進(jìn)出單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司進(jìn)出單據(jù)的管理，規(guī)范單據(jù)的填寫、流轉(zhuǎn)、保管及核銷等流程，確保公司物資流動的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及物資進(jìn)出的各類單據(jù)管理，包括但不限于采購訂單、入庫單、出庫單、退貨單、調(diào)撥單等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：單據(jù)所記錄的內(nèi)容必須真實(shí)反映物資進(jìn)出的實(shí)際情況，不得虛假填報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、日期等信息，確保數(shù)據(jù)的一致性和連貫性。3.完整性原則：所有單據(jù)應(yīng)包含必要的信息和簽字蓋章，不得遺漏重要內(nèi)容，以保證單據(jù)的有效性和可追溯性。4.及時性原則：各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成單據(jù)的填寫、審核、傳遞等工作，確保物資流轉(zhuǎn)順暢，避免延誤。二、單據(jù)分類及定義（一）采購訂單采購部門與供應(yīng)商簽訂的采購合同或訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款，是物資采購的依據(jù)。（二）入庫單物資到貨后，倉庫管理人員根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收情況填寫的記錄物資入庫信息的單據(jù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等內(nèi)容。（三）出庫單公司內(nèi)部各部門領(lǐng)用物資時，由領(lǐng)用部門填寫的記錄物資出庫信息的單據(jù)，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。（四）退貨單當(dāng)物資出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他原因需要退回供應(yīng)商時，由相關(guān)部門填寫的記錄退貨物資信息的單據(jù)，包括退貨原因、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等。（五）調(diào)撥單公司內(nèi)部不同部門之間物資調(diào)配時使用的單據(jù)，記錄物資從調(diào)出部門到調(diào)入部門的調(diào)撥信息，如物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)撥原因等。三、單據(jù)填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫，確保字跡清晰、工整，易于辨認(rèn)。2.單據(jù)上的所有信息應(yīng)填寫完整，不得有空缺項(xiàng)。如遇無內(nèi)容可填寫的欄目，應(yīng)劃斜線“/”表示。3.單據(jù)上的金額應(yīng)大寫和小寫同時填寫，大寫金額應(yīng)頂格書寫，小寫金額應(yīng)保留到小數(shù)點(diǎn)后兩位。（二）具體內(nèi)容填寫規(guī)范1.采購訂單訂單編號：由采購部門按照一定規(guī)則統(tǒng)一編制，具有唯一性，便于訂單的查詢和管理。供應(yīng)商名稱：填寫準(zhǔn)確的供應(yīng)商全稱，不得使用簡稱或別稱。物資名稱、規(guī)格型號：應(yīng)詳細(xì)填寫物資的具體名稱和規(guī)格型號，確保與采購合同一致。數(shù)量：填寫采購物資的實(shí)際數(shù)量，應(yīng)與采購合同約定相符。價格：填寫物資的單價，應(yīng)明確含稅或不含稅價格。交貨期：填寫供應(yīng)商承諾的交貨日期，應(yīng)具體到年、月、日。付款方式：明確采購物資的付款方式，如貨到付款、月結(jié)等。其他條款：填寫采購合同中的其他特殊條款和要求。采購部門簽字：由采購經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，并注明日期。審批人簽字：根據(jù)公司審批流程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。2.入庫單入庫單號：由倉庫管理人員按照順序編制，用于標(biāo)識每一筆入庫業(yè)務(wù)。日期：填寫物資實(shí)際入庫的日期。供應(yīng)商名稱：填寫送貨供應(yīng)商的全稱。物資名稱、規(guī)格型號：與采購訂單一致，詳細(xì)填寫物資信息。數(shù)量：填寫實(shí)際驗(yàn)收入庫的數(shù)量，如與采購數(shù)量不符，應(yīng)注明差異原因。單價：填寫物資的采購單價。金額：根據(jù)數(shù)量和單價計(jì)算得出的入庫金額。倉庫名稱：填寫物資入庫的具體倉庫名稱。驗(yàn)收人簽字：由倉庫驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)物資驗(yàn)收情況。保管人簽字：負(fù)責(zé)物資保管的人員簽字。3.出庫單出庫單號：由領(lǐng)用部門按照順序編制。日期：填寫物資實(shí)際出庫的日期。領(lǐng)用部門：填寫領(lǐng)用物資的部門全稱。物資名稱、規(guī)格型號：與庫存物資一致。數(shù)量：填寫領(lǐng)用物資的實(shí)際數(shù)量。用途：詳細(xì)說明領(lǐng)用物資的用途。領(lǐng)用人簽字：由領(lǐng)用物資的人員簽字確認(rèn)。審批人簽字：根據(jù)公司規(guī)定，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。