ppp檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強PPP項目檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效，為PPP項目的決策、實施、運營和監(jiān)督提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司參與的所有PPP項目檔案的管理，包括項目識別、準備、采購、執(zhí)行和移交等階段形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：PPP項目檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ思薪y(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則：全面收集項目各階段形成的文件材料，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，能夠客觀反映項目全過程。3.同步管理原則：檔案管理工作與項目建設、運營等各項工作同步進行，做到文件材料形成、積累與項目進程相匹配。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，方便項目各相關方對檔案的查閱和利用。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善PPP項目檔案管理制度和流程。指導、監(jiān)督和檢查項目各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。集中保管PPP項目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱服務。組織檔案的鑒定、銷毀等工作。2.項目各部門負責本部門在PPP項目各階段形成文件材料的收集、整理和初步歸檔工作。明確專人負責檔案管理工作，配合檔案管理部門完成檔案的集中歸檔和其他相關工作。按照檔案管理要求，及時向檔案管理部門移交應歸檔的文件材料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目識別階段項目發(fā)起文件，包括項目建議書、可行性研究報告等。項目初步實施方案，涵蓋項目概況、運作方式、交易結構、合同體系、監(jiān)管架構等內(nèi)容。物有所值評價報告、財政承受能力論證報告。與項目相關的會議紀要、調(diào)研報告等。2.項目準備階段項目實施方案的深化和細化文件。項目公司設立相關文件，如公司章程、股東協(xié)議、出資證明等。項目用地預審意見、環(huán)境影響評價批復等相關審批文件。項目融資方案及相關協(xié)議。項目招標（采購）文件、投標（響應）文件、評標報告等。3.項目采購階段項目合同文本，包括PPP項目合同、股東合同、融資合同、工程承包合同、運營服務合同等。項目合同談判記錄、備忘錄等。項目合同變更、補充協(xié)議等相關文件。4.項目執(zhí)行階段項目建設過程中的各類文件，如施工圖紙、施工組織設計、工程變更通知、工程質(zhì)量驗收報告等。項目運營管理文件，包括運營方案、維護計劃、設備維護記錄、安全生產(chǎn)文件等。項目績效監(jiān)測與評價文件，如績效目標設定、績效監(jiān)控報告、績效評價報告等。項目資金使用文件，包括預算編制、資金支付憑證、財務審計報告等。項目相關的會議紀要、工作匯報、請示批復等文件。5.項目移交階段項目資產(chǎn)清查報告、資產(chǎn)評估報告。項目移交方案，包括移交范圍、移交程序、驗收標準等。項目移交過程中的相關文件，如移交清單、交接記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.分類：按照項目階段和文件類別進行分類。項目階段分為識別、準備、采購、執(zhí)行和移交；文件類別可根據(jù)實際情況進一步細分，如項目管理類、合同類、技術類、財務類等。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)項目名稱、檔案類別和順序號等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，目錄應清晰準確，便于檢索。三、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目各部門應在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將初步整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，檔案管理部門應完成項目全部檔案的歸檔工作。（二）歸檔程序1.項目各部門填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對和檢查，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。3.檔案管理部門按照整理要求對歸檔檔案進行進一步整理和編目，將其存入檔案庫或檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的保管（一）保管期限1.PPP項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括項目立項審批文件、項目合同、項目績效評價報告等對項目具有重要歷史價值和查考利用價值的文件。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括項目建設過程中的重要文件、運營管理文件等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的文件材料。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關規(guī)定和項目實際情況進行，確保檔案既能滿足項目管理需要，又不過度占用保管資源。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。檔案應分類存放，排列整齊，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應采用安全可靠的存儲設備進行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。電子檔案應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲和管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。2.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，確保銷毀檔案的準確性和合理性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因項目決策、實施、運營和監(jiān)督等工作需要，可查閱PPP項目檔案。2.項目合作方、政府相關部門等因工作需要，經(jīng)公司同意后，可查閱與項目相關的檔案。（二）利用程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后，為查閱人提供檔案查閱服務。3.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進行復制、拍照等操作。如需復制檔案，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱人查閱檔案后，應在檔案查閱登記表上簽字確認，并及時歸還檔案。（三）保密規(guī)定1.檔案管理人員應對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露檔案中的機密信息。2.查閱人應對查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自傳播或用于其他非工作目的。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的PPP項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描和數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化檔案應按照檔案管理要求進行分類存儲和命名，便于檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合PPP項目檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索、借閱等功能。系統(tǒng)應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。3.數(shù)據(jù)共享與交換：建立與公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)檔案信息與項目管理、財務管理等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和交換，為公司決策提供全面的數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強對電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司內(nèi)部審計部門負責對PPP項目檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檔案管理部門應配合審計部門的工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。3.檔案信息化管理工作的開展情況，包括檔案數(shù)字化進度、系統(tǒng)運行情況等。4.檔案管理人員的工作情況，如崗位職責履行情況、業(yè)務能力等。（三）問題整改1.審計部門在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向被檢查部門發(fā)出整改通知，要