貨物詢價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司貨物詢價管理工作，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，保證公司采購的貨物符合質量要求和使用需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門因生產、經營、管理等需要進行的貨物采購詢價活動。（三）基本原則1.合法性原則：貨物詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，不得有歧視或偏袒行為，保證詢價過程和結果的公平公正。3.公開透明原則：詢價信息應在規(guī)定范圍內公開，接受公司內部監(jiān)督，確保采購過程透明。4.效益原則：在保證貨物質量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高公司經濟效益。二、詢價流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)生產、經營、管理等實際需要，填寫《貨物采購申請表》，詳細注明所需貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.《貨物采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）詢價準備1.采購部門接到《貨物采購申請表》后，指定專人負責詢價工作。2.詢價人員對所需采購貨物進行充分了解，包括市場行情、技術參數(shù)、質量標準等，以便準確制定詢價文件。3.詢價人員收集至少三家以上符合采購要求的潛在供應商信息，建立供應商信息庫，內容包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經營范圍、資質證書、產品質量、價格水平、售后服務等。（三）詢價文件編制1.詢價文件應包括以下內容：詢價函：明確采購貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等基本信息，以及對供應商的報價要求、報價有效期等。技術規(guī)格書：詳細描述采購貨物的技術參數(shù)、性能指標、質量標準等技術要求。商務條款：包括交貨方式、付款方式、包裝要求、售后服務等商務條款。報價表：提供統(tǒng)一格式的報價表，要求供應商填寫貨物單價、總價、交貨期等信息。2.詢價文件編制完成后，需經采購部門負責人審核簽字確認。（四）詢價發(fā)出1.詢價人員通過郵件、傳真、電話等方式向潛在供應商發(fā)送詢價文件，并確保供應商收到詢價文件。2.在詢價文件中明確告知供應商報價截止時間、報價方式等重要信息。（五）報價接收1.供應商應在規(guī)定的報價截止時間前，將填寫完整的報價文件以書面形式（加蓋公章）或電子文檔形式回復至采購部門。2.采購部門對供應商的報價文件進行接收登記，記錄報價供應商名稱、報價時間、報價金額等信息。（六）報價評審1.采購部門組織相關人員（如技術部門、質量部門、財務部門等）組成評審小組，對供應商的報價文件進行評審。2.評審小組按照以下標準進行評審：價格因素：比較各供應商的報價金額，在滿足采購需求的前提下，選擇報價最低的供應商。技術因素：評估供應商提供的貨物技術參數(shù)、性能指標、質量標準等是否滿足采購要求，技術方案是否先進合理。商務因素：審查供應商的交貨期、付款方式、包裝要求、售后服務等商務條款是否滿足公司需求。信譽因素：考察供應商的商業(yè)信譽、業(yè)績表現(xiàn)、市場口碑等。3.評審小組根據(jù)評審結果，填寫《貨物詢價評審表》，記錄各供應商的評審情況及推薦意見。（七）確定供應商1.根據(jù)評審小組的推薦意見，采購部門確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出《成交通知書》。2.《成交通知書》應明確采購貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、成交價格、交貨時間、交貨地點等信息。3.采購部門同時將詢價結果通知未成交供應商。（八）合同簽訂1.采購部門與成交供應商按照《成交通知書》的內容，簽訂貨物采購合同。2.合同應明確雙方的權利和義務，包括貨物的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。3.合同簽訂后，需經公司法律部門審核，確保合同合法合規(guī)。三、詢價管理職責（一）采購部門職責1.負責組織和實施貨物詢價工作，制定詢價計劃和詢價文件。2.收集、整理和更新供應商信息，建立供應商信息庫。3.接收供應商的報價文件，組織評審小組進行報價評審。4.確定成交供應商，發(fā)出《成交通知書》，并與成交供應商簽訂采購合同。5.協(xié)調解決詢價過程中出現(xiàn)的問題，跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。（二）需求部門職責1.提出貨物采購需求，填寫《貨物采購申請表》，并對采購需求的合理性和準確性負責。2.參與詢價文件的編制，提供技術支持和質量要求等方面的意見。3.協(xié)助采購部門進行供應商考察和評審工作。4.負責驗收采購的貨物，對貨物的質量和使用情況進行反饋。（三）評審小組職責1.按照本辦法規(guī)定的評審標準，對供應商的報價文件進行客觀、公正的評審。2.向采購部門提供評審意見和推薦成交供應商。3.對詢價過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出改進建議。（四）財務部門職責1.參與詢價評審工作，從成本效益角度對供應商的報價進行分析。2.審核采購合同中的付款條款，確保付款方式合理、風險可控。3.負責采購資金的預算安排和支付管理。（五）技術部門職責1.對采購貨物的技術參數(shù)、性能指標、質量標準等提供專業(yè)技術支持。2.參與詢價文件的編制和評審工作，對供應商的技術方案進行評估。3.協(xié)助需求部門和采購部門解決技術方面的問題。（六）質量部門職責1.制定采購貨物的質量驗收標準。2.參與詢價文件的編制和評審工作，對供應商的質量保證能力進行評估。3.負責對采購貨物進行質量檢驗和驗收，確保貨物符合質量要求。四、詢價文件管理（一）文件編制1.詢價文件應根據(jù)采購需求和公司實際情況進行編制，確保文件內容完整、準確、清晰。2.詢價文件中的技術規(guī)格書應明確采購貨物的技術要求，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性的條款。3.商務條款應符合法律法規(guī)和公司利益，明確雙方的權利和義務。（二）文件審核1.詢價文件編制完成后，需經采購部門負責人審核簽字確認。2.涉及技術、質量、財務等方面的內容，應征求相關部門的意見。（三）文件存檔1.詢價文件及相關資料應進行分類整理，妥善存檔保管。2.存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和追溯。五、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應從供應商信息庫中選擇符合采購要求的潛在供應商進行詢價。2.對于新的供應商，應進行嚴格的考察和評估，包括供應商的資質、信譽、生產能力、質量保證能力、價格水平、售后服務等方面。3.考察評估合格的供應商，應納入供應商信息庫管理。（二）供應商評價1.采購部門定期對供應商的供貨情況進行評價，評價內容包括貨物質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評價結果為不合格的供應商，采購部門應暫停與其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，應將其從供應商信息庫中刪除。（三）供應商激勵1.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，采購部門應給予適當?shù)募畲胧?，如增加采購份額、優(yōu)先合作、給予獎勵等。2.通過激勵機制，提高供應商的積極性和合作意愿，促進供應商不斷提高產品質量和服務水平。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對貨物詢價管理工作進行審計監(jiān)督，檢查詢價流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、評審結果是否公正等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報詢價管理工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指