長春檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)長春地區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于長春市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動(dòng)。基本原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。檔案機(jī)構(gòu)與人員檔案管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)及時(shí)配備新的檔案管理人員，并辦理交接手續(xù)。檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，遵守檔案管理規(guī)章制度。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作計(jì)劃和管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的保管，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，為單位內(nèi)部和社會(huì)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的真實(shí)性和完整性。檔案的收集與整理檔案收集范圍各單位應(yīng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，收集反映本單位工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的通知、決定、命令等。2.本單位文件材料，如本單位制發(fā)的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，如下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)等。4.重要業(yè)務(wù)活動(dòng)文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)材料、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。5.人事檔案材料，如干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。6.財(cái)務(wù)檔案材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.聲像檔案材料，如照片、錄音、錄像等。8.實(shí)物檔案材料，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書等。檔案收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、歸檔制度，明確各部門和人員在檔案收集工作中的職責(zé)。2.文件材料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性。對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行超前控制，提前介入收集工作。3.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清楚、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。檔案整理檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理工作包括以下內(nèi)容：1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照國家和地方有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名等信息。檔案的保管保管場所各單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品等。檔案鑒定與銷毀1.各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限。3.經(jīng)鑒定確定已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。檔案的利用利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為單位內(nèi)部和社會(huì)提供必要的檔案信息服務(wù)。利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：外單位人員因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)明確借閱期限，按時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。3.出具證明：檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)單位或個(gè)人的申請(qǐng)，為其出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案記載內(nèi)容如實(shí)填寫，不得擅自更改或偽造。利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、安全保密的原則。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享：建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在單位內(nèi)部和不同單位之間的共享和交換。安全管理檔案信息化建設(shè)應(yīng)加強(qiáng)安全管理，確保檔案信息的安全。安全管理措施包括：1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任和操作規(guī)程。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體長春市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位的上級(jí)主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。監(jiān)督檢查內(nèi)容監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度建立和執(zhí)行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全防護(hù)情況。檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)