詢價比價管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購管理，規(guī)范詢價比價行為，確保采購物資及服務(wù)的質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位的物資采購、工程發(fā)包、服務(wù)外包等涉及采購活動的詢價比價管理。（三）基本原則1.公開公正原則：詢價比價活動應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機會參與，評審過程應(yīng)公正客觀，不受任何不正當(dāng)因素影響。2.公平競爭原則：營造公平的競爭環(huán)境，鼓勵供應(yīng)商充分競爭，以獲取最優(yōu)的采購價格和服務(wù)。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證采購物資及服務(wù)質(zhì)量的前提下，進行價格比較，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。4.成本效益原則：通過科學(xué)合理的詢價比價，實現(xiàn)采購成本的有效控制，提高公司整體效益。二、詢價比價流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際工作需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購需求分析1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行分析，明確采購物資及服務(wù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、交貨期等關(guān)鍵要素。2.根據(jù)采購需求，制定采購策略，確定是采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價等采購方式。（三）供應(yīng)商選擇與邀請1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價比價邀請。邀請方式可采用書面函件、電子郵件等。3.在邀請中，應(yīng)明確告知供應(yīng)商采購物資及服務(wù)的詳細要求、報價截止時間、報價方式等信息。（四）詢價文件編制1.采購部門根據(jù)采購需求編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包括詢價函、采購需求明細、技術(shù)規(guī)格要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)要求、報價表等內(nèi)容。2.詢價文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，避免產(chǎn)生歧義，以便供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購要求并進行報價。（五）供應(yīng)商報價1.供應(yīng)商收到詢價文件后，應(yīng)按照要求認(rèn)真填寫報價表，對采購物資及服務(wù)進行報價。報價應(yīng)包括貨物單價、總價、運費、稅費等所有費用，并注明交貨地點、交貨期等相關(guān)信息。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的報價截止時間前，將報價文件密封送達采購部門或按照指定的方式提交報價。（六）報價文件接收與登記1.采購部門負(fù)責(zé)接收供應(yīng)商的報價文件，并進行登記。登記內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、報價文件接收時間、報價金額、交貨期等信息。2.對收到的報價文件進行初步審查，檢查報價文件的完整性、密封性等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。（七）比價評審1.采購部門組織相關(guān)人員組成比價評審小組，成員應(yīng)包括采購人員、技術(shù)專家、財務(wù)人員等。2.比價評審小組對各供應(yīng)商的報價文件進行詳細評審，主要從以下幾個方面進行比較：價格比較：對各供應(yīng)商的報價進行排序，比較價格高低，選擇價格合理的供應(yīng)商。質(zhì)量比較：審查供應(yīng)商提供的物資及服務(wù)質(zhì)量是否符合采購要求，參考供應(yīng)商的業(yè)績、信譽等情況。交貨期比較：評估供應(yīng)商的交貨期是否滿足公司需求，能否按時交貨。售后服務(wù)比較：考察供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾，包括維修、保養(yǎng)、培訓(xùn)等方面的服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量。3.比價評審小組應(yīng)根據(jù)評審結(jié)果，填寫比價評審記錄，詳細記錄評審過程和結(jié)果，并給出推薦意見。（八）采購決策1.采購部門根據(jù)比價評審小組的推薦意見，結(jié)合公司實際情況，做出采購決策。2.采購決策應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后確定最終的供應(yīng)商。（九）合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資及服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，應(yīng)進行合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益要求。合同簽訂后，應(yīng)及時歸檔保存。（十）采購執(zhí)行與驗收1.采購部門按照采購合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.物資到貨后，采購部門組織相關(guān)部門進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否符合合同要求。3.驗收合格后，采購部門辦理入庫手續(xù)，并按照合同約定支付貨款。如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。三、詢價比價相關(guān)職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購活動的組織與實施，制定采購計劃和采購策略。2.收集供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.編制詢價文件，邀請供應(yīng)商報價，接收和登記報價文件。4.組織比價評審，提出采購決策建議。5.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（二）需求部門職責(zé)1.提出采購申請，明確采購物資及服務(wù)的需求。2.協(xié)助采購部門進行采購需求分析，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求等方面的信息。3.參與采購合同的驗收工作，對采購物資及服務(wù)的質(zhì)量進行確認(rèn)。（三）比價評審小組成員職責(zé)1.采購人員負(fù)責(zé)采購流程的協(xié)調(diào)和組織，對供應(yīng)商的報價和商務(wù)條款進行比較分析。2.技術(shù)專家負(fù)責(zé)對采購物資及服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進行評審，提供技術(shù)方面的專業(yè)意見。3.財務(wù)人員負(fù)責(zé)對采購成本、價格構(gòu)成等進行審核，評估采購的經(jīng)濟效益。（四）公司主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批采購決策，對重大采購項目進行決策。2.監(jiān)督詢價比價管理辦法的執(zhí)行情況，確保采購活動合法合規(guī)。四、詢價比價監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查詢價比價流程是否合規(guī)，采購決策是否合理。2.審計部門應(yīng)重點關(guān)注采購過程中的違規(guī)行為，如收受供應(yīng)商賄賂、泄露商業(yè)機密等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行調(diào)查處理，并提出改進建議。（二）投訴處理1.建立供應(yīng)商投訴渠道，接受供應(yīng)商對詢價比價過程中不公平、不公正等問題的投訴。2.采購部門收到投訴后，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并在規(guī)定時間內(nèi)給予供應(yīng)商答復(fù)。如投訴屬實，應(yīng)采取相應(yīng)措施進行糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進行處理。（三）檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的詢價比價檔案管理制度，對采購活動中的各類文件和資料進行分類歸檔保存。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括采購申請表、詢價文件、報價文件、比價評審記錄、采購合同等，確保檔案資料完整、真實、可追溯。（四）績效評估1.定期對采購部門的詢價比價工作進行績效評估，評估指標(biāo)包括采購成本降低率、采購物資質(zhì)量合格率、交貨期按時率、供應(yīng)商滿意度等。2.根據(jù)績效評估結(jié)果，對采購部門及相關(guān)人員進行獎懲，激勵其不斷提高詢