬，確保充值記錄與卡片信息的一致性。核對(duì)內(nèi)容包括充值金額、充值日期、車輛信息、ETC卡號(hào)等。2.財(cái)務(wù)部門每季度與銀行進(jìn)行一次充值資金的對(duì)賬工作，核對(duì)銀行賬戶明細(xì)與公司ETC充值記錄，確保資金收付準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.行政部門定期對(duì)ETC卡片的實(shí)際使用情況進(jìn)行抽查，核實(shí)卡片是否正常使用，是否存在異常交易等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施并向相關(guān)部門報(bào)告?？ㄆ芾砜ㄆI(lǐng)取與發(fā)放1.行政部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門的申請(qǐng)，統(tǒng)一向合作銀行或ETC發(fā)行機(jī)構(gòu)領(lǐng)取ETC卡片。2.領(lǐng)取卡片時(shí)，行政部門應(yīng)仔細(xì)核對(duì)卡片數(shù)量、卡號(hào)等信息，確?？ㄆ旰脽o損且信息準(zhǔn)確。3.行政部門按照申請(qǐng)表上的車輛信息和人員安排，將ETC卡片發(fā)放至業(yè)務(wù)部門指定人員手中，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在卡片交接清單上簽字確認(rèn)?？ㄆ褂门c保管1.業(yè)務(wù)部門人員在使用ETC卡片過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定操作，確保卡片安全。不得將卡片轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自拆卸、改裝卡片。2.如因業(yè)務(wù)需要臨時(shí)將卡片交予他人使用，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好交接記錄。使用完畢后，及時(shí)收回卡片并確認(rèn)卡片狀態(tài)正常。3.妥善保管ETC卡片，避免卡片丟失、損壞。如發(fā)現(xiàn)卡片丟失或損壞，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告。行政部門核實(shí)情況后，及時(shí)辦理掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)處理。卡片回收與注銷1.當(dāng)車輛不再使用或因其他原因需要收回ETC卡片時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將卡片交回行政部門。行政部門核對(duì)卡片狀態(tài)無誤后，辦理卡片回收手續(xù)，并在卡片臺(tái)賬上記錄回收日期和原因。2.對(duì)于不再使用的ETC卡片，行政部門應(yīng)及時(shí)與合作銀行或ETC發(fā)行機(jī)構(gòu)聯(lián)系，辦理卡片注銷手續(xù)。注銷完成后，更新卡片臺(tái)賬信息。3.涉及公司固定資產(chǎn)的ETC卡片，在回收或注銷后，行政部門應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行后續(xù)處理。安全管理信息安全1.加強(qiáng)對(duì)ETC充值相關(guān)信息的安全保護(hù)，嚴(yán)格限制信息訪問權(quán)限。財(cái)務(wù)部門、行政部門等涉及充值業(yè)務(wù)的人員應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)密碼，不得泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)ETC充值系統(tǒng)、銀行賬戶等信息進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.如發(fā)現(xiàn)ETC充值信息存在泄露風(fēng)險(xiǎn)或遭受安全攻擊，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，如更改密碼、凍結(jié)賬戶、向相關(guān)部門報(bào)告等，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，消除安全隱患。資金安全1.嚴(yán)格執(zhí)行資金審批制度，確保充值資金的支付經(jīng)過授權(quán)審批。財(cái)務(wù)人員在辦理充值款項(xiàng)支付時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)支付信息，防止資金誤付。2.加強(qiáng)對(duì)銀行賬戶的管理，定期檢查賬戶余額、交易明細(xì)等情況。如發(fā)現(xiàn)異常交易，及時(shí)與銀行聯(lián)系核實(shí)，并采取相應(yīng)措施保障資金安全。3.對(duì)于涉及ETC充值的現(xiàn)金交易，應(yīng)嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理規(guī)定進(jìn)行操作，確?，F(xiàn)金收付安全。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)ETC充值管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查充值業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)、充值記錄是否準(zhǔn)確完整、資金安全是否得到保障等。2.審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見和建議，相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，不斷完善ETC充值管理工作。外部監(jiān)督1.積極配合行業(yè)主管部門、稅務(wù)部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供ETC充值業(yè)務(wù)相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況向相關(guān)部門報(bào)告。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自進(jìn)行ETC充值的行為。2.提供虛假充值申請(qǐng)信息，騙取充值資金的行為。3.因保管不善導(dǎo)致ETC卡片丟失、損壞，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的行為。4.違反信息安全規(guī)定，泄露ETC充值相關(guān)信息的行為。5.在ETC充值業(yè)務(wù)中存在其他違反法律法規(guī)、公司制度的行為。處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予警告、責(zé)令改正等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，直至解除勞動(dòng)