倉庫發(fā)貨人簽字：倉庫管理人員根據(jù)審批后的出庫單發(fā)貨，并簽字確認(rèn)。4.退貨單退貨單號：由提出退貨的部門編制。日期：填寫退貨申請的日期。供應(yīng)商名稱：填寫退貨對應(yīng)的供應(yīng)商全稱。物資名稱、規(guī)格型號：與原采購物資一致。數(shù)量：填寫擬退貨的物資數(shù)量。退貨原因：詳細(xì)說明退貨的原因，如質(zhì)量問題、規(guī)格不符等。提出退貨部門簽字：由提出退貨的部門經(jīng)辦人簽字。審批人簽字：經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意退貨后簽字。倉庫發(fā)貨人簽字：倉庫管理人員負(fù)責(zé)辦理退貨物資的出庫手續(xù)，并簽字。5.調(diào)撥單調(diào)撥單號：由調(diào)出部門或相關(guān)管理部門編制。日期：填寫調(diào)撥業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。調(diào)出部門：填寫物資調(diào)出的部門全稱。調(diào)入部門：填寫物資調(diào)入的部門全稱。物資名稱、規(guī)格型號：與庫存物資一致。數(shù)量：填寫調(diào)撥的物資數(shù)量。調(diào)撥原因：說明物資調(diào)撥的原因，如部門間資源調(diào)配等。調(diào)出部門負(fù)責(zé)人簽字：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人對調(diào)撥業(yè)務(wù)進(jìn)行確認(rèn)并簽字。調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字：調(diào)入部門負(fù)責(zé)人對接收物資進(jìn)行確認(rèn)并簽字。倉庫發(fā)貨人簽字：倉庫管理人員根據(jù)調(diào)撥單辦理物資出庫手續(xù)，并簽字；倉庫接收人簽字確認(rèn)物資入庫。四、單據(jù)流轉(zhuǎn)流程（一）采購訂單流轉(zhuǎn)1.采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，與供應(yīng)商洽談并簽訂采購合同，生成采購訂單。2.采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購訂單返回采購部門，由采購經(jīng)辦人將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。4.供應(yīng)商按照采購訂單要求發(fā)貨，同時將發(fā)貨清單等相關(guān)資料提供給采購部門。（二）入庫單流轉(zhuǎn)1.物資到貨后，倉庫管理人員根據(jù)送貨清單及采購訂單對物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員填寫入庫單，詳細(xì)記錄物資入庫信息。3.入庫單經(jīng)倉庫驗(yàn)收人、保管人簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)隨送貨清單等資料交采購部門，用于核對采購業(yè)務(wù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證。（三）出庫單流轉(zhuǎn)1.各部門因工作需要領(lǐng)用物資時，填寫出庫單，注明領(lǐng)用物資的詳細(xì)信息和用途。2.出庫單經(jīng)領(lǐng)用人簽字后，提交給部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，出庫單交倉庫管理人員。4.倉庫管理人員根據(jù)審批后的出庫單發(fā)貨，并在出庫單上簽字確認(rèn)。5.倉庫發(fā)貨后，一聯(lián)出庫單留存?zhèn)}庫，用于庫存臺賬登記；一聯(lián)交領(lǐng)用部門，作為領(lǐng)用物資的憑證；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，用于核算成本。（四）退貨單流轉(zhuǎn)1.當(dāng)物資需要退貨時，相關(guān)部門填寫退貨單，詳細(xì)說明退貨原因和物資信息。2.退貨單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給采購部門。3.采購部門審核退貨單后，與供應(yīng)商溝通退貨事宜，并安排辦理退貨手續(xù)。4.倉庫管理人員根據(jù)采購部門的退貨通知，接收退貨物資，并填寫退貨入庫單。5.退貨入庫單經(jīng)倉庫驗(yàn)收人、保管人簽字后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫；一聯(lián)交采購部門，用于與供應(yīng)商核對退貨情況；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為沖減庫存和應(yīng)付賬款的依據(jù)。（五）調(diào)撥單流轉(zhuǎn)1.公司內(nèi)部不同部門之間如需物資調(diào)配，由調(diào)出部門填寫調(diào)撥單，注明調(diào)撥原因和物資信息。2.調(diào)撥單經(jīng)調(diào)出部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給調(diào)入部門。3.調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審核調(diào)撥單后，簽字確認(rèn)。4.調(diào)出部門將調(diào)撥單交倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)調(diào)撥單辦理物資出庫手續(xù)，并填寫出庫聯(lián)。5.調(diào)入部門倉庫接收物資后，填寫入庫聯(lián)，并簽字確認(rèn)。