軟件臺賬管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司軟件臺賬的規(guī)范化管理，確保軟件資產(chǎn)的有效利用、安全使用和合規(guī)運(yùn)營，提高公司軟件資源的管理效率和經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有軟件資產(chǎn)的臺賬管理，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、專業(yè)軟件、開發(fā)工具軟件等，無論該軟件是通過購買、自主開發(fā)、合作開發(fā)還是免費獲取等方式獲得。管理原則1.完整性原則：軟件臺賬應(yīng)全面記錄軟件的各類信息，確保信息無遺漏，為軟件管理提供完整的數(shù)據(jù)支持。2.準(zhǔn)確性原則：臺賬記錄的信息必須真實、準(zhǔn)確，反映軟件的實際情況，避免因信息誤差導(dǎo)致管理決策失誤。3.動態(tài)性原則：隨著軟件的采購、使用、升級、報廢等情況的變化，及時更新臺賬信息，保證臺賬的時效性。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護(hù)軟件臺賬信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。軟件臺賬管理職責(zé)管理部門職責(zé)公司設(shè)立專門的軟件管理部門，負(fù)責(zé)軟件臺賬的總體管理工作。具體職責(zé)如下：1.制定和完善軟件臺賬管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織軟件的采購、驗收、入庫等工作，并及時將相關(guān)信息錄入臺賬。3.定期對軟件臺賬進(jìn)行審核和清理，確保臺賬信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.協(xié)調(diào)各部門之間的軟件使用需求，合理調(diào)配軟件資源。5.負(fù)責(zé)與軟件供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，處理軟件使用過程中的問題。使用部門職責(zé)各軟件使用部門負(fù)責(zé)本部門軟件的日常使用和管理，并配合軟件管理部門做好臺賬管理工作。具體職責(zé)如下：1.及時向軟件管理部門反饋本部門軟件的使用情況，包括軟件的安裝、卸載、升級等信息。2.按照規(guī)定使用軟件，不得擅自安裝、卸載或更改軟件配置。3.協(xié)助軟件管理部門進(jìn)行軟件的盤點和清查工作。財務(wù)部門職責(zé)財務(wù)部門負(fù)責(zé)軟件采購資金的管理和核算，并與軟件管理部門協(xié)同做好軟件資產(chǎn)的價值核算工作。具體職責(zé)如下：1.審核軟件采購預(yù)算和費用報銷，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。2.定期與軟件管理部門核對軟件資產(chǎn)的賬面價值，保證賬實相符。3.參與軟件資產(chǎn)的盤點和清查工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。軟件臺賬的內(nèi)容與建立軟件臺賬的內(nèi)容1.基本信息：包括軟件名稱、版本號、軟件類型、供應(yīng)商名稱、采購日期、采購價格、授權(quán)方式、授權(quán)期限等。2.使用信息：使用部門、使用人員、安裝設(shè)備名稱及編號、安裝日期、卸載日期等。3.技術(shù)信息：軟件的運(yùn)行環(huán)境要求、系統(tǒng)配置要求、技術(shù)文檔存儲位置等。4.維護(hù)信息：維護(hù)記錄、升級記錄、故障處理記錄等。軟件臺賬的建立1.采購環(huán)節(jié)：在軟件采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時將軟件的基本信息提交給軟件管理部門，軟件管理部門在收到信息后的[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)信息錄入軟件臺賬。2.自主開發(fā)環(huán)節(jié)：對于公司自主開發(fā)的軟件，開發(fā)部門應(yīng)在軟件完成開發(fā)并通過驗收后的[X]個工作日內(nèi)，向軟件管理部門提供軟件的詳細(xì)信息，包括基本信息、技術(shù)信息等，軟件管理部門及時將其錄入臺賬。3.免費獲取環(huán)節(jié)：若通過免費渠道獲取軟件，使用部門應(yīng)在軟件安裝使用后的[X]個工作日內(nèi)，將軟件的基本信息和使用信息告知軟件管理部門，軟件管理部門進(jìn)行臺賬錄入。軟件臺賬的日常管理軟件的采購與入庫管理1.采購申請：各部門根據(jù)工作需要提出軟件采購申請，填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)說明采購軟件的名稱、用途、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、軟件管理部門評估、財務(wù)部門審核預(yù)算后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，按照公司的采購流程進(jìn)行軟件采購。在采購過程中，應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確軟件的授權(quán)范圍、服務(wù)內(nèi)容、售后服務(wù)等條款。3.驗收與入庫：軟件到貨后，軟件管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，檢查軟件的版本、功能、授權(quán)等是否符合要求。驗收合格后，軟件管理部門辦理入庫手續(xù)，并將軟件信息錄入臺賬。軟件的使用與變更管理1.安裝與使用：軟件使用部門根據(jù)工作需要，向軟件管理部門提出軟件安裝申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由軟件管理部門或其指定人員進(jìn)行軟件安裝。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照軟件的使用說明和操作規(guī)程使用軟件。2.變更管理：若需要對軟件進(jìn)行升級、降級、更改配置等操作，使用部門應(yīng)提前向軟件管理部門提出申請，填寫《軟件變更申請表》，經(jīng)審批同意后，由專業(yè)人員進(jìn)行操作，并及時更新軟件臺賬信息。軟件的維護(hù)與故障處理1.日常維護(hù)：軟件管理部門應(yīng)定期對軟件進(jìn)行維護(hù)，包括系統(tǒng)檢查、數(shù)據(jù)備份、病毒查殺等，確保軟件的正常運(yùn)行。2.故障處理：當(dāng)軟件出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向軟件管理部門報告，軟件管理部門應(yīng)在接到報告后的[X]小時內(nèi)響應(yīng)，并盡快組織人員進(jìn)行故障排查和修復(fù)。故障處理完成后，應(yīng)將處理情況記錄在軟件臺賬中。軟件的盤點與清查1.定期盤點：軟件管理部門應(yīng)每[X]年組織一次全面的軟件盤點工作，與各使用部門核對軟件的使用情況，確保臺賬信息與實際情況相符。2.不定期清查：在公司進(jìn)行重大業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等情況下，軟件管理部門應(yīng)及時組織軟件清查工作，對軟件資產(chǎn)進(jìn)行重新評估和登記。軟件臺賬的安全管理信息安全1.軟件臺賬信息應(yīng)存儲在公司指定的安全服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫中，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改臺賬信息。2.對軟件臺賬信息進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。軟件安全1.軟件管理部門應(yīng)加強(qiáng)對軟件的安全防護(hù)，安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期更新病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止軟件受到病毒、木馬等惡意攻擊。2.禁止在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中使用未經(jīng)授權(quán)的軟件，防止軟件漏洞導(dǎo)致信息泄露和系統(tǒng)故障。軟件臺賬的保密管理保密范圍軟件臺賬中涉及的軟件供應(yīng)商信息、采購價格、授權(quán)方式等屬于公司的商業(yè)秘密，應(yīng)嚴(yán)格保密。保密措施1.接觸軟件臺賬信息的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾不向任何第三方泄露相關(guān)信息。2.對軟件臺賬信息進(jìn)行分級管理，根據(jù)信息的敏感程度設(shè)置不同的訪問權(quán)限。3.在對外提供軟件臺賬信息時，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保信息的安全。軟件臺賬的監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制公司審計部門應(yīng)定期對軟件臺賬管理工作進(jìn)行審計，檢查臺賬的建立、使用、維護(hù)等是否符合本辦法的規(guī)定。軟件管理部門應(yīng)接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改?？己宿k法將軟件臺賬管理工作納入各部門和