6.調(diào)撥單一聯(lián)留存調(diào)出部門，一聯(lián)留存調(diào)入部門，一聯(lián)交倉庫，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，作為部門間物資轉(zhuǎn)移和財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。五、單據(jù)審核與審批（一）審核要求1.各部門在收到單據(jù)后，應(yīng)按照本辦法及相關(guān)規(guī)定對單據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括單據(jù)填寫是否規(guī)范、信息是否完整、簽字蓋章是否齊全、業(yè)務(wù)是否符合公司規(guī)定等。3.對于不符合要求的單據(jù)，審核部門應(yīng)及時退回并要求經(jīng)辦部門重新填寫或補(bǔ)充相關(guān)信息。（二）審批流程1.采購訂單、退貨單、調(diào)撥單等涉及資金支出或物資調(diào)配的重要單據(jù)，需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.一般單據(jù)由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及金額較大或重要業(yè)務(wù)的單據(jù)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核單據(jù)內(nèi)容，簽署明確的審批意見，并簽字確認(rèn)。六、單據(jù)保管與存檔（一）保管期限各類進(jìn)出單據(jù)的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購訂單、入庫單、出庫單等單據(jù)保管期限為[X]年，退貨單、調(diào)撥單等相關(guān)單據(jù)保管期限為[X]年。（二）保管責(zé)任1.倉庫負(fù)責(zé)保管入庫單、出庫單等與庫存管理相關(guān)的單據(jù)，應(yīng)按照時間順序整理成冊，妥善存放，確保單據(jù)的安全和完整。2.采購部門負(fù)責(zé)保管采購訂單、退貨單等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的單據(jù)，定期進(jìn)行整理歸檔。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保管涉及財(cái)務(wù)核算的進(jìn)出單據(jù)，作為記賬憑證和財(cái)務(wù)報(bào)表編制的依據(jù)，應(yīng)按照會計(jì)檔案管理要求進(jìn)行保管。（三）存檔方式1.單據(jù)應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)分類裝訂成冊，注明檔案名稱、年度、月份等信息，并建立檔案索引。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可查詢性。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、單據(jù)核銷（一）核銷原則1.單據(jù)核銷應(yīng)遵循“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保每一筆進(jìn)出業(yè)務(wù)的單據(jù)都能準(zhǔn)確核銷。2.核銷應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序進(jìn)行，先發(fā)生的業(yè)務(wù)先核銷。（二）核銷流程1.倉庫管理人員根據(jù)物資的出入庫情況，定期對入庫單和出庫單進(jìn)行核對，確保庫存數(shù)量與單據(jù)記錄一致。2.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料后，與采購訂單、入庫單等進(jìn)行核對，辦理采購業(yè)務(wù)的核銷手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)倉庫提供的庫存報(bào)表、采購部門的核銷情況以及其他相關(guān)單據(jù)，進(jìn)行賬務(wù)處理，完成進(jìn)出業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核銷。4.對于退貨業(yè)務(wù)，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理退貨入庫手續(xù)，并與原出庫單進(jìn)行核銷；采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行退貨結(jié)算，核銷相關(guān)采購業(yè)務(wù)。5.調(diào)撥業(yè)務(wù)完成后，調(diào)出部門和調(diào)入部門應(yīng)及時核對調(diào)撥單，確保物資數(shù)量和金額準(zhǔn)確無誤，并在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和核銷。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對進(jìn)出單據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查單據(jù)填寫、流轉(zhuǎn)、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查各部門應(yīng)定期對本部門涉及的進(jìn)出單據(jù)進(jìn)行自查，確保單據(jù)管理工作規(guī)范有序。財(cái)務(wù)部門、倉庫管理部門等應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題